Zmenim dodávateľa, musí sa digitálny produktový pas upraviť

Čo konkrétne musíte urobiť

Čo sa od vás očakáva

Zmena dodávateľa nie je automaticky zmenou pasu, ale vo väčšine prípadov sa zmenia nejaké údaje, ktoré sú v pase. Pas totiž opisuje konkrétny produkt tak, ako sa dostáva na trh, a iný komponent, iný výrobca komponentu alebo iný pôvod môže znamenať, že základné údaje už nie sú správne.

Zistenie, či sa samotný produkt zmení

Prvý krok nie je právny, ale faktický: je produkt, ktorý predávate po zmene, stále rovnaký produkt? Článok 9 ESPR (Nariadenie (EÚ) 2024/1781) spája pas s produktom tak, ako sa dostáva do obehu, vrátane charakteristík, ktoré sú relevantné pre požiadavky delegovaného nariadenia pre príslušnú skupinu produktov. Ak sa zmení materiál, zloženie, krajina pôvodu komponentu alebo vlastnosť, ktorá je v pase, potom v praxi ide o zmenenú informáciu, ktorá sa musí objaviť v pase. Ak produkt zostane funkčne a hmotne identický a zmení sa len strana, ktorá ho dodáva, je väčšia pravdepodobnosť, že existujúce údaje z veľkej časti zostanú — musí sa to však skontrolovať, nie predpokladať.

Získanie nových údajov od nového dodávateľa

Pre podnik s 10 až 100 zamestnancami znamená zmena dodávateľa v praxi prejdenie celým procesom opätovného žiadania údajov, aj keď to u predchádzajúceho dodávateľa už bolo vykonané raz. Článok 38 ESPR stanovuje požiadavky na aktérov v dodávateľskom reťazci na poskytovanie informácií potrebných pre pas, ale to neznamená, že každý dodávateľ dodáva rovnaké údaje rovnakým spôsobom. Ktoré údaje to presne sú a v akej forme, je popísané v ktoré údaje si mám od svojho dodávateľa produktov vyžiadaťČím sa pri zmene vyplatí túto otázku znova položiť od nuly, aj keď nový komponent vyzerá ako starý.

Kontrola správnosti nových údajov

Nové údaje od nového dodávateľa nie sú automaticky spoľahlivejšie alebo menej spoľahlivé ako staré. Musia sa ale skontrolovať rovnakým spôsobom predtým, ako skončia v pase. Ako sa táto kontrola v praxi usporiadava, je opísané v ako si overím, či sú údaje od môjho dodávateľa správne. Pri zmene dodávateľa je vhodný čas skontrolovať, či nový dodávateľ dodáva rovnaké časti, materiály a vlastnosti, ako sú popísané v špecifikácii, ktorá bola požadovaná od starého dodávateľa, alebo či existujú vzájomné rozdiely, ktoré nie sú hneď viditeľné.

Zaznamenajte, čo bolo zmenené a kedy

Článok 10 ESPR stanovuje požiadavky na správu a aktuálnosť informácií v digitálnom produktovom pase. To priamo súvisí so zmenou dodávateľa: ak pas po zmene nezodpovedá dodaným produktom, vzniká rozdiel medzi tým, čo pas hovorí, a tým, čo sa v produkte skutočne nachádza. Pre podnik to znamená, že zmena dodávateľa je moment zaznamenania — nie len "prešli sme na dodávateľa B", ale aj kedy sa to stalo, pre ktoré produkty alebo série produktov a ktoré údaje boli v dôsledku toho upravené.

Dovozcovia s ďalším dôležitým poznámkami

Kto dovážajú produkty z mimo EU a menia dodávateľa, čelí ďalšej vrstve. Článok 29 ESPR popisuje povinnosti dovozcov, vrátane overenia, či výrobca zostavil požadované informácie a pas. Ak sa zmení dodávateľ z mimo EU, často sa zmení aj to, kto v tomto reťazci pôsobí ako výrobca, a tým pádom kto je zodpovedný za pas. Čo to znamená v praxi, je vysvetlené v čo znamená produktový pas, ak dovážam produkty spoza EÚ.

Kde sa v praxi vyskytujú chyby

Čiastočná situácia je, keď podnik nahradí dodávateľa za úplne rovnakú súčasť, predpokladá, že sa nič nezmení, a ponechá pas nezmenený — kým nový dodávateľ používa o niečo inú zloženie alebo iný pôvod.

Iná situácia vzniká, keď nový dodávateľ neposkytne požadované údaje včas alebo nie úplne, čo spôsobuje, že pas zostáva na zastaraných informáciách, kým sa produkt už fakticky zmenil.

Tiež problematické: podnik zmení dodávateľa jednej súčasti v zloženom produkte, ale zabudne, že táto súčasť patrí pod inú skupinu produktov ako zvyšok — situácia, ktorá je spracovaná v môj dodávateľ dodáva súčasti z rôznych skupín produktov — ako sa na to poberiem.

Ďalej sa stáva, že podnik počas prechodu dočasne pracuje s dvoma dodávateľmi — starý na dodávky existujúcich zásob, nový na novú výrobu — bez jasnosti, ktorý pas patrí ktorej dávke.

Nakoniec sa to pokazí, keď sa dohody so starým dodávateľom o dodávaní údajov mlčky zrušia pri zmene bez toho, aby sa s novým dodávateľom dojednali podobné dohody.

Čo môžete zaznamenať

• Prehľad produktov alebo sérií produktov, ktoré boli dotknuté zmenou dodávateľa, s dátumom zmeny.
• Špecifikácia, ktorá bola predložená novému dodávateľovi, a či sa odlišuje od špecifikácie, ktorá platila pre starého dodávateľa.
• Nové údaje, ktoré boli prijaté, vrátane spôsobu, ako boli skontrolované na správnosť.
• Zmluvné dohody s novým dodávateľom týkajúce sa ďalšieho dodávania údajov, ako je popísané v ako si zakotvím poskytovanie údajov pasu vo svojej nákupnej zmluve.
• Poznámka o prípadnom období prekrytia, počas ktorého sú produkty starého a nového dodávateľa súčasne v obehu, s prepojením, ktorý pas patrí ktorej dávke.
• Ak je to vhodné: dohoda o mlčanlivosti s novým dodávateľom týkajúca sa údajov, ktoré sú zdieľané pre pas, pozri Môžem si od svojho dodávateľa vyžiadať vyhlásenie o mlčanlivosti týkajúce sa údajov pasu.