En övergång till en annan leverantör av det digitala produktpasset kostar inte bara det nya abonnemanget eller den nya implementeringen. Största delen av räkningen ligger i själva överföringen: export av befintliga data, omkoppling av QR-koderna till en annan adress, och den tid som era egna medarbetare går åt på att kontrollera att allt stämmer. Exakt vad det blir beror på hur många produkter det handlar om, hur ert nuvarande avtal är utformat, och om den gamla leverantören överför data enkelt eller inte.
Det finns inget fast belopp att ange, och det vore inte rättvist att påstå det heller. Det som kan sägas är: kostnaderna för en övergång är sammansatta av några igenkännbara delar, och dessa delar kan ni kartlägga på förhand innan ni binder er till något.
Varför en övergång ibland aktualiseras
Företag byter leverantör av olika anledningar: den nuvarande parten slutar, priset stiger, servicen motsvarar inte längre förväntningarna, eller företaget växer mot produktgrupper som den nuvarande leverantören inte stöder. Ingen av dessa anledningar är ett problem i sig, men en övergång påverkar något känsligt: passet måste förbli åtkomligt via samma QR-kod under bytet. Ett produktpass som tillfälligt inte läses in är mer än ett tekniskt besvär.
Vad kostnaderna är sammansatta av
Den första posten är dataöverföringen: överflyttning av produktdata, dokumentation och historik till den nya miljön. Ju mer strukturerat den gamla leverantören levererar detta, desto mindre manuellt arbete kostar det. Den andra posten är den tekniska kopplingen: QR-koden måste fortsätta att peka på en funktionande sida, vilket ofta kräver ett mellansteg där båda systemen körs parallellt en kort tid. Den tredje posten är intern: någon hos er måste kontrollera de nya uppgifterna, och det tar tid, även om leverantören utför det mesta av arbetet. En fjärde post, ofta glömd, är uppsägningstiden och eventuella återstående åtaganden hos den gamla leverantören; dessa löper ibland vidare medan det nya avtalet redan har börjat.
Vad som bestämmer det slutgiltiga beloppet
Antalet produkter och produktgrupper väger tyngst. Hundra artiklar är något helt annat än tiotusen att överföra, och flera produktgrupper med var sin obligatoriska data kräver mer utredningsarbete än en homogen produktlinje. Även avtalsformen hos den nuvarande leverantören spelar in: vissa avtal fastslår att data levereras i ett standardformat vid avslutning, andra lämnar det öppet, med all förhandling som följer. Dessutom spelar det roll om hosting sker hos leverantören eller om ni själva hostar; den som själv hostar har i princip större kontroll över överföringen, men bär också själv ansvaret för kontinuiteten i QR-datakällan. För den som vill jämföra finns i förklaringen om var uppgifterna kommer från en översikt över hur en sådan koppling fungerar tekniskt.
Vad ni kan fastslå på förhand
Det bästa sättet att undvika överraskningar är att inte vänta tills övergången aktualiseras, utan att ordna detta redan nu i det pågående avtalet. Tänk på ett avtal om det format i vilket data levereras vid avslutning, en rimlig överföringstid, och klarhet om vem som styr QR-koden medan den gamla och nya miljön existerar parallellt. Dessa punkter hör hemma i den diskussion som ni redan för med er programvaruleverantör, och de är lätta att lägga till i ett befintligt avtal. En jämförelse av leverantörer och vad de vanligtvis avtalar om detta hittar ni i kunskapsbanken med ämnen per situation.
Kostnader som ofta förbises
Förutom de direkta kostnaderna för övergång finns det en indirekt kostnad: tiden mellan beslut om att byta och det att allt fungerar fullt ut igen. Under denna period måste någon internt hålla reda på vilka produkter som redan har överförts och vilka som inte har det, särskilt om du levererar till flera länder och därför måste hantera olika språkversioner eller nationella särskilda villkor. Den som i förväg vill göra en grov uppskattning för sin egen produktportfölj kan göra det med hjälp av en kort genomgång som i ett par frågor visar var du står.
Vad som konkret är aktuellt för ditt företag vid en övergång beror på ditt nuvarande avtal och de produktgrupper du för; endast din egen rådgivare eller den behörig tillsynsmyndigheten kan ge ett definitivt svar på detta. Vill du först få en uppfattning om de kostnader och skyldigheter som är förknippade med dina produkter, gör då den kostnadsfria snabbscanningen eller bläddra igenom ämnena i de vanligaste frågorna om det digitala produktpasset.