Quand le passeport de produits devient-il obligatoire ?

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qui est attendu de vous

Le RGPD lui-même (Règlement (UE) 2024/1781) ne fixe pas de date à laquelle le passeport produit devient obligatoire pour tous les produits. Le règlement est un acte cadre : il régit la façon dont l'obligation est mise en place pour chaque catégorie de produits, non pas le moment où elle s'applique à un produit spécifique. Ce « moment » est déterminé séparément pour chaque catégorie de produits, par le biais d'un acte délégué. Tant qu'il n'existe pas d'acte délégué pour une catégorie de produits, aucune obligation de passeport ne s'applique à ces produits.

La Commission élabore un plan de travail

L'article 18 du RGPD oblige la Commission européenne à établir un plan de travail indiquant quelles catégories de produits sont prioritaires et dans quel ordre elles seront traitées. Pour une entreprise, cela signifie notamment que les premières informations fiables sur « quand ma catégorie de produits sera-t-elle de son tour » proviennent de ce plan de travail, et non du règlement lui-même. Une entreprise de 10 à 100 salariés commercialisant des produits dans plusieurs catégories — par exemple un importateur d'électronique et de meubles — ferait bien de suivre le plan de travail pour chaque catégorie de produits séparément, car l'une peut être de son tour des années avant l'autre. De plus amples informations sur la façon dont cet ordre est déterminé figurent sur dans quel ordre les catégories de produits reçoivent un passeport obligatoire.

Par catégorie de produits, un acte délégué est adopté

L'obligation proprement dite — y compris une date d'entrée en vigueur concrète pour cette catégorie de produits — naît par le biais d'un acte délégué que la Commission adopte sur la base des pouvoirs conférés à l'article 4 du RGPD. L'article 8 détermine ce qui doit figurer dans un tel acte : notamment les exigences en matière d'environnement, les données qui doivent figurer dans le passeport et la date à partir de laquelle le passeport est obligatoire pour cette catégorie de produits. Concrètement, cela signifie qu'une entreprise ne peut pas compter sur une seule date d'entrée en vigueur centrale, mais doit vérifier pour chaque catégorie de produits si et quand un acte délégué est déjà en place. Une explication de ce qu'est précisément un acte délégué et pourquoi il détermine tant de choses figure sur qu'est-ce qu'un acte délégué et pourquoi détermine-t-il ce que je dois faire.

Déterminer si les propres produits sont déjà visés par un acte délégué

Pour une entreprise ayant un assortiment diversifié, c'est souvent le travail le plus important : vérifier non pas une seule fois, mais pour chaque catégorie de produits. Le textile, les meubles, l'électronique et les matériaux de construction, par exemple, ne sont pas dans la même phase du processus et ne reçoivent pas simultanément un acte délégué. Une petite entreprise qui vend dans deux ou trois de ces catégories risque de bien suivre une catégorie de produits et d'en oublier une autre. Un aperçu de ce qui change spécifiquement pour les PME figure sur comment l'ESPR change-t-elle la donne pour les petites et moyennes entreprises.

Se préparer avant l'entrée en vigueur de l'obligation

Même si la date exacte n'est pas encore fixée, les données qui devront figurer ultérieurement dans un passeport — origine, matériaux, données de réparation, etc. — sont souvent déjà enregistrées depuis longtemps, ou ne le sont nulle part de manière centralisée. Les entreprises qui ne commencent à collecter les données que lorsque l'acte délégué est en place prennent du retard. Concrètement, cela signifie que déterminer quelles données deviennent pertinentes ne doit pas attendre la date exacte d'entrée en vigueur. À cet égard, voir quelles données figureront dans le passeport produit des produits.

Où les choses se compliquent en pratique

Un importateur pense qu'il existe une date unique au niveau de l'UE. Comme le RGPD lui-même ne mentionne aucune année, certaines entreprises supposent qu'il existe quelque part une date d'entrée en vigueur centrale pour « le passeport produit ». Cette date n'existe pas — elle n'existe que pour chaque catégorie de produits, fixée dans un acte délégué qui peut ne pas encore exister pour ce groupe.

Une entreprise ne suit que la catégorie de produits qu'elle connaît le mieux. Dans les entreprises ayant plusieurs gammes de produits, seule la catégorie de produits la plus visible ou la plus importante est généralement suivie, tandis qu'une petite gamme annexe s'avère soudainement être soumise à un acte délégué antérieur. Particulièrement pertinent lorsqu'un produit appartient réellement à plusieurs catégories, comme décrit sur mon produit appartient à plusieurs groupes — qu'est-ce que cela signifie.

On s'attend à ce que le plan de travail offre une garantie. Le plan de travail de l'article 18 établit une hiérarchisation, non un engagement ferme sur une date précise pour un groupe de produits spécifique. Les entreprises qui considèrent une date d'un projet de plan de travail comme définitive risquent d'être déçues si l'acte délégué réel intervient plus tard ou impose d'autres exigences.

Les petites entreprises pensent ne pas être concernées. On suppose souvent que le passeport produit s'applique uniquement aux grands fabricants. Le fait qu'une petite entreprise soit concernée ou non, et comment, dépend du groupe de produits et non de la taille de l'entreprise — voir le passeport numérique de produit s'applique-t-il aussi aux petites entreprises.

La préparation est reportée jusqu'à ce que l'acte soit définitif. Dès qu'un acte délégué pour un groupe de produits est établi, la période pour mettre les données en ordre est souvent plus courte que prévu. Les entreprises qui attendent que le texte soit définitif avant de mettre en place leur collecte de données commencent cette course de rattrapage au moment où d'autres entreprises du secteur sont déjà en chemin.

Ce que vous pouvez documenter

• Un aperçu des propres groupes de produits, avec pour chaque groupe une référence à l'endroit où celui-ci figure dans le plan de travail de la Commission.
• La version du plan de travail consultée en dernier lieu (article 18, ESPR) et la date de cette consultation, afin que la pertinence de l'information soit claire.
• Pour chaque groupe de produits disposant déjà d'un acte délégué : la source de cet acte et la date d'entrée en vigueur qui y est mentionnée.
• Une liste des données actuellement disponibles (matériaux, provenance, informations de réparation) par rapport aux données qui doivent encore être collectées, afin que la préparation ne s'arrête pas en attente d'une date définitive.
• Une vérification pour déterminer si le propre produit peut éventuellement relever de plusieurs groupes de produits, avec les conséquences correspondantes en matière de calendrier et de données — en commençant par le passeport produit numérique s'applique-t-il à mes produits.
• Un moment de contact ou une vérification périodique régulière (par exemple chaque trimestre) pour déterminer si de nouveaux actes délégués ont été publiés pour les groupes de produits pertinents.