jeg skifter leverandør – skal produktpasset tilpasses

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Et leverandørskift er ikke automatisk et pasportskift, men i de fleste tilfælde ændrer der sig noget i de data, som pasportet indeholder. Pasportet beskriver nemlig det specifikke produkt, således som det bringes på markedet, og en anden del, en anden fabrikant af en komponent eller en anden oprindelse kan betyde, at de underliggende data ikke længere er korrekte.

Kontroller, om selve produktet ændrer sig

Det første skridt er ikke juridisk, men faktisk: er det produkt, du sælger efter skiftet, stadig det samme produkt? Artikel 9 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) forbinder pasportet med produktet, således som det handles, herunder de karakteristika, der er relevante for kravene i den delegerede forordning for den pågældende produktgruppe. Hvis der ændrer sig et materiale, en sammensætning, et lands herkomst for en del, eller en egenskab, som er angivet i pasportet, er der i praksis tale om ændrede oplysninger, som skal afspejles i pasportet. Hvis produktet forbliver funktionelt og materialement identisk, og kun den part, der leverer det, ændrer sig, er chancen større for, at de eksisterende data stort set holder — men det skal kontrolleres, ikke antages.

Hent nye data fra den nye leverandør

For en virksomhed på 10 til 100 medarbejdere betyder et leverandørskift i praksis, at hele processen med at anmode om data skal gennemløbes igen, selv hvis det allerede er gjort hos den tidligere leverandør. Artikel 38 i ESPR stiller krav til aktører i forsyningskæden vedrørende levering af oplysninger, der er nødvendige for pasportet, men det betyder ikke, at hver leverandør leverer de samme data på samme måde. Præcis hvilke data, det drejer sig om, og i hvilken form, er beskrevet hos hvilke data skal jeg anmode min produktleverandør om. Ved et skift er det fornuftigt at stille dette spørgsmål forfra, selv hvis den nye del ligner den gamle.

Kontroller, at de nye data er korrekte

Nye data fra en ny leverandør er ikke automatisk mere eller mindre pålidelige end de gamle. De skal gennemgås på samme måde, før de landet i pasportet. Hvordan denne kontrol praktisk organiseres, fremgår af hvordan kontrollerer jeg, om dataene fra min leverandør er korrekte. Ved en leverandørskifte er dette et godt tidspunkt til at kontrollere, om den nye leverandør leverer de samme komponenter, materialer og egenskaber som beskrevet i specifikationen, der blev stillet til den gamle leverandør, eller om der er indbyrdes forskelle, der ikke straks falder i øjnene.

Dokumenter hvad der er ændret, og hvornår

Artikel 10 i ESPR stiller krav til forvaltning og aktualitet af oplysninger i det digitale produktpas. Det berører direkte et leverandørskifte: hvis passet efter skiftet ikke længere stemmer overens med det leverede produkt, opstår der en forskel mellem hvad passet siger, og hvad der faktisk sidder i produktet. For en virksomhed betyder det, at skiftet er et dokumentationsmoment — ikke kun "vi er skiftet til leverandør B", men også hvornår det skete, for hvilke produkter eller produktserier, og hvilke data der som følge heraf blev justeret.

Importører med et ekstra opmærksomhedspunkt

Hvis man importerer produkter fra uden for EU og skifter leverandør, skal man forholde sig til endnu et lag. Artikel 29 i ESPR beskriver leverandørers forpligtelser, herunder at kontrollere, om producenten har udarbejdet de nødvendige oplysninger og passet. Skifter leverandøren uden for EU, ændres det ofte også, hvem i kæden der optræder som producent, og dermed hvem der er ansvarlig for passet. Hvad det betyder i praksis, er beskrevet under hvad betyder produktpasset, når jeg importerer produkter fra uden for EU.

Hvor det går galt i praksis

En hyppig situation er, at en virksomhed erstatter en leverandør med nøjagtigt samme komponent, antager at intet ændrer sig, og lader passet være uændret — mens den nye leverandør anvender en lidt anderledes sammensætning eller et andet oprindelsesland.

En anden situation opstår, når den nye leverandør ikke leverer de ønskede data til tiden eller ikke fuldstændigt, hvorfor passet midlertidigt bliver ved med at indeholde forældede oplysninger, mens produktet faktisk allerede er skiftet.

Også vanskeligt: en virksomhed skifter leverandør for én komponent inden for et sammensat produkt, men glemmer at denne komponent falder under en anden produktgruppe end resten — en situation, som behandles under min leverandør leverer komponenter fra forskellige produktgrupper — hvordan griber jeg det an.

Desuden forekommer det, at en virksomhed midlertidigt arbejder med to leverandører under overgangen — den gamle til levering af eksisterende lager, den nye til ny produktion — uden at det er klart, hvilket pas der tilhører hvilken batch.

Endelig går det galt, når aftaler med den gamle leverandør om datalevering stiltiende falder væk ved skiftet, uden at der med den nye leverandør er truffet tilsvarende aftaler.

Hvad du kan dokumentere

• Et overblik over hvilke produkter eller produktserier, der er berørt af leverandørskiftet, med datoen for skiftet.
• Den specifikation, der blev forelagt den nye leverandør, og om denne afviger fra den specifikation, der gjaldt for den gamle leverandør.
• De nye data, der er modtaget, herunder måden, hvorpå disse er blevet kontrolleret for rigtighed.
• Kontraktlige aftaler med den nye leverandør om fortsat levering af data, som beskrevet under hvordan fastlægger jeg leveringen af pasportdata i min indkøbskontrakt.
• En note om eventuel overlapningsperiode, hvor produkter fra både den gamle og den nye leverandør samtidigt er i omløb, med en kobling af hvilket pas der tilhører hvilken batch.
• Såfremt relevant: en fortrolighedsaftale med den nye leverandør om de data, der deles for passet, se kan jeg bede min leverandør om en fortrolighedserklæring vedrørende pasoplysninger.