cambio fornitore, il passaporto del prodotto deve essere adattato

Sì, se l'altro fornitore fornisce componenti o dati diversi

Un cambio di fornitore richiede di verificare il passaporto e spesso di adattarlo. Il passaporto del prodotto descrive un prodotto specifico con caratteristiche specifiche: materiali, origine, composizione e i dati correlati. Se da un nuovo fornitore arriva un componente con una composizione diversa, un materiale diverso o un'origine diversa, le informazioni nel passaporto esistente non corrispondono più a ciò che effettivamente si trova nel prodotto. Se il nuovo fornitore fornisce esattamente lo stesso componente con esattamente le stesse specifiche, allora il prodotto non cambia in modo sostanziale — ma deve essere proprio così, non solo "comparabile" o "equivalente".

Per chi si applica e per quale cambio non si applica

Questo riguarda ogni fabbricante o importatore che si rifornisce di un componente, materia prima o modulo da un fornitore diverso da quello precedente e che incorpora tale componente in un prodotto per il quale è obbligatorio un passaporto del prodotto digitale. Non si applica solo a un completo passaggio a un altro fornitore, ma anche quando lo stesso fornitore inizia a fornire un tipo diverso di componente o un componente da uno stabilimento diverso. La distinzione si basa sulla domanda se il prodotto stesso cambia, non su chi invia la fattura. Un cambio di fornitore che è puramente amministrativo — stesse specifiche, stessa origine, solo un nome diverso sulla fattura — non riguarda il contenuto del passaporto. Se il fornitore cambia durante il processo di produzione per lotto, la distinzione tra "ancora le stesse specifiche" e "comunque qualcosa di diverso" è qualcosa da monitorare attentamente, proprio perché tale differenza può sembrare piccola a prima vista.

Chi utilizza contemporaneamente componenti di fornitori diversi per un prodotto riconosce una questione comparabile: utilizzo più fornitori per lo stesso componente, come funziona il passaporto illustra come ciò si relaziona a un passaporto per prodotto.

Da quando diventa rilevante e cosa si applica fino a quel momento

Questa domanda diventa attuale non appena il passaporto del prodotto digitale è obbligatorio per il gruppo di prodotti in questione — la data varia a seconda del gruppo di prodotti ed è fissata per ciascun gruppo di prodotti tramite un atto delegato. Per i prodotti già soggetti a un obbligo, la diligenza nel cambio di fornitore si applica dal momento in cui il cambio avviene: il passaporto deve riflettere la situazione attuale del prodotto, non la situazione al momento della compilazione originale del passaporto. Per i prodotti per i quali l'obbligo non è ancora entrato in vigore, un cambio di fornitore è soprattutto qualcosa da registrare e documentare, in modo che quando il passaporto diventa obbligatorio, sia chiaro quali dati appartengono a quale versione del prodotto. Quali gruppi di prodotti toccano e quando è descritto su quando diventa obbligatorio il passaporto digitale dei prodotti per i prodotti.

Come affrontarlo nella pratica

Prima rispondere alla domanda se il nuovo componente è identico al vecchio, nei punti specificati nel passaporto — materiale, composizione, origine e eventuali certificazioni legate a uno specifico stabilimento o processo. Se la risposta è no, il passo successivo è chiedere al nuovo fornitore gli stessi dati che sono stati richiesti in precedenza, in modo che il passaporto possa essere aggiornato con le informazioni corrette e attuali. I dati esatti dipendono dal gruppo di prodotti e dal componente e sono descritti su quali dati devo richiedere al mio fornitore di prodotti. Se questi dati non arrivano da soli o se il nuovo fornitore rimane vago su origine o composizione, allora il mio fornitore non fornisce i dati — cosa posso fare offre un approccio per affrontare ulteriormente la questione.

Successivamente, è consigliabile non semplicemente accettare i dati ricevuti, ma verificarli rispetto a ciò che effettivamente si trova nel prodotto — un controllo che rimane utile anche in una relazione di fornitura duratura e fidata e per il quale come controllo se i dati del mio fornitore sono corretti un presupposto fornisce. Chi desidera fissare questo approccio per il futuro, affinché un successivo cambio di fornitore non richieda di improvvisare di nuovo, può includere la fornitura di dati nel contratto d'acquisto con il nuovo fornitore; come faccio a fissare la fornitura dei dati del passaporto nel mio contratto d'acquisto descrive come potrebbe apparire. Se il cambio riguarda un fornitore esterno all'UE, si aggiunge il ruolo di importatore, con una propria responsabilità per l'esattezza dei dati — vedi cosa significa il passaporto dei prodotti se importo prodotti da al di fuori dell'Unione europea.

Dove si trova: articolo 9, 10, 29 e 38 dell'ESPR

L'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) definisce il passaporto digitale del prodotto come collegamento tra un prodotto e i dati ad esso associati; se il prodotto cambia — ad esempio a causa di un componente diverso — cambiano anche le informazioni che il passaporto dovrebbe rappresentare correttamente. L'articolo 10 dell'ESPR descrive i requisiti cui il passaporto deve conformarsi, compreso il fatto che le informazioni rispecchino le caratteristiche del prodotto specifico. L'articolo 29 dell'ESPR disciplina gli obblighi degli importatori, il che è rilevante non appena il nuovo fornitore si trova al di fuori dell'UE. L'articolo 38 dell'ESPR riguarda i requisiti per gli operatori della catena di approvvigionamento e tocca direttamente la situazione in cui un anello di quella catena — il fornitore — viene sostituito.

Chi attualmente si trova di fronte a questa questione farebbe bene a stabilire prima se la nuova componente è davvero identica a quella vecchia nei punti descritti dal passaporto, e se no, a richiedere i dati necessari al nuovo fornitore prima che il prodotto prosegua nella catena.

Su cosa si basa

Il regolamento stesso è disponibile su EUR-Lex. Forniamo riferimenti per ogni affermazione; non dovete crederci sulla parola.

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Un cambio di fornitore non è automaticamente un cambio di passaporto, ma nella maggior parte dei casi cambia qualcosa nei dati contenuti nel passaporto. Il passaporto descrive infatti il prodotto specifico così come immesso sul mercato, e un componente diverso, un diverso produttore di un componente o un'origine diversa possono significare che i dati sottostanti non sono più corretti.

Verificare se il prodotto stesso cambia

Il primo passo non è legale ma pratico: il prodotto che vende dopo il cambio è ancora lo stesso prodotto? L'articolo 9 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) collega il passaporto al prodotto immesso sul mercato, incluse le caratteristiche rilevanti per i requisiti del regolamento delegato del gruppo di prodotti in questione. Se cambia un materiale, una composizione, un paese di origine di una componente, o una caratteristica indicata nel passaporto, nella pratica si tratta di informazioni modificate che devono essere riportate nel passaporto. Se il prodotto rimane funzionalmente e materialmente identico e solo la parte che lo fornisce cambia, è più probabile che i dati esistenti rimangono in gran parte intatti — ma deve essere verificato, non presunto.

Acquisire nuovi dati dal nuovo fornitore

Per un'azienda con 10-100 dipendenti, un cambio di fornitore nella pratica significa ripercorrere l'intero processo di richiesta dei dati, anche se è stato già fatto una volta con il fornitore precedente. L'articolo 38 dell'ESPR pone requisiti agli operatori della catena di approvvigionamento per la fornitura delle informazioni necessarie per il passaporto, ma questo non significa che ogni fornitore fornisca gli stessi dati nello stesso modo. Quali dati esattamente e in quale forma, è descritto presso quali dati devo richiedere al mio fornitore di prodottiquando cambia il fornitore è consigliabile riporre questa domanda da zero, anche se la nuova componente assomiglia a quella vecchia.

Verificare se i nuovi dati sono corretti

I nuovi dati da un nuovo fornitore non sono automaticamente più affidabili o meno affidabili di quelli vecchi. Devono comunque essere verificati allo stesso modo prima di finire nel passaporto. Come questo controllo viene organizzato nella pratica è descritto presso come controllo se i dati del mio fornitore sono corretti. In caso di cambio, questo è un buon momento per verificare se il nuovo fornitore fornisce gli stessi componenti, materiali e proprietà descritti nella specifica richiesta al vecchio fornitore, o se ci sono differenze che non saltano immediatamente all'occhio.

Documentare ciò che è stato modificato e quando

L'articolo 10 dell'ESPR pone requisiti per la gestione e l'attualità delle informazioni nel passaporto digitale del prodotto. Questo incide direttamente su un cambio di fornitore: se il passaporto dopo il cambio non corrisponde più al prodotto fornito, nasce una discrepanza tra ciò che il passaporto dice e ciò che effettivamente si trova nel prodotto. Per un'azienda, ciò significa che il cambio è un momento di documentazione — non solo "siamo passati al fornitore B", ma anche quando è accaduto, per quali prodotti o serie di prodotti, e quali dati sono stati di conseguenza adattati.

Importatori con un punto di attenzione aggiuntivo

Chi importa prodotti da fuori dell'UE e cambia fornitore, deve affrontare un livello aggiuntivo di complessità. L'articolo 29 dell'ESPR descrive gli obblighi degli importatori, incluso il controllo che il fabbricante abbia compilato le informazioni richieste e il passaporto. Se cambia il fornitore da fuori dell'UE, spesso cambia anche chi nella catena agisce come fabbricante, e di conseguenza chi è responsabile del passaporto. Ciò che questo significa nella pratica è illustrato in cosa significa il passaporto del prodotto se importo prodotti da fuori dell'UE.

Dove le cose vanno male in pratica

Una situazione frequente è che un'azienda sostituisca un fornitore con lo stesso componente esatto, presuma che nulla cambi, e lasci il passaporto inalterato — mentre il nuovo fornitore utilizza una composizione leggermente diversa o un diverso paese di origine.

Un'altra situazione si presenta quando il nuovo fornitore non fornisce i dati richiesti in tempo o in modo completo, facendo sì che il passaporto rimanga temporaneamente su informazioni obsolete mentre il prodotto è già stato effettivamente cambiato.

Altrettanto problematico: un'azienda cambia fornitore per un componente all'interno di un prodotto composto, ma dimentica che questo componente rientra in un diverso gruppo di prodotti rispetto al resto — una situazione che viene trattata in il mio fornitore fornisce componenti da diverse categorie di prodotti — come mi comporto.

Inoltre accade che un'azienda lavori temporaneamente con due fornitori durante la transizione — il vecchio per lo smaltimento delle scorte esistenti, il nuovo per la nuova produzione — senza che sia chiaro quale passaporto appartenga a quale lotto.

Infine, le cose vanno male quando gli accordi con il vecchio fornitore sulla fornitura di dati cessano tacitamente al momento del cambio, senza che con il nuovo fornitore siano stati stipulati accordi comparabili.

Cosa potete documentare

Un elenco dei prodotti o delle serie di prodotti interessati dal cambio di fornitore, con la data del cambio.
La specifica presentata al nuovo fornitore, e se differisce da quella che valeva per il vecchio fornitore.
I nuovi dati ricevuti, incluso il modo in cui sono stati controllati per verificarne l'esattezza.
Accordi contrattuali con il nuovo fornitore sulla continua fornitura di dati, come descritto in come faccio a fissare la fornitura dei dati del passaporto nel mio contratto d'acquisto.
Una nota su eventuali periodi di sovrapposizione in cui prodotti del vecchio e del nuovo fornitore sono contemporaneamente in circolazione, con un collegamento di quale passaporto appartiene a quale lotto.
Se applicabile: un accordo di riservatezza con il nuovo fornitore riguardante i dati condivisi per il passaporto, vedi posso richiedere una dichiarazione di riservatezza al mio fornitore sui dati del passaporto.

Questo non è un parere legale. Questa pagina fornisce informazioni generali sulla normativa di cui si occupa questa piattaforma. Non conosciamo la vostra situazione. In caso di dubbi sulla vostra situazione specifica, consultate un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.

Scritto con AI basato sulle fonti di cui sopra, controllato da una persona il 2026-09-05. C'è qualcosa che non va? Fatemelo sapere — le correzioni hanno priorità.