Cum verific dacă datele furnizorului meu sunt corecte?

Ce trebuie să faceți concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

Dovedeste că datele sunt corecte

Un pasport de produs conține date care provin din undeva: din propria producție sau de la un furnizor care furnizează o componentă sau un material. Articolul 39 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) se referă la metodele de testare, măsurare și calcul utilizate pentru a determina dacă un produs este conform cu cerințele. Pentru o întreprindere cu 10 la 100 de angajați, în practică, aceasta înseamnă că nu doar rezultatul contează — un număr privind greutatea, originea, procentajul de material reciclat sau durata de viață — ci și modul în care acel număr a fost obținut. Un furnizor care specifică un procent de material reciclat utilizează pentru aceasta o metodă. Acea metodă nu trebuie neapărat să figureze în pasport, dar este ceva la care se poate face cerere în momentul în care un datum este contestat.

Evitarea ca cifrele să fie corecte pe hârtie, dar nu în practică

Articolul 40 din ESPR se referă la evitarea ocolirii și a degradării performanțelor — situații în care un produs se comportă diferit în condiții de testare decât în utilizarea normală. Acest articol este în primul rând adresat producătorilor și produselor lor proprii, dar gândirea din spatele lui este relevantă pentru oricine preia date de la altcineva: un număr care este măsurat corect poate oferi totuși o imagine denaturată dacă condițiile de măsurare nu corespund cu utilizarea normală. Pentru o întreprindere care achiziționează componente și le asamblează într-un produs propriu, aceasta înseamnă că un datum furnizat nu este doar verificat pentru "este aceasta adevărat", ci și pentru "este aceasta reprezentativ".

Înregistrarea sursei unui datum

Ceea ce rezonează în ambele articole este că urmăribilitatea contează. Un datum care figurează în pasport trebuie să poată fi urmărit în practică la o sursă: un raport de testare, o declarație a furnizorului, un certificat. Aceasta nu este o problemă de neîncredere față de furnizor, ci de constituire a propriului dosar. La întrebarea ce date trebuie să solicitați de la furnizorul dvs. de produse se adaugă deci și întrebarea cum sunt acele date justificate — nu doar ce se furnizează, ci și prin ce se demonstrează.

Unde merge rău în practică

Câteva situații revin constant la întreprinderile care lucrează cu mai mulți furnizori.

Cifra este preluată fără document sursă. Un furnizor trimite un fișier Excel cu date de material, dar fără raportul de testare sau declarația subiacentă. Atâta timp cât nu apare nimic rău, aceasta nu se observă. La o inspecție sau la o reclamație a unui cumpărător se dovedește că nu există justificare — doar un număr care a fost transmis cândva.

Metoda de testare nu este aceeași ca cea care se referă în reglementări. Un furnizor testează într-un mod care este obișnuit în propria sa industrie, dar care nu se aliniază la metoda care este relevantă pentru grupa de produse în cauză conform articolului 39. Datumul nu este atunci de fapt incorect, dar nici nu este comparabil cu ceea ce se așteaptă în altă parte din lanț.

Componentele de la diferiți furnizori sunt fuzionate fără distincție. La un produs care este construit din componente de la mai multe părți, uneori se folosește o singură cifră medie în loc de cifre per componentă. Cine lucrează cu un furnizor pentru mai multe grupe de produse — sau tocmai cu mai mulți furnizori pentru aceeași componentă — se confruntă cu aceasta: vezi și situația în care mai mulți furnizori furnizează aceeași componentă.

Datele unui subcontractor nu sunt verificate separat. Atunci când un furnizor lucrează el însuși cu un subcontractor pentru o componentă specifică, uneori se presupune că furnizorul a deja verificat acele date. Aceasta nu este de la sine înteles. La datele care sunt solicitate unui subcontractor se cuvine aceeași atenție pentru origine ca la un furnizor direct.

La importul din afara UE se presupune că datele se conformează deja la metodele europene. Un importator care aduce produse din afara Uniunii Europene primește uneori rezultate de teste elaborate conform unei norme diferite de cea obișnuită în UE. Acest lucru joacă un rol la importul de produse din afara Uniunii Europene, unde întrebarea cine furnizează care date și pe ce bază primește o pondere suplimentară.

Ce puteți documenta

Un număr de aspecte pot fi stabilite cu efort relativ limitat și fac mult mai ușor să se justifice ulterior un anumit date:

• Documentul sursă pe fiecare date — raportul de test, raportul de măsurare sau calculul care stă la baza unei valori specificate, păstrat separat pentru fiecare furnizor și pentru fiecare componentă.
• Metoda de test utilizată, astfel încât să se poată verifica mai târziu dacă aceasta se aliniază cu ceea ce este obișnuit pentru grupa de produse.
• O declarație a furnizorului privind exactitatea datelor furnizate, eventual combinată cu un acord privind actualizarea dacă se schimbă o metodă de producție.
• Acorduri contractuale privind furnizarea și fundamentarea datelor, incluse în contractul de achiziție. Cum ar putea arăta aceasta, este prezentat la stabilirea furnizării datelor de pașaport într-un contract de achiziție.
• Un acord de confidențialitate, pentru situații în care un furnizor dorește să partajeze date subiacente doar în anumite condiții — vezi o declarație de confidențialitate cu furnizorul cu privire la datele pașaportului.
• Un dosar pe grup de produse, care conține cine a furnizat care date și când a fost controlat ultima dată, astfel încât la schimbarea furnizorului să fie clar care date trebuie reevaluate — relevant la schimbarea furnizorului în curs de utilizare.

Acest tip de înregistrare nu împiedică ca un anumit date să se dovedească oricând inexacte, dar face vizibil că s-a depus o inspanare rezonabilă pentru a evita aceasta — și aceasta ajută considerabil în momentul în care un anumit date este pus sub semnul întrebării.