ich wechsele den Lieferanten, muss das Produktpass dann angepasst werden

Ja, wenn der andere Lieferant andere Teile oder Daten liefert

Ein Lieferantenwechsel erfordert eine Überprüfung des Produktpasses und häufig eine Anpassung. Das Produktpass beschreibt ein spezifisches Produkt mit spezifischen Merkmalen: Materialien, Herkunft, Zusammensetzung und die dazugehörigen Daten. Liefert ein neuer Lieferant ein Teil mit anderer Zusammensetzung, anderem Material oder anderer Herkunft, stimmt die Information im bestehenden Produktpass nicht mehr mit dem überein, was sich tatsächlich im Produkt befindet. Liefert der neue Lieferant das exakt gleiche Teil mit exakt gleichen Spezifikationen, ändert sich inhaltlich nichts am Produkt — aber das muss dann auch wirklich so sein, und nicht nur "vergleichbar" oder "gleichwertig".

Für wen dies gilt und für welchen Wechsel nicht

Dies gilt für jeden Hersteller oder Importeur, der ein Teil, einen Rohstoff oder ein Modul von einer anderen Partei bezieht als bisher und dieses Teil in ein Produkt verarbeitet, für das ein digitales Produktpass verpflichtend ist. Es gilt nicht nur bei einem vollständigen Wechsel zu einem anderen Lieferanten, sondern auch wenn derselbe Lieferant einen anderen Typ eines Teils liefert oder ein Teil aus einer anderen Fabrik. Die Abgrenzung liegt bei der Frage, ob sich das Produkt selbst verändert, nicht bei der Frage, wer die Rechnung ausstellt. Ein Lieferantenwechsel, der rein verwaltungstechnisch ist — gleiche Spezifikationen, gleiche Herkunft, nur ein anderer Name auf der Rechnung — berührt den Inhalt des Produktpasses grundsätzlich nicht. Wechselt der Lieferant im laufenden Produktionsprozess pro Charge, ist die Unterscheidung zwischen "noch gleiche Spezifikationen" und "doch etwas anderes" etwas, bei dem scharf zu prüfen ist, gerade weil dieser Unterschied auf den ersten Blick gering erscheinen kann.

Wer für ein Produkt Teile von verschiedenen Lieferanten gleichzeitig verwendet, erkennt eine vergleichbare Frage: ich verwende mehrere Lieferanten für dasselbe Ersatzteil, wie funktioniert der Pass dann erläutert, wie sich dies zu einem Produktpass pro Produkt verhält.

Ab wann dies relevant wird und was bis dahin gilt

Diese Frage wird aktuell, sobald das digitale Produktpass für die betreffende Produktgruppe verpflichtend ist — das Datum dafür unterscheidet sich je Produktgruppe und wird je Produktgruppe in einem delegierten Rechtsakt festgelegt. Für Produkte, die bereits einer Verpflichtung unterliegen, gilt die Sorgfalt bei einem Lieferantenwechsel ab dem Zeitpunkt, in dem der Wechsel erfolgt: Das Produktpass muss den aktuellen Zustand des Produkts widerspiegeln, nicht den Zustand zum Zeitpunkt der Erstellung des Produktpasses. Für Produkte, für die die Verpflichtung noch nicht in Kraft getreten ist, ist ein Lieferantenwechsel vorerst vor allem etwas, das festgehalten und dokumentiert werden sollte, um zum Zeitpunkt, in dem das Produktpass verpflichtend wird, klar zu sein, welche Daten zu welcher Version des Produkts gehören. Welche Produktgruppen wann an der Reihe sind, ist beschrieben auf wann wird der Produktpass für Produkte verpflichtend.

Wie dies in der Praxis vorzugehen ist

Zunächst die Frage beantworten, ob das neue Teil mit dem alten identisch ist, in den Punkten, die im Produktpass aufgeführt sind — Material, Zusammensetzung, Herkunft und etwaige Zertifizierungen, die an eine spezifische Fabrik oder einen spezifischen Prozess gebunden sind. Ist die Antwort nein, ist der nächste Schritt, den neuen Lieferanten zu bitten, um die gleiche Art von Daten zu liefern, die zuvor auch angefordert wurden, damit das Produktpass mit den richtigen, aktuellen Informationen aktualisiert werden kann. Welche Daten das genau sind, hängt von der Produktgruppe und dem Teil ab und ist beschrieben auf welche Daten muss ich bei meinem Lieferanten von Produkten anfordern. Kommen diese Daten nicht von selbst oder bleibt der neue Lieferant vage über Herkunft oder Zusammensetzung, bietet mein Lieferant liefert die Daten nicht — was kann ich tun einen Ansatz, um das weiterzubringen.

Danach ist es ratsam, die erhaltenen Daten nicht einfach zu übernehmen, sondern gegen das zu überprüfen, was tatsächlich im Produkt ist — eine Überprüfung, die auch bei einer langfristigen, vertrauenswürdigen Lieferantenbeziehung sinnvoll bleibt und wofür wie überprüfe ich, ob die daten meines lieferanten korrekt sind ein Ausgangspunkt bietet. Wer diesen Ansatz für die Zukunft festlegen möchte, damit ein nächster Lieferantenwechsel nicht erneut Improvisation erfordert, kann die Bereitstellung von Daten in den Einkaufsvertrag mit dem neuen Lieferanten aufnehmen; wie halte ich die Bereitstellung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag fest beschreibt, wie das aussehen kann. Betrifft der Wechsel einen Lieferanten außerhalb der EU, kommt hinzu die Rolle des Importeurs, mit einer eigenen Verantwortung für die Richtigkeit der Daten — siehe was bedeutet das Produktpass, wenn ich Produkte von außerhalb der Europäischen Union importiere.

Wo das steht: Artikel 9, 10, 29 und 38 der ESPR

Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschreibt das digitale Produktpassheft als Verbindung zwischen einem Produkt und den dazugehörigen Daten; ändert sich das Produkt — beispielsweise durch ein anderes Bauteil — ändert sich damit auch, was das Passheft korrekt darstellen sollte. Artikel 10 der ESPR beschreibt die Anforderungen, denen das Passheft entsprechen muss, einschließlich dass die Informationen die Merkmale des spezifischen Produkts widerspiegeln. Artikel 29 der ESPR regelt die Verpflichtungen von Importeuren, was relevant ist, sobald der neue Lieferant außerhalb der EU ansässig ist. Artikel 38 der ESPR befasst sich mit den Anforderungen für Akteure in der Lieferkette und berührt damit direkt die Situation, in der ein Glied dieser Kette — der Lieferant — ersetzt wird.

Wer sich dieser Frage zur Zeit gegenübersieht, täte gut daran, zunächst festzustellen, ob das neue Bauteil wirklich dem alten entspricht bei den Punkten, die das Passheft beschreibt, und andernfalls die erforderlichen Daten bei dem neuen Lieferanten anzufordern, bevor das Produkt die Kette weiter durchläuft.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Lieferantenwechsel ist nicht automatisch ein Passhefte-Wechsel, aber in den meisten Fällen ändert sich etwas an den Daten, die im Passheft stehen. Das Passheft beschreibt nämlich das spezifische Produkt, wie es auf den Markt gebracht wird, und ein anderes Bauteil, ein anderer Hersteller eines Bauelements oder ein anderer Ursprung kann bedeuten, dass die zugrunde liegenden Daten nicht mehr stimmen.

Überprüfen, ob sich das Produkt selbst ändert

Der erste Schritt ist nicht rechtlicher, sondern tatsächlicher Natur: Ist das Produkt, das Sie nach dem Wechsel verkaufen, noch dasselbe Produkt? Artikel 9 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) verknüpft das Produktpass mit dem Produkt, wie es in den Handel gebracht wird, einschließlich der Merkmale, die für die Anforderungen der delegierten Verordnung der betreffenden Produktgruppe relevant sind. Ändert sich ein Material, eine Zusammensetzung, ein Herkunftsland einer Komponente oder eine im Produktpass aufgeführte Eigenschaft, dann handelt es sich in der Praxis um geänderte Informationen, die im Produktpass berücksichtigt werden müssen. Bleibt das Produkt funktional und materiell identisch und ändert sich nur der Lieferant, dann ist die Wahrscheinlichkeit größer, dass die vorhandenen Daten größtenteils bestehen bleiben — aber das muss überprüft werden, nicht vorausgesetzt.

Neue Daten vom neuen Lieferanten abrufen

Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet ein Lieferantenwechsel in der Praxis, dass das gesamte Verfahren zur Datenanforderung erneut durchlaufen wird, auch wenn dies beim vorherigen Lieferanten bereits einmal geschehen ist. Artikel 38 der ESPR stellt Anforderungen an Akteure in der Lieferkette bezüglich der Bereitstellung von Informationen, die für das Produktpass erforderlich sind, aber das bedeutet nicht, dass jeder Lieferant dieselben Daten auf dieselbe Weise bereitstellt. Welche Daten genau erforderlich sind und in welcher Form, wird beschrieben bei welche Daten muss ich bei meinem Lieferanten von Produkten anfordern. Bei einem Wechsel ist es ratsam, diese Frage neu von vorne zu stellen, auch wenn die neue Komponente der alten ähnelt.

Überprüfen, ob die neuen Daten korrekt sind

Neue Daten von einem neuen Lieferanten sind nicht automatisch zuverlässiger oder weniger zuverlässig als die alten. Sie müssen vor der Aufnahme in das Produktpass auf dieselbe Weise überprüft werden. Wie diese Kontrolle in der Praxis durchgeführt wird, wird beschrieben bei wie überprüfe ich, ob die daten meines lieferanten korrekt sind. Bei einem Wechsel ist dies ein guter Moment, um zu überprüfen, ob der neue Lieferant dieselben Teile, Materialien und Eigenschaften liefert, wie in der Spezifikation beschrieben, die dem alten Lieferanten angefordert wurde, oder ob es Unterschiede gibt, die nicht sofort auffallen.

Dokumentieren Sie, was geändert wurde und wann

Artikel 10 der ESPR stellt Anforderungen an die Verwaltung und Aktualität der Informationen im digitalen Produktpass. Dies betrifft direkt einen Lieferantenwechsel: Wenn der Pass nach dem Wechsel nicht mehr mit dem gelieferten Produkt übereinstimmt, entsteht ein Unterschied zwischen dem, was der Pass aussagt, und dem, was tatsächlich im Produkt enthalten ist. Für ein Unternehmen bedeutet dies, dass der Wechsel ein Dokumentationszeitpunkt ist — nicht nur "wir sind zu Lieferant B übergegangen", sondern auch wann dies geschah, für welche Produkte oder Produktserien und welche Daten dadurch angepasst wurden.

Importeure mit einem zusätzlichen Schwerpunkt

Wer Produkte von außerhalb der EU einführt und den Lieferanten wechselt, hat es mit einer zusätzlichen Ebene zu tun. Artikel 29 der ESPR beschreibt Verpflichtungen für Importeure, einschließlich der Überprüfung, ob der Hersteller die erforderlichen Informationen und den Pass bereitgestellt hat. Wechselt der Lieferant von außerhalb der EU, ändert sich häufig auch, wer in dieser Kette als Hersteller auftritt, und damit, wer für den Pass verantwortlich ist. Was dies in der Praxis bedeutet, wird dargelegt bei was bedeutet der Produktpass, wenn ich Produkte von außerhalb der EU importiere.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine häufige Situation ist, dass ein Unternehmen einen Lieferanten durch ein identisches Teil ersetzt, davon ausgeht, dass sich nichts ändert, und den Pass unverändert lässt — während der neue Lieferant eine leicht andere Zusammensetzung oder ein anderes Herkunftsland verwendet.

Eine andere Situation entsteht, wenn der neue Lieferant die angeforderten Daten nicht rechtzeitig oder nicht vollständig liefert, wodurch der Pass vorübergehend auf veralteten Informationen steht, während das Produkt tatsächlich bereits gewechselt hat.

Auch schwierig: Ein Unternehmen wechselt den Lieferanten für ein Teil innerhalb eines zusammengesetzten Produkts, vergisst aber, dass dieses Teil unter eine andere Produktgruppe fällt als der Rest — eine Situation, die bei mein Lieferant liefert Teile aus verschiedenen Produktgruppen — wie gehe ich damit um.

Darüber hinaus kommt es vor, dass ein Unternehmen während des Übergangs vorübergehend mit zwei Lieferanten arbeitet — der alte für die Lieferung bestehender Bestände, der neue für neue Produktion — ohne dass klar ist, welcher Pass zu welcher Charge gehört.

Schließlich geht es schief, wenn die Vereinbarungen mit dem alten Lieferanten über die Datenlieferung bei dem Wechsel stillschweigend verfallen, ohne dass mit dem neuen Lieferanten vergleichbare Vereinbarungen getroffen werden.

Was Sie dokumentieren können

Eine Übersicht, welche Produkte oder Produktserien durch den Lieferantenwechsel betroffen sind, mit dem Datum des Wechsels.
Die Spezifikation, die dem neuen Lieferanten vorgelegt wurde, und ob diese von der Spezifikation abweicht, die für den alten Lieferanten galt.
Die neuen Daten, die eingegangen sind, einschließlich der Art und Weise, wie diese auf Richtigkeit überprüft wurden.
Vertragliche Vereinbarungen mit dem neuen Lieferanten über die fortgesetzte Lieferung von Daten, wie unter wie halte ich die Bereitstellung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag fest.
Eine Anmerkung über eventuell überlappende Zeiträume, in denen Produkte des alten und des neuen Lieferanten gleichzeitig im Umlauf sind, mit einer Zuordnung, welcher Pass zu welcher Charge gehört.
Gegebenenfalls: eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit dem neuen Lieferanten über die Daten, die für den Pass gemeinsam genutzt werden, siehe kann ich von meinem Lieferanten eine Geheimhaltungserklärung über Passdaten verlangen.

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