Ein Wechsel zu einem anderen Anbieter des digitalen Produktpasses kostet nicht nur das neue Abonnement oder die neue Implementierung. Der größte Teil der Rechnung liegt im Wechsel selbst: das Exportieren bestehender Daten, die erneute Verknüpfung der QR-Codes mit einer anderen Adresse und die Zeit, die Ihre eigenen Mitarbeiter aufwenden müssen, um zu überprüfen, ob alles korrekt ist. Wie viel das genau wird, hängt davon ab, wie viele Produkte betroffen sind, wie Ihr aktueller Vertrag gestaltet ist, und ob der alte Anbieter die Daten leicht überträgt oder nicht.
Es gibt keinen festen Betrag anzugeben, und es ist auch nicht fair, das zu behaupten. Was sich aber sagen lässt: Die Kosten eines Wechsels setzen sich aus einigen erkennbaren Komponenten zusammen, und diese Komponenten können Sie im Voraus ermitteln, bevor Sie sich irgendwo festlegen.
Warum ein Wechsel manchmal erforderlich wird
Unternehmen wechseln den Anbieter aus verschiedenen Gründen: Der aktuelle Partner stellt ein, der Preis steigt, die Dienstleistung genügt nicht mehr, oder das Unternehmen wächst in Produktgruppen, die der aktuelle Anbieter nicht unterstützt. Keiner dieser Gründe ist an sich ein Problem, aber ein Wechsel berührt etwas Empfindliches: Das Produktpass muss während des Wechsels über denselben QR-Code erreichbar bleiben. Ein Produktpass, das vorübergehend nicht lädt, ist mehr als eine technische Unannehmlichkeit.
Woraus die Kosten bestehen
Der erste Posten ist die Datenübertragung: das Übersiedeln von Produktdaten, Dokumentation und Historie in die neue Umgebung. Je strukturierter der alte Anbieter diese bereitstellt, desto weniger manuelle Arbeit kostet dies. Der zweite Posten ist die technische Verknüpfung: Der QR-Code muss weiterhin auf eine funktionierende Seite verweisen, was oft einen Zwischenschritt erfordert, bei dem beide Systeme kurzzeitig parallel laufen. Der dritte Posten ist intern: Jemand in Ihrem Unternehmen muss die neuen Daten überprüfen, und das kostet Zeit, auch wenn der Anbieter die meiste Arbeit abnimmt. Ein vierter, oft übersehener Posten ist die Kündigungsfrist und eventuell verbleibende Verpflichtungen gegenüber dem alten Anbieter; diese laufen manchmal weiter, während der neue Vertrag bereits begonnen hat.
Was den endgültigen Betrag bestimmt
Die Anzahl der Produkte und Produktgruppen wiegt am schwersten. Hundert Artikel zu übersiedeln ist etwas anderes als zehntausend, und mehrere Produktgruppen mit jeweils eigenen Pflichtdaten erfordern mehr Recherchework als eine homogene Linie. Auch die Vertragsform des aktuellen Anbieters spielt eine Rolle: Einige Verträge legen fest, dass Daten bei Beendigung in einem Standardformat bereitgestellt werden, andere lassen das offen, mit all den daraus resultierenden Verhandlungen. Darüber hinaus kommt es darauf an, ob die Hosting beim Anbieter liegt oder ob Sie selbst hosten; wer selbst hostet, hat im Grunde mehr Kontrolle über die Übertragung, trägt aber auch selbst die Verantwortung für die Kontinuität der QR-Datenträger. Wer das vergleichen möchte, findet in die Erklärung, woher die Daten kommen einen Überblick, wie eine solche Verknüpfung technisch funktioniert.
Was Sie im Voraus festlegen können
Der beste Weg, Überraschungen zu vermeiden, besteht darin, nicht zu warten, bis der Wechsel ansteht, sondern dies jetzt schon im laufenden Vertrag zu regeln. Denken Sie an eine Vereinbarung über das Format, in dem Daten bei Beendigung bereitgestellt werden, eine angemessene Übergangsfrist und Klarheit darüber, wer den QR-Code verwaltet, während die alte und neue Umgebung nebeneinander bestehen. Diese Punkte gehören in das Gespräch, das Sie ohnehin schon mit Ihrem Softwareanbieter führen, und sie lassen sich mit wenig Mühe zu einem bestehenden Vertrag hinzufügen. Ein Vergleich der Anbieter und deren Standardvereinbarungen hierzu finden Sie in die Wissensdatenbank mit Themen pro Situation.
Kosten, die oft übersehen werden
Neben den direkten Wechselkosten gibt es eine indirekte Kostenposition: die Zeit zwischen der Entscheidung zum Wechsel und dem Moment, in dem alles wieder vollständig funktioniert. In diesem Zeitraum muss jemand intern verfolgen, welche Produkte bereits übertragen wurden und welche noch nicht, besonders wenn Sie in mehreren Ländern liefern und daher mit verschiedenen Sprachversionen oder nationalen Besonderheiten zu tun haben. Wer dies vorher grob für das eigene Produktportfolio abschätzen möchte, kann dies tun anhand von einem kurzen Scan, der in ein paar Fragen zeigt, wo Sie stehen.
Was für Ihr Unternehmen konkret bei einem Wechsel relevant ist, hängt von Ihrem aktuellen Vertrag und den Produktgruppen ab, die Sie führen; darüber kann nur Ihr eigener Berater oder die zuständige Aufsichtsbehörde Auskunft geben. Möchten Sie zunächst einen Eindruck von den Kosten und Verpflichtungen erhalten, die zu Ihren Produkten gehören, führen Sie dann den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in den häufig gestellten Fragen zum digitalen Produktpass.