Hvordan kontrollerer jeg, om dataene fra min leverandør stemmer?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Demonstrere at data er korrekte

Et produktpas indeholder data, der stammer fra forskellige kilder: fra egen produktion eller fra en leverandør, der leverer en komponent eller et materiale. Artikel 39 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) handler om test-, målerings- og beregningsmetoder, som bruges til at fastslå, om et produkt opfylder kravene. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det i praksis, at det ikke kun er resultatet, der tæller — et tal om vægt, herkomst, andel af genbrugsmateriale eller levetid — men også hvordan tallet er fremkommet. En leverandør, der angiver en procentdel af genbrugsmateriale, bruger en metode til det. Denne metode behøver ikke selv at være beskrevet i passet, men det er noget, der kan spørges om, når et givet tal bliver omtvistet.

Forhindre at tal ser korrekte ud på papiret, men ikke i praksis

Artikel 40 i ESPR handler om at forhindre omgåelse og forringelse af præstationer — situationer, hvor et produkt præsterer anderledes under testbetingelser end ved normal brug. Denne artikel er først og fremmest rettet mod fabrikanter og deres egne produkter, men tanken bag det er relevant for alle, der overtager data fra andre: et tal, der er målt korrekt, kan stadig give et fordrejet billede, hvis målingsforholdene ikke stemmer overens med normal brug. For en virksomhed, der køber komponenter og samler dem til et eget produkt, betyder det, at leverede data ikke kun kontrolleres på "er dette rigtigt", men også på "er dette repræsentativt".

Registrere hvor data stammer fra

Hvad der gennemsyrer begge artikler, er, at sporbarhed spiller en rolle. Et tal, der står i passet, skal kunne spores tilbage til en kilde i praksis: en testrapport, en erklæring fra leverandøren, et certifikat. Dette er ikke et spørgsmål om mistillid til leverandøren, men om egen arkivdannelse. I forbindelse med spørgsmålet hvilke data du skal anmode dine leverandører af produkter om at levere hører der derfor også spørgsmål om, hvordan disse data er dokumenteret — ikke kun hvad der leveres, men også hvad det er dokumenteret med.

Hvor det går galt i praksis

Der er nogle få situationer, som dukker op gentagne gange hos virksomheder, der arbejder med flere leverandører.

Tallet overføres uden kildedokument. En leverandør sender en Excel-fil med materialedata, men ingen underliggende testrapport eller erklæring. Så længe der ikke går noget galt, falder det ikke i øjnene. Ved en kontrol eller ved en klage fra en køber viser det sig, at der ikke er nogen dokumentation — kun et tal, der blev videregivet engang.

Testmetoden er ikke den samme som den, der er forudsat i regelgivningen. En leverandør tester på en måde, der er almindelig i hans egen branche, men som ikke passer sammen med den metode, der er relevant for den pågældende produktgruppe ifølge artikel 39. Tallet er så faktisk ikke forkert, men heller ikke sammenlignelig med det, der forventes andre steder i kæden.

Komponenter fra forskellige leverandører blandes uden sondring. Ved et produkt, der er bygget op af komponenter fra flere parter, bruges der nogle gange ét gennemsnitligt tal i stedet for tal for hver komponent. Hvis du arbejder med en leverandør for flere produktgrupper — eller netop flere leverandører for samme komponent — støder du på dette problem her: se også situationen, hvor flere leverandører leverer samme komponent.

Data fra en underleverandør kontrolleres ikke separat. Når en leverandør selv arbejder med en underleverandør for en specifik komponent, antages det nogle gange, at leverandøren allerede har bekræftet disse data. Det er ikke selvfølgeligt. I forbindelse med de data, der anmodes hos en underleverandør skal der være samme opmærksomhed på herkomst som hos en direkte leverandør.

Ved import fra uden for EU antages det, at dataene allerede opfylder europæiske metoder. En importør, der henter produkter fra uden for Den Europæiske Union, modtager nogle gange testresultater, der er udarbejdet efter en anden standard end det, der er almindeligt i EU. Dette spiller en rolle ved importen af produkter fra uden for Den Europæiske Union, hvor spørgsmålet om hvem, der leverer hvilke data, og på hvilken basis, får ekstra vægt.

Hvad du kan dokumentere

Et antal forhold kan fastlægges med relativt begrænset indsats og gør det bagefter meget lettere at begrunde en given værdi:

• Kildedokumentet pr. gegeven — testrapport, målerapport eller den beregning, der ligger til grund for en angivet værdi, opbevaret særskilt pr. leverandør og pr. komponent.
• Den benyttede testmetode, således at det senere kan kontrolleres, om denne stemmer overens med det, der er almindeligt for produktgruppen.
• En erklæring fra leverandøren om rigtigheden af de leverede data, eventuelt kombineret med en aftale om opdatering hvis en produktionsmetode ændres.
• Kontraktlige aftaler om levering og dokumentation af data, indeholdt i indkøbskontrakten. Hvordan det kan se ud, fremgår af fastsættelse af levering af pasportdata i en indkøbskontrakt.
• En fortrolighedsaftale, for situationer hvor en leverandør kun ønsker at dele underliggende data under visse betingelser — se en fortrolighedserklæring med leverandøren om pasportdata.
• En dossierpak pr. produktgruppe, med angivelse af hvem der har leveret hvilket datum og hvornår det senest blev kontrolleret, således at ved leverandørskift er det klart, hvilke data der skal revurderes på ny — relevant ved skift af leverandør under brug.

Denne type registrering forhindrer ikke, at et datum nogensinde viser sig at være unøjagtigt, men det gør det synligt, at der er ydet en rimelig indsats for at forhindre det — og det sparer betydeligt på det tidspunkt, hvor et datum bliver omtvistet.