wat gebeurt er met het productpaspoort als mijn bedrijf overgenomen wordt

Het paspoort blijft bestaan, de verantwoordelijkheid verschuift

Een overname verandert niets aan het productpaspoort zelf: het paspoort blijft gekoppeld aan het product en blijft raadpleegbaar via de QR-datadrager, ook na een fusie, overname of doorverkoop van het bedrijf. Wat wél verandert, is wie er verantwoordelijk voor is. De verplichtingen die bij de fabrikant of importeur lagen — het actueel houden van de gegevens, het toegankelijk houden van het paspoort, het reageren als er iets misgaat — gaan mee naar de rechtsopvolger. De juridische entiteit die de producten op de markt bracht, of die nu overgaat in een ander bedrijf, blijft de partij op wie deze verplichtingen rusten, ook als de naam op de gevel verandert.

Wat overgaat, en wat een eigen route heeft

Deze uitleg gaat over de situatie waarin een bedrijf als geheel wordt overgenomen — aandelenoverdracht, fusie, of overname van de complete onderneming inclusief lopende verplichtingen. In die gevallen gaat de verantwoordelijkheid voor bestaande paspoorten in de regel gewoon mee over naar de overnemende partij, samen met de rest van de contracten en verplichtingen van het bedrijf. Dat is een andere situatie dan wanneer alleen een merknaam, een productlijn of een deel van de assets wordt overgenomen zonder de onderliggende rechtspersoon: dan moet apart bekeken worden wie voortaan als fabrikant of importeur geldt, en dat raakt aan de vraag wie verantwoordelijk is voor het productpaspoort van producten. Ook een verandering van fabrikant naar private label, of omgekeerd, is geen gewone overname en vraagt een eigen beoordeling — zie daarvoor de uitleg over aansprakelijkheid bij private label producten. En als het overnemende bedrijf buiten de EU zit, komt de vraag terug wie in de Unie het aanspreekpunt is, wat raakt aan de rol van een gevolmachtigde vertegenwoordiger in de EU.

Geen wachttijd: de verplichting geldt vanaf het moment van overname

Er is geen overgangstermijn die specifiek voor overnames is vastgelegd: vanaf het moment dat de overname juridisch rond is, rust de verantwoordelijkheid voor het paspoort bij de nieuwe eigenaar van het bedrijf. Tot dat moment blijft de oorspronkelijke fabrikant of importeur verantwoordelijk, ook als een overname al in de onderhandelingsfase is. Er is geen apart moment waarop de paspoorten "overgezet" moeten worden — de data blijft staan, alleen de partij die erachter staat verandert. Wat wel van belang is: als de overname gepaard gaat met een naamswijziging, adreswijziging of andere aanpassing van de identificatiegegevens van de fabrikant, dan moet die informatie in het paspoort worden bijgewerkt, omdat het paspoort correcte en actuele gegevens over de verantwoordelijke partij moet bevatten.

Zo pak je dit praktisch aan

Bij een overname is het eerste dat helder moet zijn: welke juridische entiteit straks als fabrikant of importeur geldt, en of dat dezelfde rechtspersoon is als voorheen of een nieuwe. Is het dezelfde rechtspersoon (bijvoorbeeld bij een aandelenovername), dan verandert er inhoudelijk weinig aan het paspoort zelf — de verplichtingen lopen door zoals ze waren. Is het een andere rechtspersoon die de productie of import overneemt, dan moet de identificatie in het paspoort worden aangepast naar de nieuwe partij, en moet die nieuwe partij zich ervan bewust zijn dat ze vanaf dat moment verantwoordelijk is voor het actueel houden van de gegevens en het toegankelijk houden van het paspoort voor de resterende hostingperiode. Een tweede punt om te checken: wie toegang heeft tot het achterliggende systeem waarin de paspoortgegevens staan, en of die toegang overgedragen wordt aan de nieuwe eigenaar. Een paspoort dat wel online staat maar waarvan niemand bij het nieuwe bedrijf de inloggegevens heeft, levert in de praktijk hetzelfde probleem op als een paspoort dat niet actueel gehouden wordt. Een derde punt is de registratie in het centrale register van digitale productpaspoorten: als daar gegevens over de fabrikant staan die door de overname wijzigen, hoort die registratie mee te veranderen. Tot slot is het verstandig om bij de overnameovereenkomst zelf vast te leggen wie welke verplichtingen overneemt, zeker wanneer maar een deel van de productgroepen of merken overgaat naar de nieuwe eigenaar — dat voorkomt dat achteraf onduidelijk is wie waarvoor aanspreekbaar is.

Waar dat staat: artikel 9, 10, 13 en 27 van de ESPR

Dat het digitale productpaspoort gedurende de vastgelegde periode toegankelijk en actueel moet blijven, volgt uit artikel 9 en artikel 10 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781), die de vereisten voor het paspoort zelf beschrijven, inclusief het bijhouden van de gegevens. Artikel 27 van de ESPR beschrijft de verplichtingen van fabrikanten, waaronder het zorgdragen voor de juistheid en beschikbaarheid van de paspoortgegevens — een verplichting die aan de rechtspersoon is gekoppeld, en die dus meegaat wanneer die rechtspersoon overgaat in een andere onderneming. Artikel 13 van de ESPR regelt het centrale register van digitale productpaspoorten, waarin de gegevens over de verantwoordelijke fabrikant of importeur worden vastgelegd en dus ook bijgewerkt moeten worden als die partij wijzigt.

Wie te maken heeft met een overname en wil weten wie voortaan precies als fabrikant of importeur geldt, kan dat het beste eerst helder maken aan de hand van de eigen rol in de keten — de pagina over of je importeur of fabrikant bent volgens de ESPR is daarvoor een logisch startpunt, voordat er iets aangepast wordt aan een bestaand paspoort.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Een overname verandert de eigenaar van een bedrijf, niet de geschiedenis van een product. Het productpaspoort blijft gekoppeld aan het product of de productgroep waarvoor het is aangemaakt, met de gegevens die golden op het moment van vervaardiging. Wat wél verandert bij een overname, is de vraag wie er vanaf dat moment verantwoordelijk is voor de juistheid van die gegevens, voor het bijhouden van het paspoort, en voor de registratie in het register van digitale productpaspoorten uit artikel 13 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). Dat is geen bijzaak die vanzelf meegaat met de aandelenoverdracht — het vraagt om een bewuste overdracht van dossier en verantwoordelijkheid.

Wat er van u wordt verwacht

De verplichtingen van artikel 27 gaan mee met de fabrikantsrol, niet automatisch met de rechtspersoon

Artikel 27 van de ESPR legt de verplichtingen van fabrikanten vast: correcte gegevens, technische documentatie, en het kunnen aantonen van conformiteit. Bij een overname waarbij de juridische entiteit intact blijft (aandelenoverdracht) verandert er in de meeste gevallen weinig aan wie de fabrikant is — de rechtspersoon blijft bestaan, alleen de aandeelhouders wisselen. Bij een activa-overname, een fusie, of een situatie waarin een merk of productlijn wordt overgenomen door een andere entiteit, ligt dat anders: dan verschuift de fabrikantsrol daadwerkelijk naar een andere partij, en die partij treedt in de verplichtingen van artikel 27. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit in de praktijk dat bij de due diligence van een overname niet alleen de financiële en juridische stukken worden doorgelicht, maar ook het productpaspoort-dossier: welke gegevens zijn ingevoerd, door wie, en op basis van welke onderliggende documentatie.

Het digitale productpaspoort zelf blijft bestaan, maar de beheerbevoegdheid moet worden overgedragen

Artikel 9 en artikel 10 van de ESPR beschrijven wat een digitaal productpaspoort moet bevatten en aan welke technische vereisten het moet voldoen — waaronder dat het toegankelijk en actueel blijft. Een paspoort dat bij een hostingpartij zoals prodpas.eu is aangemaakt, staat op naam van de partij die de gegevens heeft aangeleverd. Bij een overname verandert er niets aan het paspoort zelf, maar wel aan wie bevoegd is om wijzigingen door te voeren of nieuwe producten toe te voegen. Die overdracht van bevoegdheid gebeurt niet automatisch met een overname; die moet apart geregeld worden, net zoals een overdracht van een domeinnaam of een KvK-inschrijving apart geregeld wordt.

De registratie in het overheidsregister moet blijven kloppen

Artikel 13 verplicht tot registratie van het paspoort in een centraal register. Die registratie bevat gegevens over de fabrikant. Wanneer de fabrikant wijzigt — bijvoorbeeld omdat een productlijn wordt overgenomen door een andere rechtspersoon — moet die wijziging ook in het register worden doorgevoerd. Voor een bedrijf dat een overname doet, betekent dit dat er een moment komt waarop de registergegevens van de overgenomen producten moeten worden bijgewerkt naar de nieuwe fabrikant. Dat is administratief werk dat makkelijk vergeten wordt tussen alle andere integratietaken na een overname.

Bestaande contracten met hostingpartijen en dataverwerkers moeten worden herzien

Het paspoort wordt niet alleen door regelgeving bepaald, maar ook door de contractuele afspraken met de partij die het hostet en het paspoort tien jaar beschikbaar houdt. Bij een overname loopt dat contract in de meeste gevallen gewoon door, maar de partij die opdrachtgever is, verandert soms wel. Wie dit niet expliciet vastlegt, loopt het risico dat na de overname onduidelijk is wie bevoegd is om wijzigingen aan te vragen bij de hostingpartij, of wie de rekening betaalt voor het resterende deel van de bewaartermijn.

Waar het misgaat in de praktijk

Een overname waarbij alleen de aandelen wisselen, maar de nieuwe eigenaar ervan uitgaat dat "het paspoort toch al goed staat" — zonder te checken of de onderliggende technische documentatie nog aanwezig en actueel is bij de overgenomen partij.

Een activa-overname waarbij een productlijn wordt overgenomen, maar het paspoort-dossier (testrapporten, materiaalgegevens, conformiteitsverklaringen) achterblijft bij de oorspronkelijke fabrikant, terwijl de nieuwe eigenaar wél verantwoordelijk wordt voor de gegevens.

Een fusie tussen twee bedrijven die allebei al paspoorten hadden lopen bij verschillende hostingpartijen, zonder dat er een plan is om dit samen te voegen of te consolideren — met als gevolg twee losse systemen die niet op elkaar aansluiten.

Een overname waarbij niemand nagaat wie voorheen de contactpersoon was bij de hostingpartij, waardoor na de overname niemand toegang heeft om het paspoort bij te werken wanneer dat nodig is.

Een situatie waarin de overnemende partij een merk overneemt en zichzelf daarmee feitelijk in de rol van fabrikant plaatst zoals beschreven op Ik verkoop producten onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?, zonder te beseffen dat deze rolwisseling ook gevolgen heeft voor wie verantwoordelijk is voor het paspoort van de overgenomen producten.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van alle productpaspoorten die onder de over te nemen entiteit of productlijn vallen, inclusief bij welke hostingpartij ze zijn onderbracht en wanneer de bewaartermijn afloopt.
De onderliggende technische documentatie per paspoort: testrapporten, materiaalgegevens, conformiteitsverklaringen — zodat deze niet losraken van het paspoort zelf.
Een expliciete bepaling in de overnameovereenkomst over wie na de overname verantwoordelijk is voor het bijhouden van de paspoortgegevens en voor eventuele wijzigingen in het register.
Contactgegevens en inloggegevens (of een procedure voor overdracht daarvan) bij de hostingpartij, zodat de nieuwe eigenaar direct toegang heeft.
Een check op de rolverdeling na de overname: is de overnemende partij nog steeds fabrikant, of wordt deze door de overname importeur, distributeur of een partij die onder eigen merk verkoopt — dit bepaalt namelijk mede welke verplichtingen gelden, zoals beschreven op Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van producten?.
Bij overnames waarbij de productie of het merk buiten de EU terechtkomt of vanuit een niet-EU-partij wordt overgenomen, een check of er een gevolmachtigde vertegenwoordiger nodig is, zoals toegelicht op heb ik een gevolmachtigde vertegenwoordiger in de eu nodig voor het productpaspoort.
Een afspraak over aansprakelijkheid voor gegevens die vóór de overname zijn ingevoerd, mocht later blijken dat deze onjuist waren — relevant in het licht van wat beschreven staat op wie is aansprakelijk als er foute gegevens in het productpaspoort staan.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.