Jak si ověřím, zda jsou údaje od mého dodavatele správné?

Co konkrétně musíte dělat

Co se od vás očekává

Prokázat, že údaje jsou správné

Digitální produktový pas obsahuje údaje pocházející odjinud: z vlastní výroby nebo od dodavatele, který dodává součást nebo materiál. Článek 39 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) se zabývá metodami testování, měření a výpočtu, které se používají k určení, zda výrobek splňuje požadavky. Pro podnik s 10 až 100 zaměstnanci to v praxi znamená, že nezáleží pouze na výsledku — čísle týkajícím se hmotnosti, původu, procenta recyklovaného materiálu nebo životnosti — ale také na způsobu, jakým bylo toto číslo získáno. Dodavatel, který uvádí procento recyklovaného materiálu, pro to používá určitou metodu. Tato metoda nemusí být v samotném pasu obsažena, ale jedná se o věc, na kterou lze upozornit v okamžiku, kdy jsou určitá data předmětem diskuse.

Zabránit tomu, aby čísla byla správná pouze na papíře, ale ne v praxi

Článek 40 ESPR se zabývá prevencí obcházení a zhoršování výkonu — situacemi, kdy výrobek vykazuje jiný výkon za testovacích podmínek než při normálním používání. Tento článek je primárně zaměřen na výrobce a jejich vlastní výrobky, ale myšlenka za ním je relevantní pro všechny, kteří převezmou údaje od jiného subjektu: číslo, které bylo správně měřeno, může stále dávat zkreslenou představu, pokud měřící podmínky neodpovídají normálnímu používání. Pro podnik, který kupuje součásti a skládá je do vlastního výrobku, to znamená, že dodaný údaj není pouze kontrolován na "je to pravda", ale také na "je to reprezentativní".

Zaznamenat, odkud údaj pochází

Co v obou článcích zaznívá, je, že sledovatelnost hraje roli. Údaj v pase musí být v praxi vysledovatelný do zdroje: testovací zprávy, prohlášení dodavatele, certifikátu. Nejde o otázku nedůvěry vůči dodavateli, ale o vytvoření vlastní dokumentace. U otázky jaké údaje musíte požadovat od svého dodavatele produktů patří tedy také otázka, jak jsou tyto údaje podloženy — nejen co se dodává, ale také jak se to prokázalo.

Kde to v praxi selže

Některé situace se neustále opakují u podniků, které pracují s více dodavateli.

Číslo je převzato bez zdrojového dokumentu. Dodavatel odešle soubor Excel s údaji o materiálech, ale bez podkladové testovací zprávy nebo prohlášení. Pokud se nic nepokazí, nevšimne si to nikdo. Během kontroly nebo stížnosti odběratele se pak ukáže, že neexistuje žádné podložení — pouze číslo, které bylo kdysi předáno.

Testovací metoda není stejná jako ta, která se v právních předpisech rozumí. Dodavatel testuje způsobem, který je v jeho vlastním sektoru běžný, ale který neodpovídá metodě, která pro danou skupinu produktů podle článku 39 relevantní. Údaj pak fakticky není nesprávný, ale není srovnatelný s tím, co se v ostatních částech řetězce očekává.

Součásti od různých dodavatelů jsou bez rozlišení sloučeny. U výrobku, který je složen ze součástí od více stran, se někdy používá jedno průměrné číslo místo čísel pro jednotlivé součásti. Kdo pracuje s dodavatelem pro více skupin produktů — nebo právě více dodavatelů pro stejnou součást — se tady s tím setkává: viz také situace, kdy více dodavatelů dodává stejnou součást.

Údaje subdodavatele nejsou zvlášť kontrolovány. Pokud dodavatel sám pracuje se subdodavatelem na specifické součásti, často se předpokládá, že dodavatel již ověřil tyto údaje. To není samozřejmé. U údajů, které jsou požadovány od subdodavatele patří stejná pozornost věnovaná původu jako u přímého dodavatele.

Při dovozu mimo EU se předpokládá, že údaje již splňují evropské metody. Importér, který získává produkty mimo Evropskou unii, někdy obdrží výsledky testů vypracované podle jiné normy, než je v EU obvyklé. To hraje roli při dovozu produktů mimo Evropskou unii, kde se otázka, kdo jaké údaje dodává a na jakém základě, stává obzvláště důležitou.

Co si můžete zaznamenat

Řadu věcí je možné zaznamenat s relativně omezeným úsilím a později se značně usnadní obhajoba daného údaje:

• Zdrojový dokument pro každý údaj — testovací zpráva, měřicí zpráva nebo výpočet, který je základem uvedené hodnoty, uložené zvlášť pro každého dodavatele a každou součást.
• Použitá testovací metoda, aby bylo později možné ověřit, zda odpovídá tomu, co je pro danou skupinu produktů obvyklé.
• Prohlášení dodavatele o správnosti dodaných údajů, případně kombinované se dohodou o aktualizaci, pokud se změní způsob výroby.
• Smluvní ujednání o dodávce a podpoře údajů, zahrnutá do nákupní smlouvy. Jak to může vypadat, je popsáno v kapitole zaznamenávání dodávky údajů do pasportu v nákupní smlouvě.
• Dohoda o důvěrnosti, pro situace, kdy dodavatel chce sdílet základní údaje pouze za určitých podmínek — viz prohlášení o důvěrnosti s dodavatelem ohledně údajů o pasu.
• Spis pro každou skupinu produktů, obsahující informace o tom, kdo jaký údaj dodal a kdy byl naposledy zkontrolován, takže při změně dodavatele je jasné, které údaje je třeba znovu posoudit — relevantní při změně dodavatele během provozu.

Takovéto zaznamenávání nezabrání tomu, aby se údaj někdy ukázal jako nesprávný, ale učiní viditelným, že byla vynaložena rozumná snaha, aby se tomu zabránilo — a to významně pomáhá v okamžiku, kdy je údaj předmětem diskuse.