Hur kontrollerar jag om min leverantörs data är korrekta?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

Göra det möjligt att verifiera att data är korrekta

Ett produktpass innehåller data som kommer från någonstans: från egen produktion eller från en leverantör som levererar en komponent eller ett material. Artikel 39 i ESPR (Förordning (EU) 2024/1781) handlar om test-, mät- och beräkningsmetoder för att fastställa om en produkt uppfyller kraven. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär detta i praktiken att inte bara resultatet räknas — ett tal om vikt, ursprung, andel återvunnet material eller livslängd — utan också hur det talet har genererats. En leverantör som anger en andel återvunnet material använder en metod för det. Den metoden behöver inte finnas i själva passet, men det är något som kan efterfrågas när en uppgift ifrågasätts.

Förhindra att siffror är korrekta på papperet men inte i praktiken

Artikel 40 i ESPR handlar om att förhindra omgång och försämring av prestanda — situationer där en produkt presterar annorlunda under testförhållanden än vid normal användning. Denna artikel är i första hand riktad till tillverkare och deras egna produkter, men tanken bakom den är relevant för alla som övertar data från någon annan: en korrekt uppmätt siffra kan fortfarande ge en snedvriden bild om mätförhållandena inte motsvarar normal användning. För ett företag som köper in komponenter och monterar dem till en egen produkt innebär detta att en levererad uppgift inte bara kontrolleras för "är detta sant", utan också för "är detta representativt".

Dokumentera var en uppgift kommer ifrån

Vad som återkommer i båda artiklarna är att spårbarhet spelar roll. En uppgift som finns i passet måste kunna spåras tillbaka till en källa i praktiken: en testrapport, en leverantörsdeklaration, ett certifikat. Det är inte en fråga om misstroende mot leverantören, utan om att upprätta sin egen dokumentation. Till frågan vilka uppgifter du måste begära från din leverantör av produkter hör därför också frågan om hur dessa uppgifter är underbyggda — inte bara vad som levereras, utan också vad det är underbyggt med.

Där det går fel i praktiken

Ett par situationer återkommer regelbundet hos företag som arbetar med flera leverantörer.

Siffran övertas utan källdokument. En leverantör skickar en Excel-fil med materialdata, men ingen underliggande testrapport eller deklaration. Så länge ingenting går fel märks detta inte. Vid en inspektion eller när en avnämare lämnar ett klagomål visar det sig att det inte finns någon underbyggnad — bara en siffra som någon gång överlämnade.

Testmetoden är inte densamma som den som avses i regelverket. En leverantör testar på ett sätt som är vanligt i sin egen sektor, men som inte motsvarar den metod som enligt artikel 39 är relevant för produktgruppen i fråga. Uppgiften är då faktiskt inte felaktig, men den är inte jämförbar med vad som förväntas på andra ställen i kedjan.

Komponenter från olika leverantörer slås samman utan åtskillnad. Vid en produkt som är uppbyggd av komponenter från flera parter används ibland en genomsnittlig siffra istället för siffror per komponent. Den som arbetar med en leverantör för flera produktgrupper — eller tvärtom flera leverantörer för samma komponent — stöter på detta: se också situationen då flera leverantörer levererar samma komponent.

Uppgifter från en underleverantör kontrolleras inte separat. Om en leverantör själv arbetar med en underleverantör för en specifik komponent, antas ibland att leverantören redan har verifierat dessa uppgifter. Det är inte självklart. Till de uppgifter som begärs från en underleverantör hör samma uppmärksamhet på ursprung som vid en direktleverantör.

Vid import från utanför EU antas att uppgifterna redan uppfyller europeiska metoder. En importör som hämtar produkter från utanför Europeiska unionen får ibland testresultat som upprättats enligt en annan standard än vad som är vanligt i EU. Detta spelar en roll när det gäller import av produkter från utanför Europeiska unionen, där frågan om vem som tillhandahåller vilka uppgifter och på vilken grund får extra vikt.

Vad ni kan dokumentera

Ett antal saker är möjliga att dokumentera med relativt begränsad ansträngning, och gör det senare betydligt enklare att motivera en uppgift:

• Källdokumentet per uppgift — testrappporten, mätningsrapporten eller beräkningen som ligger till grund för ett angivet värde, sparad separat per leverantör och per komponent.
• Den använda testmetoden, så att man senare kan kontrollera om denna överensstämmer med vad som är vanligt för produktgruppen.
• En försäkran från leverantören om riktigheten av de tillhandahållna uppgifterna, eventuellt kombinerad med en överenskommelse om uppdatering om ett produktionssätt ändras.
• Kontraktuella avtal om leverans och dokumentation av uppgifter, stipulerade i inköpskontraktet. Hur det kan se ut anges under dokumenteringen av leveransen av passdokumentuppgifter i ett inköpskontrakt.
• En sekretessöverenskommelse, för situationer där en leverantör endast vill dela underliggande uppgifter under villkor — se en sekretessförklaring med leverantören om passdokumentuppgifter.
• En mapp per produktgrupp, innehållande vem som har tillhandahållit vilken uppgift och när denna senast kontrollerades, så att när en leverantör byts är det tydligt vilka uppgifter som måste omvärdera — relevant när det gäller byte av leverantör under använding.

Denna typ av dokumentation förhindrar inte att en uppgift någon gång visar sig vara felaktig, men det gör det väl synligt att det har gjorts en rimlig ansträngning för att förhindra det — och det gör stor skillnad när en uppgift senare ifrågasätts.