mi történik a termékútlevelemmel, ha cégemet felvásárolják

Mit kell konkrétan tennie

Egy felvásárlás megváltoztatja a vállalkozás tulajdonosát, de nem a termék történetét. A termékiránytű továbbra is ahhoz a termékhez vagy termékcsoporthoz kapcsolódik, amelyhez készült, az előállítás időpontjában érvényes adatokkal. Ami viszont megváltozik egy felvásárlás során, az a kérdés, hogy ettől kezdve ki felelős az adatok helyességéért, az iránytű naprakészen tartásáért, és az ESPR (EU) 2024/1781 Rendelet 13. cikkéből következő digitális termékirányelvek nyilvántartásában való regisztrációért. Ez nem olyan járulékos dolog, amely magától megindul az értékpapír-átadással — tudatos dossziér- és felelősség-átadást igényel.

Mit várnak el Öntől

A 27. cikk kötelezettségei a gyártói szereppel járnak, nem pedig automatikusan a jogi személyhez kötődnek

Az ESPR 27. cikke rögzíti a gyártók kötelezettségeit: helyes adatok, műszaki dokumentáció, valamint a megfelelőség igazolásának képessége. Egy olyan felvásárlás esetén, amelynél a jogi személy sértetlenül marad (részvénytranszfer), legtöbbször kevés változás történik abban, hogy ki a gyártó — a jogi személy továbbra is létezik, csak a részvényesek cserélődnek. Egy eszköz-felvásárlás, egy egyesülés, vagy egy olyan helyzet esetén, amelynél egy márkát vagy termékvonalat egy másik jogi személy vesz át, más a helyzet: ekkor a gyártói szerep tényleges irányváltása következik be egy másik félhez, és az a fél lép az ESPR 27. cikkének kötelezettségeit teljesíteni. A 10-100 fős vállalat számára ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy egy felvásárlás due diligence vizsgálata nem csak a pénzügyi és jogi dokumentumokat szemlézi, hanem a digitális termékútlevél-dossziét is: milyen adatok vannak megadva, kitől, és milyen alapul szolgáló dokumentáció alapján.

A digitális termékútlevél maga megmarad, de a kezelési jogosultságot át kell ruházni.

Az ESPR 9. és 10. cikke azt írja le, hogy mit kell tartalmaznia egy digitális termékútlevelnek, és milyen műszaki követelményeknek kell megfelelnie — köztük annak, hogy elérhető és naprakész marad. Egy olyan útlevél, amely egy tárhely-szolgáltatónál, például a prodpas.eu-nál készült, annak a félnek a nevén áll, amely az adatokat szolgáltatta. Egy felvásárlás esetén az útlevél maga nem változik, de az igen, hogy ki jogosult a módosítások végrehajtására vagy új termékek hozzáadására. Ez a jogosultság átruházása nem történik meg automatikusan egy felvásárláskor; ezt külön kell intézni, ahogyan egy tartománynév vagy egy KvK-bejegyzés átruházása is külön intézendő.

A nyilvántartásba történő bejegyzésnek konzisztensnek kell maradnia.

A 13. cikk egy központi nyilvántartásba történő bejegyzést ír elő. Ez a bejegyzés a gyártóra vonatkozó adatokat tartalmazza. Ha a gyártó megváltozik — például mert egy terméksor egy másik jogi személy által kerül felvásárlásra — akkor ezt a változást a nyilvántartásban is végre kell hajtani. Egy felvásárlást végző vállalat számára ez azt jelenti, hogy eljön az idő, amikor a felvásárolt termékek nyilvántartási adatait az új gyártóra kell frissíteni. Ez egy olyan adminisztratív munka, amely könnyen elmaradhat a felvásárlás után végzendő összes többi integrációs feladat között.

A tárhely-szolgáltatók és adatfeldolgozók meglévő szerződéseit felül kell vizsgálni.

Az útlevél nemcsak a szabályozás által határozott meg, hanem a szerződéses megállapodások által is, amelyek abban a félben vannak, amely azt tárhelyet biztosít, és az útlevelet tíz évig rendelkezésre tartja. Egy felvásárlás esetén ez a szerződés legtöbbször egyszerűen folytatódik, de a megbízó fél néha megváltozik. Aki ezt nem rögzíti kifejezetten, azzal a kockázattal számolhat, hogy a felvásárlás után nem világos, hogy ki jogosult a tárhely-szolgáltatónál módosítások kérésére, vagy ki fizeti az őrzési időszak fennmaradó részéért szóló számlát.

Ahol a gyakorlatban félresiklanak a dolgok

Egy olyan felvásárlás, amelynél csak a részvények cserélődnek, de az új tulajdonos abból indul ki, hogy "az útlevél úgyis jó állapotban van" — anélkül, hogy ellenőrizné, hogy a mögöttes műszaki dokumentáció még jelen van-e és naprakész-e a felvásárolt fél nál.

Egy eszköz-felvásárlás, amelynél egy terméksor kerül felvásárlásra, de az útlevél-dosszié (tesztjelentések, anyagtulajdonságok, megfelelőségi nyilatkozatok) az eredeti gyártónál marad, míg az új tulajdonos ugyanakkor felelős az adatokért.

Egy fusio két olyan vállalat között, amely mindkettőnek már voltak útlevelei futása különböző tárhely-szolgáltatóknál, anélkül, hogy terv lenne ezek egyesítésére vagy konszolidálására — aminek eredménye két olyan szétválasztott rendszer, amely nem csatlakozik egymáshoz.

Egy olyan felvásárlás, amelynél senki nem ellenőrzi, hogy ki volt korábban a kapcsolattartó a tárhely-szolgáltatónál, ennek következtében pedig a felvásárlás után senki nem rendelkezik hozzáféréssel az útlevél frissítéséhez, amikor erre szükség van.

Olyan helyzet, amelyben az átvevő fél egy márkát vesz át, és ezzel ténylegesen a gyártó szerepébe helyezi magát, amint az a következő helyen leírtak szerint történik: Saját márka alatt értékesítek termékeket — milyen kötelezettségeket kapok?anélkül, hogy felismernénk, hogy ez a szereppel járó váltás azt is befolyásolja, hogy ki felelős az átvett termékek terméktanúsítványáért.

Amit rögzíthet

• Az átvevő entitás vagy termékvonal alá tartozó összes terméktanúsítvány áttekintése, beleértve azt, hogy melyik üzemeltetési partnernél vannak tárolva, és mikor jár le a megőrzési időtartam.
• Az alapul szolgáló műszaki dokumentáció terméktanúsítványonként: tesztjelentések, anyagtulajdonságok, megfelelőségi nyilatkozatok — annak érdekében, hogy ezek ne váljanak el magától a terméktanúsítványtól.
• Az átvételi szerződésben egy kifejezett meghatározás arról, hogy az átvétel után ki felelős a terméktanúsítvány-adatok naprakészen tartásáért és a nyilvántartás esetleges módosításaiért.
• Az üzemeltetési partner elérhetőségei és bejelentkezési adatai (vagy azok átadásának eljárása), hogy az új tulajdonos közvetlenül hozzáférjen.
• Az átvétel után a szereppel járó felosztás ellenőrzése: az átvevő fél még mindig gyártó, vagy az átvétel során importőr, forgalmazó vagy saját márkával értékesítő féllé válik — ez ugyanis meghatározza, hogy mely kötelezettségek vonatkoznak rá, amint azt a következő helyen leírják: Ki felelős a termékek termékpaszportjáért?.
• Olyan átvételek esetén, amikor a termelés vagy a márka az EU-n kívülre kerül, vagy nem EU-s féltől kerül átvételre, ellenőrzés, hogy szükséges-e meghatalmazott képviselő, amint az a következő helyen részletezve van: szükség van-e egy jogosultvány képviselőre az EU-ban a termékalkalmazotthoz.
• Az átvétel előtt beírt adatok felelőssége, amennyiben később ezek helytelenek bizonyulnak — ez releváns annak fényében, amit a következő helyen leírtak: ki tartozik felelősséggel, ha helytelen adatok vannak a termékútlevélben.