Jak sprawdzić, czy dane mojego dostawcy są poprawne?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Wykazać, że dane są prawidłowe

Paszport produktu zawiera dane pochodzące skądinąd: z własnej produkcji lub od dostawcy dostarczającego komponent lub materiał. Artykuł 39 rozporządzenia ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) dotyczy metod testowania, pomiaru i obliczania służących ustaleniu, czy produkt spełnia wymagania. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to w praktyce, że liczy się nie tylko wynik — liczba dotycząca masy, pochodzenia, udziału materiału recyklingowanego lub żywotności — ale także sposób uzyskania tej liczby. Dostawca podający procent materiału recyklingowanego stosuje do tego celu metodę. Metoda ta nie musi być zawarta w samym paszporcie, ale jest to coś, o co można pytać w momencie, gdy dana jest kwestionowana.

Zapobiegać sytuacjom, w których liczby są prawidłowe na papierze, ale nie w praktyce

Artykuł 40 rozporządzenia ESPR dotyczy zapobiegania obejściu przepisów i pogorszeniu się wydajności — sytuacjom, w których produkt osiąga inne wyniki w warunkach testowych niż w normalnym użytkowaniu. Artykuł ten jest przede wszystkim skierowany do producentów i ich własnych produktów, ale ideia stojąca za nim jest istotna dla każdego, kto przejmuje dane od kogoś innego: liczba, która została zmierzona prawidłowo, może nadal dać zniekształcony obraz, jeśli warunki pomiaru nie odpowiadają normalnym warunkom użytkowania. Dla przedsiębiorstwa, które kupuje komponenty i łączy je w produkt własny, oznacza to, że dostarczona dana jest sprawdzana nie tylko pod względem "czy to jest prawda", ale także "czy to jest reprezentatywne".

Udokumentować źródło pochodzenia danych

To, co słychać w obu artykułach, to znaczenie możliwości śledzenia. Dane zawarte w paszporcie muszą być możliwe do prześledzenia w praktyce aż do źródła: raportu z badań, oświadczenia dostawcy, certyfikatu. Nie jest to kwestia nieufności wobec dostawcy, ale własnego zbierania dokumentacji. Pytanie dotyczące tego, jakie dane należy uzyskać u dostawcy produktów powinno zatem obejmować również pytanie, jak te dane zostały uzasadnione — nie tylko co zostało dostarczone, ale także co to potwierdzilo.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Kilka sytuacji powraca regularnie w przedsiębiorstwach pracujących z wieloma dostawcami.

Liczba jest przejęta bez dokumentu źródłowego. Dostawca wysyła plik Excela z danymi materiałowymi, ale bez raportu z badań lub oświadczenia dostawcy. Dopóki nic się nie psuje, to nie rzuca się w oczy. Podczas kontroli lub w przypadku reklamacji odbiorcy okazuje się, że nie ma uzasadnienia — tylko liczba, która kiedyś została przekazana.

Metoda badania nie jest taka sama jak ta, którą ma na myśli rozporządzenie. Dostawca testuje w sposób powszechnie przyjęty w jego własnym sektorze, ale który nie odpowiada metodzie odpowiedniej dla danej grupy produktów zgodnie z artykułem 39. Dane nie są wówczas faktycznie nieprawidłowe, ale nie są porównywalne z tym, czego oczekuje się w pozostałej części łańcucha.

Komponenty różnych dostawców są łączone bez rozróżnienia. W przypadku produktu złożonego z komponentów od wielu stron czasami używa się jednej średniej wartości zamiast wartości dla każdego komponentu. Osoba pracująca dla dostawcy zajmującego się wieloma grupami produktów — lub odwrotnie, wielu dostawców dla tego samego komponentu — napotyka tu na tę sytuację: zobacz również sytuację, w której wielu dostawców dostarcza ten sam komponent.

Dane podwykonawcy nie są oddzielnie weryfikowane. Gdy dostawca sam pracuje z podwykonawcą na rzecz konkretnego komponentu, czasami zakłada się, że dostawca ten dane już zweryfikował. To nie jest oczywiste. W danych, które są pobierane od podwykonawcy należy zwrócić taką samą uwagę na pochodzenie jak w przypadku dostawcy bezpośredniego.

Podczas importu spoza Unii Europejskiej zakłada się, że dane już spełniają europejskie metody. Importer, który sprowadza produkty spoza Unii Europejskiej, czasami otrzymuje wyniki testów opracowane zgodnie z inną normą niż ta obowiązująca w UE. Ma to znaczenie przy imporcie produktów spoza Unii Europejskiej, gdzie pytanie, kto dostarcza jakie dane i na jakiej podstawie, ma dodatkową wagę.

Co możesz udokumentować

Szereg kwestii można ustalić przy stosunkowo ograniczonym wysiłku i czyni to znacznie prostszym wyjaśnienie danego warunku później:

• Dokument źródłowy na dane — raport z badań, raport pomiarowy lub obliczenie będące podstawą podanej wartości, przechowywane osobno dla każdego dostawcy i każdego komponentu.
• Zastosowana metoda badawcza, aby można było później sprawdzić, czy jest zgodna z tym, co jest powszechne w danej grupie produktów.
• Oświadczenie dostawcy o prawidłowości dostarczonych danych, ewentualnie połączone z umową dotyczącą aktualizacji w przypadku zmiany sposobu produkcji.
• Umowy dotyczące dostarczania i uzasadniania danych, zawarte w umowie zakupu. Jak to może wyglądać, opisano w ustaleniu dostarczenia danych paszportu w umowie zakupu.
• Umowa o poufności, w sytuacjach, w których dostawca chce dzielić się danymi źródłowymi tylko na określonych warunkach — patrz oświadczenie o poufności z dostawcą dotyczące danych paszportu.
• Dossier na grupę produktów, zawierające informacje o tym, kto dostarczył jakie dane i kiedy były one ostatnio weryfikowane, aby przy zmianie dostawcy było jasne, które dane muszą być ponownie ocenione — istotne przy zmianie dostawcy podczas użytkowania.

Tego rodzaju dokumentacja nie zapobiega temu, aby dane okazały się kiedyś nieprawidłowe, ale sprawia, że widoczne jest, iż podjęto rozsądny wysiłek, aby tego uniknąć — a to znacznie ułatwia sytuację, gdy dane stają się przedmiotem dyskusji.