Wie gehe ich das Produktpass für Produkte schrittweise an?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Produktpass entsteht nicht auf einmal. Artikel 9 und Artikel 10 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreiben, was ein digitaler Produktpass enthalten muss und wie er zugänglich sein muss, aber diese Artikel sagen nichts über die Reihenfolge aus, in der ein Unternehmen das organisiert. Diese Reihenfolge ist in der Praxis durchaus erkennbar und lässt sich in mehrere logisch aufeinanderfolgende Schritte unterteilen.

Bestimmen Sie, ob und wann der Pass für Ihre Produkte gilt

Die Verpflichtung gilt pro Produktgruppe, und nicht jede Produktgruppe ist bereits an der Reihe. Das Erste, das klar sein muss, ist, ob ein Produkt unter eine delegierte Verordnung fällt oder fallen wird, und wenn ja, welche. Das ist selbst eine Recherchefrage; gilt der digitale Produktpass für meine Produkte? geht näher darauf ein. Für ein Unternehmen mit mehreren Produktgruppen im Sortiment bedeutet dies, dass der Status pro Gruppe separat ermittelt wird — die eine Gruppe kann bereits konkret sein, die andere noch in Vorbereitung.

Stellen Sie fest, welche Daten erforderlich sind

Artikel 10 nennt die Anforderungen, die der Pass erfüllen muss, und die delegierte Verordnung pro Produktgruppe spezifiziert, welche Daten konkret erforderlich sind: Materialien, Herkunft, Reparaturdaten, Konformitätsinformationen, je nach Produktgruppe. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies eine Bestandsaufnahme: welche Daten sind bereits vorhanden (bei Einkauf, Qualitätskontrolle, Technik), welche fehlen, und bei wem müssen diese fehlenden Daten beschafft werden — bei einem Zulieferer, bei einem Testbericht, oder nirgendwo, weil sie noch gesammelt werden müssen.

Organisieren Sie, wer die Daten liefert und verwaltet

Bei Import kommen Daten oft von einem Hersteller außerhalb der EU, und diese Lieferung muss organisiert werden, bevor ein Pass zusammengestellt werden kann. Bei eigener Produktion sind die Daten intern über Einkauf, Engineering und Qualität verteilt. In beiden Fällen bedeutet dies, dass jemand benannt wird, der dafür verantwortlich ist, die Daten vollständig und aktuell zu halten, und dass es eine feste Stelle gibt, an der diese Daten zusammenkommen, bevor sie zu einem Pass gehen.

Den Pass zusammenstellen und an eine Datenträger koppeln

Artikel 9 beschreibt, dass der Pass über einen Datenträger zugänglich sein muss, in der Praxis ein QR-Code auf oder bei dem Produkt. Für ein Unternehmen bedeutet dies einen technischen Schritt: die Daten müssen in ein System gelangen, das einen Pass generiert und mit diesem Datenträger verknüpft, und dieses System muss sich an die Art anpassen, wie Produkte bereits gekennzeichnet oder verpackt werden.

Den Pass über die Lebensdauer aktuell halten

Ein Pass ist keine Momentaufnahme zum Zeitpunkt des Verkaufs. Daten über Reparatur, Wartung oder spätere Änderungen können während der Lebensdauer des Produkts relevant bleiben, und der Host des Passes muss diese über einen längeren Zeitraum verfügbar halten. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass es einen Prozess für die Aktualisierung von Pässen gibt, nicht nur für deren Erstellung.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Ein häufiger Fehler besteht darin, dass Unternehmen warten, bis die delegierte Verordnung für ihre Produktgruppe endgültig ist, und erst dann mit der Datensammlung beginnen — wodurch die Vorbereitung viel länger dauert als erwartet, weil Daten bei Zulieferern abgerufen werden müssen, die darauf nicht vorbereitet sind.

Eine zweite Situation ist, dass die Daten zwar existieren, aber über verschiedene Abteilungen und Systeme verteilt sind, ohne dass jemand einen Überblick hat. Bei der Zusammenstellung des Passes stellt sich dann heraus, dass niemand mit Sicherheit sagen kann, welche Version einer Spezifikation die richtige ist.

Eine dritte ist, dass Unternehmen einen Pass pro Produktmodell einrichten, ohne über Varianten nachzudenken — Farbe, Größe, kleine technische Unterschiede — wodurch unnötig viele Pässe entstehen oder umgekehrt ein Pass fälschlicherweise für Produkte verwendet wird, die sich tatsächlich unterscheiden. Kann ich einen Produktpass für mehrere Varianten desselben Produkts verwenden? geht darauf ein, wie dieses Problem in der Praxis funktioniert.

Eine vierte Situation: Die technische Seite des Produktpasses — die Verbindung mit dem QR-Datenträger, das System, das die Daten hostet — wird erst geregelt, wenn die Frist bereits in Sicht ist, während dieser Teil gerade derjenige ist, der Zeit kostet, um richtig eingerichtet und getestet zu werden.

Ein fünftes: Mitarbeiter in der Produktion, beispielsweise in der Verpackung oder im Versand, wissen nicht, dass ein Datenträger auf das Produkt kommen muss und was dort erlaubt ist oder nicht, wodurch Etiketten falsch angebracht oder vergessen werden.

Was Sie dokumentieren können

• Ein Überblick pro Produktgruppe über den Status: gilt die Verpflichtung bereits, gibt es einen Entwurf einer Verordnung, oder ist noch nichts bekannt — siehe was Sie jetzt schon tun können, während die Regeln noch nicht endgültig sind wie dieser Überblick einzurichten ist
• Eine Liste erforderlicher Daten pro Produktgruppe, mit Angabe der Quelle (eigene Abteilung, Lieferant, Testinstitut)
• Eine benannte verantwortliche Person für die Aktualität der Passdaten, einschließlich eines Zeitpunkts, zu dem dies regelmäßig überprüft wird
• Vereinbarungen mit Lieferanten über die Bereitstellung von Daten, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem dies erfolgen muss
• Ein Testverfahren, bevor die Verpflichtung tatsächlich in Kraft tritt, damit Engpässe in der Datenbereitstellung und der Verbindung mit dem Datenträger im Voraus erkannt werden — kann ich bereits eine Testversion des Produktpass erstellen beschreibt, wie ein solcher Test aussehen kann
• Eine Anleitung für Mitarbeiter, die den Datenträger auf dem Produkt anbringen, damit Etiketten konsistent und an der richtigen Stelle angebracht werden — siehe auch wie bereite ich meine Mitarbeiter auf die Arbeit mit dem Produktpass vor
• Eine Entscheidung zur Behandlung bestehender Bestände, die bereits produziert wurden, bevor der Pass verpflichtend wird, festgehalten zusammen mit dem restlichen Plan