Il passaggio a un altro fornitore del fascicolo del prodotto digitale non costa soltanto il nuovo abbonamento o la nuova implementazione. La parte più consistente della fattura è il trasferimento stesso: l'esportazione dei dati esistenti, il nuovo collegamento dei codici QR a un altro indirizzo, e il tempo che il vostro personale deve dedicare al controllo che tutto sia corretto. L'importo esatto dipende da quanti prodotti sono coinvolti, da come è strutturato il vostro contratto attuale, e da se il vecchio fornitore trasferisce i dati facilmente o meno.
Non esiste un importo fisso da indicare, né sarebbe corretto sostenerlo. Ciò che si può dire è: i costi di un passaggio sono composti da alcuni elementi riconoscibili, e questi elementi potete identificarli in anticipo prima di vincolavi a qualcosa.
Perché un passaggio a volte diventa necessario
Le aziende cambiano fornitore per ragioni diverse: il fornitore attuale cessa l'attività, il prezzo aumenta, il servizio non soddisfa più, oppure l'azienda si espande verso categorie di prodotti che il fornitore attuale non supporta. Nessuno di questi motivi è un problema in sé, ma un passaggio tocca qualcosa di delicato: il fascicolo deve rimanere accessibile tramite lo stesso codice QR durante il cambio. Un fascicolo del prodotto che non si carica temporaneamente è più di un semplice inconveniente tecnico.
Da cosa sono composti i costi
La prima voce è il trasferimento dei dati: il trasferimento dei dati dei prodotti, della documentazione e della cronologia al nuovo ambiente. Più strutturata è la presentazione da parte del vecchio fornitore, meno lavoro manuale costa. La seconda voce è il collegamento tecnico: il codice QR deve continuare a puntare a una pagina funzionante, il che spesso richiede un passaggio intermedio in cui entrambi i sistemi funzionano brevemente in parallelo. La terza voce è interna: qualcuno presso di voi deve verificare i nuovi dati, il che richiede tempo, anche se il fornitore si assume la maggior parte del lavoro. Una quarta voce, spesso dimenticata, è il periodo di disdetta e gli eventuali obblighi residui presso il vecchio fornitore; questi talvolta proseguono mentre il nuovo contratto è già iniziato.
Cosa determina l'importo finale
Il numero di prodotti e categorie di prodotti pesa maggiormente. Trasferire cento articoli è diverso da diecimila, e più categorie di prodotti, ciascuna con i propri dati obbligatori, richiedono più lavoro di ricerca rispetto a una singola linea omogenea. Anche la forma contrattuale del fornitore attuale gioca un ruolo: alcuni contratti stabiliscono che i dati vengono forniti in un formato standard al termine, altri lasciano questo punto vago, con tutte le negoziazioni che ne conseguono. Inoltre, è importante sapere se l'hosting è presso il fornitore o se l'ospitate voi stessi; chi ospita in proprio ha in linea di principio maggior controllo sul trasferimento, ma si assume anche la responsabilità della continuità della portante dati QR. Chi vuole confrontare questo, trova in la spiegazione su da dove vengono i dati una panoramica di come tale collegamento è strutturato tecnicamente.
Cosa potete stabilire in anticipo
Il modo migliore per evitare sorprese è non aspettare che il passaggio diventi necessario, ma regolarlo ora nel contratto in corso. Pensate a un accordo sul formato in cui i dati vengono forniti al termine, un periodo di trasferimento ragionevole, e chiarezza su chi controlla il codice QR mentre l'ambiente vecchio e quello nuovo funzionano in parallelo. Questi punti dovrebbero far parte della discussione che già conducete con il vostro fornitore di software, e si possono aggiungere a un contratto esistente con poco sforzo. Un confronto tra i fornitori e ciò che essi standardmente concordano al riguardo, lo trovate in la knowledge base con argomenti per situazione.
Costi che spesso vengono trascurati
Oltre ai costi diretti di migrazione, esiste una voce di costo indiretta: il tempo tra la decisione di cambiare e il momento in cui tutto funziona di nuovo completamente. In questo periodo qualcuno internamente deve tenere traccia di quali prodotti sono già stati trasferiti e quali no, soprattutto se fornite in più paesi e quindi avete a che fare con diverse versioni linguistiche o peculiarità nazionali. Chi desidera stimare approssimativamente ciò in anticipo per il proprio portafoglio prodotti, può farlo sulla base di una breve scansione che in poche domande mostra dove siete.
Ciò che concretamente riguarda la vostra azienda in caso di migrazione dipende dal vostro contratto attuale e dai gruppi di prodotti che gestite; solo il vostro consulente interno o l'autorità di vigilanza competente può dare una risposta definitiva. Volete prima farvi un'idea dei costi e degli obblighi associati ai vostri prodotti, allora fate la scansione rapida gratuita o sfogliate gli argomenti in le domande più frequenti sul digitale passaporto del prodotto.