Jak postupně přistupuji k produktovému pasu?

Co konkrétně musíte dělat

Co se od vás očekává

Digitální produktový pas nevznikne najednou. Články 9 a 10 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) popisují, co musí digitální produktový pas obsahovat a jak musí být přístupný, ale tyto články neurčují pořadí, v jakém si to podnik zorganizuje. To pořadí lze v praxi poznat a rozděluje se na několik logicky navazujících kroků.

Určit, zda a kdy se pas vztahuje na vaše produkty

Povinnost se vztahuje na jednotlivé skupiny produktů a ne každá skupina je již na řadě. Nejdříve musí být jasné, zda produkt podléhá delegovanému nařízení nebo bude podléhat, a pokud ano, kterému. To je samo o sobě výzkumná otázka; vztahuje se digitální produktový pas na moje produkty? se na tuto otázku podrobněji zaměřuje. Pro podnik s více skupinami produktů v sortimentu to znamená, že se stav každé skupiny zjišťuje zvlášť — jedna skupina může být již konkrétní, druhá je stále v přípravě.

Určit, která data jsou potřebná

Článek 10 stanoví požadavky, kterým musí pas vyhovovat, a delegované nařízení pro každou skupinu produktů určuje konkrétně, která data jsou potřebná: materiály, původ, informace o opravě, informace o shodě, v závislosti na skupině produktů. Pro podnik s 10 až 100 zaměstnanci to znamená inventarizaci: která data již existují (při nákupu, kontrole kvality, v technickém oddělení), která chybějí a od koho je třeba získat chybějící data — od dodavatele, z testovací zprávy, nebo nikde, protože se teprve musí shromáždit.

Zorganizovat, kdo data dodává a spravuje

Při dovozu data často pocházejí od výrobce mimo EU a tato dodávka musí být zorganizována dříve, než bude sestaven pas. Při vlastní výrobě jsou data interně rozptýlena v nákupu, inženýrství a kvalitě. V obou případech to znamená, že je určena osoba odpovědná za to, aby byla data úplná a aktuální, a je vytvořena pevná místa, kde se data sbíhají dříve, než půjdou do pasu.

Nechat pas sestavit a připojit k datanému nosiči

Článek 9 popisuje, že pas musí být přístupný prostřednictvím datananého nosiče, v praxi QR kódu na produktu nebo u něj. Pro podnik to znamená technický krok: data musí být vložena do systému, který generuje pas a propojuje ho s tímto datovým nosičem, a tento systém musí odpovídat způsobu, jakým jsou produkty již označovány nebo baleny.

Udržovat pas aktuální po dobu životnosti

Pas není snímkem v okamžiku prodeje. Údaje o opravě, údržbě nebo pozdějších změnách mohou být během životnosti produktu relevantní a hostitel pasu je musí poskytovat po delší dobu. Pro podnik to znamená, že existuje proces pro aktualizaci pasů, ne jen pro jejich vytváření.

Kde to v praxi selže

Časté chybě je, že podniky čekají, až bude delegované nařízení pro jejich skupinu produktů definitivní, a teprve pak začnou shromažďovat data — čímž je doba náběhu mnohem delší, než se očekávalo, protože data musí být získána od dodavatelů, na které nejsou připraveni.

Druhou situací je, že data sice existují, ale jsou rozptýlena v různých oddělení a systémech, aniž by někdo měl přehled. Při sestavování pasu se pak ukáže, že nikdo s jistotou nemůže říci, která verze specifikace je správná.

Třetí je, že podniky si nastaví pas na model produktu bez uvažování o variantách — barva, velikost, malé technické rozdíly — čímž vzniká zbytečně mnoho pasů, nebo naopak jeden pas nesprávně se používá pro produkty, které se ve skutečnosti liší. Mohu používat digitální produktový pas pro více variant stejného produktu? se podrobněji věnuje tomu, jak se tato otázka v praxi projevuje.

Čtvrtá situace: technická stránka pasportu — propojení s QR datovým nosičem, systém, který hostuje data — se reguluje až když je termín již na obzoru, přestože právě tato část vyžaduje čas na řádné nastavení a testování.

Pátá: pracovníci v provozu, například v balení nebo expedici, neví, že na produkt musí být umístěn datový nosič, a co na něm smí nebo nesmí být, což vede k nesprávnému umístění nebo zapomenutí na štítky.

Co si můžete zaznamenat

• Přehled podle skupiny produktů o stavu: zda se povinnost již vztahuje, zda existuje návrh nařízení, nebo zda zatím není nic známo — viz co můžete již nyní dělat, dokud pravidla nejsou konečná jak se tento přehled má strukturovat
• Seznam potřebných údajů podle skupiny produktů, včetně uvedení jejich zdroje (vlastní oddělení, dodavatel, zkušební ústav)
• Jmenovaný odpovědný pracovník za aktualizaci údajů pasportu, včetně doby, kdy se to pravidelně kontroluje
• Dohody se subdodavateli o poskytování údajů, včetně doby, kdy se to musí stát
• Testovací proces před tím, než se povinnost skutečně zapraví, aby se nedostatky v poskytování údajů a propojení s datovým nosičem zjistily předem — mohu si již nyní vytvořit testovací verzi produktového pasu popisuje, jak takový test může vypadat
• Instrukce pro pracovníky, kteří umisťují datový nosič na produkt, aby byly štítky umisťovány konzistentně a na správném místě — viz také jak připravím své zaměstnance na práci s digitálním pasem produktu
• Rozhodnutí o postupu se stávajícími zásobami, které byly vyrobeny dříve, než se pasport stal povinným, zaznamenané společně se zbytkem plánu