Et skift til en anden udbyder af det digitale produktpaspoort koster ikke kun det nye abonnement eller den nye implementering. Hovedparten af regningen ligger i selve overføringen: eksportering af eksisterende data, tilknytning af QR-koderne til en anden adresse, og den tid, som dine egne medarbeidere bruger på at kontrollere, at alt stemmer. Hvor meget det bliver præcis, afhænger af, hvor mange produkter det drejer sig om, hvordan din nuværende kontrakt er udformet, og om den gamle udbyder let overdrager dataene eller ej.
Der er ingen fast pris at nævne, og det ville heller ikke være fair at påstå. Hvad man derimod kan sige: omkostningerne ved et skift er sammensat af et par genkendelige dele, og disse dele kan du kortlægge på forhånd, før du binder dig til noget.
Hvorfor et skift nogle gange bliver aktuelt
Virksomheder skifter udbyder af forskellige årsager: den nuværende part ophører, prisen stiger, servicen er ikke længere tilfredsstillende, eller virksomheden vokser til produktgrupper, som den nuværende udbyder ikke understøtter. Ingen af disse årsager er i sig selv et problem, men et skift rammer dog ved noget følsomt: produktpassporttet skal forblive tilgængeligt via samme QR-kode under skiftet. Et produktpaspoort, der midlertidigt ikke loader, er mere end en teknisk ulempe.
Hvad omkostningerne er sammensat af
Den første post er dataoverføringen: flytning af produktdata, dokumentation og historik til det nye miljø. Jo mere struktureret den gamle udbyder leverer det, jo mindre manuelle arbejde det koster. Den anden post er den tekniske tilknytning: QR-koden skal fortsat pege på en fungerende side, hvilket ofte kræver en mellemtrinsfase, hvor begge systemer kører kort ved siden af hinanden. Den tredje post er intern: nogen hos dig skal kontrollere de nye data, og det koster tid, også selv om udbyderen udfører det meste af arbejdet. En fjerde, ofte overset post er opsigelsesperioden og eventuelle resterende forpligtelser hos den gamle udbyder; disse løber nogle gange videre, mens den nye kontrakt allerede er påbegyndt.
Hvad det endelige beløb afhænger af
Antallet af produkter og produktgrupper vejer tungest. At overføre hundrede artikler er noget helt tredje end ti tusinde, og flere produktgrupper med hver deres obligatoriske data kræver mere efterforskning end én homogen linje. Kontaktformen hos den nuværende udbyder spiller også en rolle: nogle kontrakter fastslår, at data leveres i et standardformat ved opsigelse, andre lader det være uafklaret, med al den forhandling, det medfører. Desuden betyder det noget, om hostingen ligger hos udbyderen, eller du selv hoster; den, der selv hoster, har i princippet mere kontrol over overføringen, men bærer også selv ansvaret for QR-datadrageres kontinuitet. Den, der gerne vil sammenligne det, finder i forklaringen på, hvor dataene kommer fra en oversigt over, hvordan sådan en tilknytning teknisk hænger sammen.
Hvad du kan fastlægge på forhånd
Den bedste måde at undgå overraskelser på er ikke at vente til skiftet melder sig, men at ordne det nu allerede i den løbende kontrakt. Tænk på en aftale om det format, hvori data leveres ved opsigelse, en rimelig overføringsperiode, og klarhed om, hvem der administrerer QR-koden, mens det gamle og nye miljø eksisterer ved siden af hinanden. Disse punkter hører hjemme i det samtale, du alligevel allerede fører med din softwareleverandør, og de kan tilføjes til en eksisterende kontrakt med ringe besvær. En sammenligning af udbydere og hvad de standardmæssigt aftaler herom, finder du i videnbanken med emner pr. situation.
Omkostninger, der ofte bliver overset
Ud over de direkte skifteomkostninger er der en indirekte omkostningspost: tiden mellem beslutningen om at skifte og det øjeblik, hvor alt igen fungerer fuldt ud. I denne periode skal nogen internt holde styr på, hvilke produkter der allerede er overført, og hvilke der ikke er, især hvis du leverer til flere lande og således har med forskellige sprogversioner eller nationale særligheder at gøre. Den, der vil groft anslå dette på forhånd for sin egen produktportefølje, kan gøre det på grundlag af en kort scanning, der i et par spørgsmål viser, hvor du står.
Det, der konkret kommer på tale for dit firma ved et skift, afhænger af din nuværende kontrakt og de produktgrupper, du fører; kun din egen rådgiver eller den kompetente tilsynsmyndighed kan give et endeligt svar herom. Vil du først få et indtryk af omkostningerne og forpligtelserne, der vedrører dine produkter, skal du derefter udføre den gratis quick-scan eller bladre gennem emnerne i de hyppigst stillede spørgsmål om det digitale produktpaspoort.