cosa succede al passaporto del prodotto se la mia azienda viene rilevata

Il passaporto rimane, la responsabilità cambia

Un acquisizione non modifica il passaporto del prodotto in sé: il passaporto rimane collegato al prodotto e rimane consultabile tramite il codice QR, anche dopo una fusione, acquisizione o rivendita dell'azienda. Ciò che cambia è chi ne è responsabile. Gli obblighi che gravavano sul fabbricante o sull'importatore — mantenere i dati aggiornati, mantenere il passaporto accessibile, rispondere se qualcosa va male — passano al successore. L'entità giuridica che ha immesso i prodotti sul mercato, che ora si trasforma in un'altra azienda, rimane la parte su cui gravano questi obblighi, anche se il nome sulla porta cambia.

Ciò che passa e ciò che ha un percorso proprio

Questa spiegazione riguarda la situazione in cui un'azienda viene acquisita nel suo complesso — trasferimento di quote, fusione o acquisizione dell'intera impresa compresi gli obblighi in corso. In questi casi la responsabilità per i passaporti esistenti di solito passa semplicemente alla parte acquisitrice, insieme al resto dei contratti e degli obblighi dell'azienda. Questa è una situazione diversa da quando vengono acquisiti solo un nome commerciale, una linea di prodotti o una parte dei beni senza la sottostante persona giuridica: allora deve essere valutato separatamente chi d'ora in poi avrà la qualità di fabbricante o importatore, e questo tocca la questione chi è responsabile del passaporto prodotto dei prodotti. Anche un cambio da fabbricante a private label, o viceversa, non è un'acquisizione ordinaria e richiede una valutazione propria — per questo vedere la spiegazione su responsabilità con prodotti private label. E se l'azienda acquisitrice si trova fuori dall'UE, ritorna la questione di chi nell'Unione sia il punto di contatto, il che tocca il ruolo di un rappresentante delegato nell'UE.

Nessun termine di attesa: l'obbligo vale dal momento dell'acquisizione

Non esiste un periodo transitorio specificamente previsto per le acquisizioni: dal momento in cui l'acquisizione è giuridicamente conclusa, la responsabilità del passaporto ricade sul nuovo proprietario dell'azienda. Fino a quel momento il fabbricante o l'importatore originario rimane responsabile, anche se un'acquisizione è già in fase di negoziazione. Non esiste un momento separato in cui i passaporti devono essere «trasferiti» — i dati rimangono, cambia solo la parte che ne è responsabile. Ciò che è importante: se l'acquisizione è accompagnata da un cambio di nome, cambio di indirizzo o altri adattamenti ai dati di identificazione del fabbricante, allora queste informazioni devono essere aggiornate nel passaporto, perché il passaporto deve contenere dati corretti e aggiornati sulla parte responsabile.

Come affrontare questo praticamente

In caso di acquisizione, la prima cosa che deve essere chiara è: quale soggetto giuridico fungerà da fabbricante o importatore in seguito, e se si tratta della stessa persona giuridica di prima o di una nuova. Se è la stessa persona giuridica (ad esempio in caso di acquisizione di azioni), allora poco cambia sostanzialmente nel passaporto stesso — gli obblighi continuano come prima. Se è una persona giuridica diversa che rileva la produzione o l'importazione, allora l'identificazione nel passaporto deve essere adeguata alla nuova parte, e questa nuova parte deve essere consapevole che da quel momento in poi è responsabile del mantenimento aggiornato dei dati e della conservazione dell'accessibilità del passaporto per il periodo di hosting rimanente. Un secondo punto da verificare: chi ha accesso al sistema sottostante in cui si trovano i dati del passaporto, e se tale accesso viene trasferito al nuovo proprietario. Un passaporto che è online ma del quale nessuno nella nuova azienda dispone delle credenziali di accesso, nella pratica crea lo stesso problema di un passaporto che non viene mantenuto aggiornato. Un terzo punto è la registrazione nel registro centrale dei passaporti digitali dei prodotti: se ivi sono registrati dati sul fabbricante che cambiano a seguito dell'acquisizione, anche questa registrazione deve essere modificata di conseguenza. Infine, è opportuno specificare chiaramente nell'accordo di acquisizione stesso chi assume quali obblighi, soprattutto quando solo una parte dei gruppi di prodotti o dei marchi passa al nuovo proprietario — questo evita che in seguito sia poco chiaro chi sia responsabile di che cosa.

Dove si trova: articoli 9, 10, 13 e 27 dell'ESPR

Il fatto che il passaporto digitale del prodotto debba rimanere accessibile e aggiornato per il periodo stabilito deriva dagli articoli 9 e 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781), che descrivono i requisiti del passaporto stesso, compreso l'aggiornamento dei dati. L'articolo 27 dell'ESPR descrive gli obblighi dei fabbricanti, tra cui quello di garantire l'esattezza e la disponibilità dei dati del passaporto — un obbligo che è legato alla persona giuridica, e che pertanto si trasferisce quando questa passa a un'altra impresa. L'articolo 13 dell'ESPR disciplina il registro centrale dei passaporti digitali dei prodotti, in cui sono registrati i dati sul fabbricante o importatore responsabile e che quindi devono essere aggiornati anche se questa parte cambia.

Chi ha a che fare con un'acquisizione e vuole sapere chi fungerà d'ora in poi da fabbricante o importatore, farebbe bene a chiarirlo innanzitutto in base al proprio ruolo nella catena — la pagina su se sei un importatore o un fabbricante secondo l'ESPR è un punto di partenza logico, prima che si apporti qualsiasi modifica a un passaporto esistente.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Forniamo riferimenti per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Un'acquisizione cambia il proprietario di un'impresa, non la storia di un prodotto. Il passaporto del prodotto rimane collegato al prodotto o al gruppo di prodotti per il quale è stato creato, con i dati che erano validi al momento della fabbricazione. Ciò che cambia invece in caso di acquisizione è la questione di chi è responsabile da quel momento in poi dell'esattezza di tali dati, del mantenimento aggiornato del passaporto e della registrazione nel registro dei passaporti digitali dei prodotti di cui all'articolo 13 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781). Questa non è una questione marginale che si trasferisce automaticamente con il trasferimento delle azioni — richiede un trasferimento consapevole del fascicolo e della responsabilità.

Cosa ci si aspetta da lei

Gli obblighi dell'articolo 27 si trasferiscono con il ruolo di fabbricante, non automaticamente con la persona giuridica

L'articolo 27 dell'ESPR stabilisce gli obblighi dei fabbricanti: dati corretti, documentazione tecnica e capacità di dimostrare la conformità. Nel caso di un'acquisizione in cui l'entità giuridica rimane intatta (trasferimento di azioni) nella maggior parte dei casi cambia poco rispetto a chi sia il fabbricante — la persona giuridica continua a esistere, cambiano solo gli azionisti. Nel caso di un'acquisizione di attivi, una fusione o una situazione in cui un marchio o una linea di prodotti viene acquisita da un'altra entità, è diverso: in questo caso il ruolo di fabbricante si sposta effettivamente verso un'altra parte, e quella parte assume gli obblighi dell'articolo 27. Per un'azienda con 10-100 dipendenti questo significa nella pratica che durante la due diligence di un'acquisizione non solo i documenti finanziari e legali vengono esaminati, ma anche il fascicolo del passaporto del prodotto: quali dati sono stati inseriti, da chi e sulla base di quale documentazione sottostante.

Il passaporto del prodotto digitale stesso continua a esistere, ma l'autorità di gestione deve essere trasferita.

L'articolo 9 e l'articolo 10 dell'ESPR descrivono ciò che un passaporto del prodotto digitale deve contenere e a quali requisiti tecnici deve soddisfare — incluso il fatto che rimanga accessibile e aggiornato. Un passaporto creato presso un partner di hosting come prodpas.eu è intestato alla parte che ha fornito i dati. Nel caso di un'acquisizione non cambia nulla nel passaporto stesso, ma cambia chi è autorizzato ad apportare modifiche o aggiungere nuovi prodotti. Questo trasferimento di autorità non avviene automaticamente con un'acquisizione; deve essere organizzato separatamente, proprio come un trasferimento di un nome di dominio o un'iscrizione al Registro delle imprese deve essere organizzato separatamente.

La registrazione nel registro pubblica deve rimanere corretta.

L'articolo 13 obbliga alla registrazione del passaporto in un registro centrale. Quella registrazione contiene dati sul fabbricante. Quando il fabbricante cambia — ad esempio perché una linea di prodotti viene acquisita da un'altra persona giuridica — anche quella modifica deve essere registrata nel registro. Per un'azienda che effettua un'acquisizione, questo significa che c'è un momento in cui i dati di registrazione dei prodotti acquisiti devono essere aggiornati verso il nuovo fabbricante. Questo è un lavoro amministrativo che facilmente viene dimenticato tra tutti gli altri compiti di integrazione dopo un'acquisizione.

I contratti esistenti con i partner di hosting e i responsabili del trattamento dei dati devono essere rivisti.

Il passaporto non è determinato solo dalla normativa, ma anche dagli accordi contrattuali con la parte che lo ospita e lo rende disponibile per dieci anni. Nel caso di un'acquisizione nella maggior parte dei casi il contratto semplicemente continua, ma la parte che è committente talvolta cambia. Chi non lo chiarisce esplicitamente corre il rischio che dopo l'acquisizione sia poco chiaro chi sia autorizzato a richiedere modifiche al partner di hosting, o chi paghi la fattura per la parte rimanente del periodo di conservazione.

Dove le cose vanno male in pratica

Un'acquisizione in cui solo le azioni cambiano proprietario, ma il nuovo proprietario parte dal presupposto che "il passaporto sia comunque già a posto" — senza verificare se la documentazione tecnica sottostante è ancora presente e aggiornata presso la parte acquisita.

Un'acquisizione di attivi in cui viene acquisita una linea di prodotti, ma il fascicolo del passaporto (rapporti di prova, dati sui materiali, dichiarazioni di conformità) rimane presso il fabbricante originale, mentre il nuovo proprietario è comunque responsabile dei dati.

Una fusione tra due aziende che avevano entrambe passaporti in corso presso diversi partner di hosting, senza che ci sia un piano per fonderli o consolidarli — con il risultato di due sistemi separati che non si collegano l'uno con l'altro.

Un'acquisizione in cui nessuno verifica chi fosse in precedenza la persona di contatto presso il partner di hosting, con il risultato che dopo l'acquisizione nessuno ha accesso per aggiornare il passaporto quando necessario.

Una situazione in cui la parte acquirente acquisisce un marchio e si pone di fatto nel ruolo di fabbricante come descritto su Vendo prodotti con il mio marchio — quali obblighi ricevo?, senza rendersi conto che questo cambio di ruolo ha implicazioni anche per chi è responsabile del passaporto dei prodotti acquisiti.

Cosa potete documentare

Un elenco di tutti i passaporti dei prodotti ricadenti nell'entità o nella linea di prodotti da acquisire, compresa l'indicazione presso quale parte ospitante siano depositati e quando scade il periodo di conservazione.
La documentazione tecnica sottostante per ogni passaporto: rapporti di prova, dati sui materiali, dichiarazioni di conformità — affinché non si separino dal passaporto stesso.
Una disposizione esplicita nel contratto di acquisizione concernente chi è responsabile, dopo l'acquisizione, della gestione dei dati del passaporto e di eventuali modifiche nel registro.
Dati di contatto e credenziali di accesso (o una procedura per il loro trasferimento) presso la parte ospitante, in modo che il nuovo proprietario abbia accesso immediato.
Un controllo sulla ripartizione dei ruoli dopo l'acquisizione: la parte acquirente rimane comunque fabbricante, oppure diventa, a seguito dell'acquisizione, importatore, distributore o una parte che vende con marchio proprio — ciò determina infatti anche quali obblighi si applicano, come descritto su Chi è responsabile del passaporto dei prodotti per i prodotti?.
Nel caso di acquisizioni in cui la produzione o il marchio finiscono al di fuori dell'UE o vengono acquisiti da una parte non UE, un controllo per verificare se è necessario un rappresentante autorizzato, come illustrato su ho bisogno di un rappresentante autorizzato nell'UE per il passaporto del prodotto.
Un accordo sulla responsabilità per i dati inseriti prima dell'acquisizione, nel caso in cui in seguito risultino inesatti — rilevante alla luce di quanto descritto su chi è responsabile se il passaporto del prodotto contiene dati errati.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con AI basato sulle fonti di cui sopra, controllato da una persona il 2026-09-05. C'è qualcosa che non va? Fatemelo sapere — le correzioni hanno priorità.