¿Cómo verifico si los datos de mi proveedor son correctos?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Demostrar que los datos son correctos

Un productpaspoort contiene datos que proceden de alguna parte: de la propia producción o de un proveedor que suministra un componente o material. El artículo 39 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) aborda los métodos de ensayo, medición y cálculo mediante los cuales se determina si un producto cumple los requisitos. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa en la práctica que no solo cuenta el resultado — una cifra sobre peso, origen, porcentaje de material reciclado o vida útil — sino también cómo se ha obtenido esa cifra. Un proveedor que especifica un porcentaje de material reciclado utiliza un método para ello. Ese método no tiene por qué figurar en el pasaporte, pero es algo que puede cuestionarse en el momento en que un dato está en discusión.

Evitar que las cifras sean correctas sobre el papel pero no en la práctica

El artículo 40 del ESPR aborda la prevención del fraude y de la degradación del desempeño — situaciones en las que un producto tiene un desempeño diferente en condiciones de ensayo que en el uso normal. Este artículo se dirige en primer lugar a los fabricantes y sus propios productos, pero la idea subyacente es relevante para cualquiera que asuma datos de otro: una cifra que se ha medido correctamente puede seguir dando una imagen distorsionada si las condiciones de medición no se corresponden con el uso normal. Para una empresa que compra componentes y los ensambla en un producto propio, esto significa que un dato suministrado no solo se verifica en cuanto a "¿es esto cierto?", sino también en cuanto a "¿es esto representativo?".

Documentar de dónde procede un dato

Lo que emerge en ambos artículos es que la trazabilidad cuenta. Un dato que figura en el pasaporte debe poder rastrearse en la práctica hasta una fuente: un informe de ensayo, una declaración del proveedor, un certificado. No se trata de una cuestión de desconfianza hacia el proveedor, sino de constituir su propio expediente. A la pregunta qué datos debe solicitar a sus proveedores de productos también se añade la pregunta de cómo se fundamentan esos datos — no solo qué se suministra, sino también cómo se ha demostrado.

Dónde se producen los errores en la práctica

Hay una serie de situaciones que se repiten constantemente en empresas que trabajan con múltiples proveedores.

La cifra se adopta sin documento de origen. Un proveedor envía un archivo de Excel con datos de materiales, pero ningún informe de ensayo o declaración subyacente. Mientras no haya problemas, esto pasa desapercibido. En una inspección o ante una reclamación de un cliente, resulta que no hay fundamentación — solo una cifra que fue transmitida en algún momento.

El método de ensayo no es el mismo que el previsto en la regulación. Un proveedor realiza ensayos de una manera que es habitual en su propio sector, pero que no se ajusta al método que es relevante para el grupo de productos en cuestión según el artículo 39. El dato no es entonces fácticamente incorrecto, pero no es comparable con lo que se espera en otro lugar de la cadena.

Los componentes de diferentes proveedores se combinan sin distinción. En un producto que está compuesto por componentes de múltiples lotes, a veces se utiliza una cifra promedio en lugar de cifras por componente. Quien trabaja con un proveedor para múltiples grupos de productos — o precisamente múltiples proveedores para el mismo componente — se enfrenta a esto: véase también la situación en la que múltiples proveedores suministran el mismo componente.

Los datos de un subcontratista no se verifican por separado. Cuando un proveedor a su vez trabaja con un subcontratista para un componente específico, a veces se asume que el proveedor ya ha verificado esos datos. Eso no es seguro. En los datos que se solicitan a un subcontratista se debe prestar la misma atención al origen que en el caso de un proveedor directo.

En la importación desde fuera de la UE se asume que los datos ya cumplen los métodos europeos. Un importador que obtiene productos de fuera de la Unión Europea a veces recibe resultados de pruebas elaborados según una norma diferente a la habitual en la UE. Esto juega un papel en la importación de productos de fuera de la Unión Europea, donde la cuestión de quién suministra qué datos y sobre qué base adquiere un peso adicional.

Lo que puede documentar

Una serie de cuestiones pueden documentarse con un esfuerzo relativamente limitado, y posteriormente hacen que sea mucho más fácil justificar un dato:

• El documento de origen por dato — el informe de prueba, informe de medición o el cálculo en el que se basa un valor especificado, conservado por separado por proveedor y por componente.
• El método de prueba utilizado, para que posteriormente se pueda verificar si se ajusta a lo habitual para el grupo de productos.
• Una declaración del proveedor sobre la exactitud de los datos suministrados, posiblemente combinada con un acuerdo sobre actualización si cambia un método de producción.
• Acuerdos contractuales sobre suministro y fundamentación de datos, incluidos en el contrato de compra. Cómo puede verse, se describe en el registro del suministro de datos de pasaporte en un contrato de compra.
• Un acuerdo de confidencialidad, para situaciones en las que un proveedor solo desea compartir datos subyacentes bajo condiciones — véase una declaración de confidencialidad con el proveedor sobre datos del pasaporte.
• Un expediente por grupo de productos, que indique quién ha suministrado qué dato y cuándo se verificó por última vez, de modo que al cambiar de proveedor quede claro qué datos deben ser reevaluados — relevante en el cambio de proveedor durante el uso.

Este tipo de documentación no impide que un dato resulte ser incorrecto alguna vez, pero sí hace visible que se ha realizado un esfuerzo razonable para evitarlo — y esto supone una considerable diferencia en el momento en que un dato se cuestiona.