Áno, súbory za digitálnym produktovým pasom môžete umiestniť na vlastných serveroch alebo na vlastnej webovej stránke. Neexistuje povinnosť to robiť prostredníctvom externej strany. To, čo spôsobuje, že odpoveď je zložitejšia, je, že nariadenie nie len žiada o stránku, ktorá je dostupná: kladie tiež požiadavky na to, ako dlho musí stránka zostať dostupná, ako sú údaje štruktúrované a ako funguje prepojenie s QR kódom alebo iným nosičom dát.
Preto je vlastné hostovanie v praxi niečo iné ako "umiestnime to na našej vlastnej webovej stránke". Ide o technickú a organizačnú povinnosť, ktorá trvá dlhšie, ako sú väčšina podnikov zvyknutá pri bežnom webovom hostovaní, a ktorá zostáva v platnosti aj keď sa interne niečo zmení: iná hostingová spoločnosť, preberanie spoločnosti alebo odchod zamestnanca, ktorý bol jediný, kto vedel, ako systém funguje.
Čo presne znamená hostovanie produktového pasu
Digitálny produktový pas sa nezodpovedá z jedného súboru, ale z kombinácie komponentov, ktoré sa musia navzájom spájať. Existuje jedinečná identifikácia produktu, existuje súbor údajov s informáciami, ktoré sú povinné pre danú skupinu produktov, a existuje nosič dát (zvyčajne QR kód), ktorý odkazuje na tento súbor údajov. Hostovanie znamená, že zabezpečíte, aby prepojenie zostalo funkčné, aby bol súbor údajov v rozpoznateľnom a čitateľnom formáte a aby sa obsah mohol upraviť hneď ako sa niečo na produkte zmení.
To je viac práce, ako sa zdá. Zmena produktu, nový dodávateľ súčasti alebo upravená zloženie môže znamenať, že údaje v pase už nie sú správne. Kto si sám hostuje, je tiež sám zodpovedný za sledovanie týchto zmien a za uchovávanie záznamu o tom, čo tam bolo skôr.
Čo si vlastné hostovanie v praxi vyžaduje
Nariadenie vyžaduje, aby bol pas dostupný počas dlhšieho obdobia, ako predpokladajú väčšina štandardných hostingových zmlúv. To znamená, že podnik, ktorý si hostuje sám, si musí premyslieť, čo sa stane, ak bude dnešný systém nahradený, ak sa podnik zmení na meno alebo vlastníka, alebo ak IT pracovník, ktorý ho spravuje, prestane byť v zamestnancoch. QR kód, ktorý po niekoľkých rokoch ukazuje na nefunkčný odkaz, je pre regulátora iný druh problému ako pas, ktorý jednoducho nie je optimálne vyplnený.
Okrem toho zohráva úlohu interoperabilita: údaje musia byť v podobe, ktorú môžu čítať stroje, nielen ľudia. Pre podniky s vlastným vývojovým oddelením je to otázka aplikácie správnych štandardov. Pre podniky bez tejto kapacity je to často dôvod, prečo túto úlohu delegovať na stranu, ktorá už má technickú stránku nastavenú. ako oprava a prepojenie s QR kódom v praxi funguje dáva obrázok o tom, nezávisle od toho, kto to nakoniec uskutočňuje.
Kde je hranica medzi vlastným pridelením a outsourcingom
Hranica nie je na "je mi dovolené to urobiť sám", ale na "môže moja organizácia toto robiť ďalej aj počas rokov". Spracovanie obsahu, predkladanie údajov o produktoch a posúdenie toho, či sú údaje aktuálne, v každom prípade leží na vás: túto prácu nemôžete úplne delegovať, pretože len vy viete, čo je vo vašom produkte alebo sa zmení. Technickú infraštruktúru okolo neho — skladovanie, štandardné formáty, kontinuitu odkazu — je však niečo, čo môžu iné strany pre vás nastaviť, bez toho, aby ste tým stratili svoju vlastnú zodpovednosť za správnosť obsahu.
Niektoré spoločnosti s vlastným oddelením IT a viacerými produktovými skupinami si vyberajú spravovanie interného. Ďalšie spoločnosti, najmä keď sa produkty dostávajú na trh v rôznych krajinách alebo keď jednotlivé produktové skupiny majú rozdielne požiadavky, si vedomie vyberajú externú stranu, ktorá obstaráva technickú stránku a nechá obsah len v samotnej spoločnosti.
Čo zostáva vašou zodpovednosťou, aj pri outsourcingu
Či už hostujete sami alebo zapojíte tretiu stranu, zodpovednosť za správnosť údajov v pasporte sa tým nemení. Externá strana poskytujúca hosting zabezpečuje dostupnosť a techniku, ale nie odpoveď na otázku, či je zloženie produktu správne alebo či je certifikát stále platný. Pri výbere strany je preto zmysluplné jasne zistiť, kto robí ktorú časť, a uviesť to do zmluvy namiesto toho, aby ste predpokladali, že je to vyriešené.
Pre tých, ktorí pochybujú, či je vlastné hostovanie pre vlastné produktové skupiny uskutočniteľné, poskytuje krátky prieskum, ktorý ukazuje, kde sa vaše produkty momentálne nachádzajú prvý smer, a vedomostná základňa s vysvetlením pre jednotlivé produktové skupiny ukazuje, ktoré požiadavky sú relevantné pre vašu situáciu. Pre vlastnú situáciu a otázky týkajúce sa zodpovednosti pri outsourcingu zostáva právnik alebo príslušný dozorný orgán vhodnou stranou.
Chcete si najskôr urobiť predstavu o tom, čo platí pre vaše produkty, skôr ako sa rozhodnete medzi vlastným hostovaním alebo outsourcingom? Vykonajte bezplatnú rýchlu kontrolu alebo si prelistujte témy v poznatkovej základni.