vaihdoin toimittajaa – pitääkö tuotepassia muuttaa

Mitä sinun on konkreettisesti tehtävä

Mitä sinulta odotetaan

Toimittajan vaihdos ei ole automaattisesti passin vaihdos, mutta useimmissa tapauksissa jokin tieto, joka passissa on, muuttuu. Passi kuvaa nimittäin juuri sitä tuotetta, kuten se markkinoille tuodaan, ja eri komponentti, komponentin eri valmistaja tai eri alkuperä voi tarkoittaa, että taustalla olevat tiedot eivät enää ole oikein.

Tarkista, muuttuuko tuote itse

Ensimmäinen vaihe ei ole juridinen vaan tosiasiallinen: onko tuote, jonka myyt vaihdon jälkeen, vielä sama tuote? Verordeksi (EU) 2024/1781:n (ESPR) 9 artikla kytkee passin tuotteeseen sellaisena kuin se on kaupankäynnissä, mukaan lukien ominaisuudet, jotka ovat relevantteja kyseisen tuoteryhmän delegoidun asetuksen vaatimusten kannalta. Jos materiaali, koostumus, komponentin alkuperämaa tai ominaisuus, joka passissa on, muuttuu, kyse on käytännössä muuttuneista tiedoista, jotka on vietävä takaisin passiin. Jos tuote pysyy toiminnallisesti ja aineellisesti identtisenä ja vain toimittaja muuttuu, on suurempi todennäköisyys, että olemassa olevat tiedot säilyvät suurelta osin — mutta se on varmistettava, ei oletettava.

Hanki uudet tiedot uudelta toimittajalta

10–100 työntekijän yritykselle toimittajan vaihdos käytännössä tarkoittaa sitä, että koko tietojen pyytämisen prosessi käydään uudelleen läpi, vaikka se olisi jo kerran tehty aiemmalle toimittajalle. Verordeksi (EU) 2024/1781:n (ESPR) 38 artikla asettaa vaatimuksia toimitusketjun toimijoille passiin tarvittavien tietojen toimittamisesta, mutta se ei tarkoita, että jokainen toimittaja toimittaa samat tiedot samalla tavalla. Mitkä tiedot tarkasti ottaen ovat kyseessä ja missä muodossa, kuvataan mitä tietoja minun tulee pyytää tuotetuottajaltaniosoitteessa. Vaihdon yhteydessä on järkevää esittää tämä kysymys uudelleen alusta alkaen, vaikka uusi komponentti näyttäisikin samalta kuin vanha.

Tarkista, ovatko uudet tiedot oikein

Uuden toimittajan uudet tiedot eivät ole automaattisesti luotettavampia tai epäluotettavampia kuin vanhat. Ne on kuitenkin käytävä läpi samalla tavalla ennen kuin ne päätyvätkään passiin. Kuinka tämä tarkistus käytännössä järjestetään, on esitetty osoitteessa kuinka tarkistan, ovatko toimittajani tiedot oikein. Toimittajan vaihdoksessa on hyvä hetki tarkistaa, toimittaako uusi toimittaja samoja osia, materiaaleja ja ominaisuuksia kuin vanhalle toimittajalle esitetyssä spesifikaatiossa kuvataan, vai onko eroavaisuuksia, jotka eivät heti silmiin hyppää.

Dokumentoidaan, mitä on muutettu ja milloin

ESPR:n 10 artikla asettaa vaatimuksia digitaalisen tuotepassin tietojen hallinnalle ja ajantasaisuudelle. Se koskee suoraan toimittajan vaihdosta: jos passi ei vaihdoksen jälkeen vastaa toimitettuun tuotteeseen, syntyy ero sen välille, mitä passi kertoo, ja mitä tuotteessa todellisuudessa on. Yritykselle tämä tarkoittaa sitä, että vaihto on dokumentointipiste — ei ainoastaan "siirsyimme toimittajalle B", vaan myös milloin se tapahtui, mitkä tuotteet tai tuotesarjat se koskee, ja mitä tietoja se muutti.

Tuojat, joilla on erityinen huomiopiste

Joka tuo tuotteita EU:n ulkopuolelta ja vaihtaa toimittajaa, joutuu tekemisiin ylimääräisen kerroksen kanssa. ESPR:n 29 artikla kuvailee tuojille asetettuja velvoitteita, mukaan lukien sen tarkistaminen, onko valmistaja laatinut vaaditut tiedot ja passin. Jos toimittaja EU:n ulkopuolelta vaihtuu, myös se, kuka ketjussa toimii valmistajana, usein muuttuu, ja siten se, kuka on vastuussa passin laadinnasta. Mitä tämä käytännössä tarkoittaa, on kuvattu kohdassa mitä tuotepassi tarkoittaa, jos tuon tuotteita EU:n ulkopuolelta.

Missä käytännössä menee pieleen

Yleinen tilanne on se, että yritys korvaa toimittajan täsmälleen samalla osalla, olettaa ettei mitään muutu, ja jättää passin muuttamatta — vaikka uusi toimittaja käyttää hieman erilaista koostumusta tai eri lähtömaata.

Toinen tilanne syntyy, kun uusi toimittaja ei toimita pyydettyjä tietoja ajoissa tai kokonaan, jolloin passi jää väliaikaisesti vanhentuneiden tietojen varaan, vaikka tuote on jo todellisuudessa vaihtunut.

Myös hankalaa: yritys vaihtaa toimittajaa yhdelle osalle yhdistetyssä tuotteessa, mutta unohtaa, että tämä osa kuuluu eri tuoteryhmään kuin loput — tilanne, joka käsitellään kohdassa toimittajani toimittaa osia eri tuoteryhmistä — miten toimin.

Edelleen käy niin, että yritys työskentelee siirtymän aikana väliaikaisesti kahden toimittajan kanssa — vanha olemassa olevan varaston toimittamiseen, uusi uuteen tuotantoon — ilman sitä, että olisi selkeää, mikä passi kuuluu mihin erään.

Viimeksi mainittu menettelee huonosti, kun sopimukset vanhan toimittajan kanssa tietojen toimittamisesta vaihtuvat hiljaa, ilman että uuden toimittajan kanssa on tehty vastaavia sopimuksia.

Mitä voit dokumentoida

• Yhteenveto siitä, mitkä tuotteet tai tuotesarjat ovat kokeneet toimittajan vaihdoksen, vaihdoksen päivämäärä.
• Uudelle toimittajalle esitetty spesifikaatio, ja poikkeaako se vanhan toimittajan kanssa voimassa olleesta spesifikaatiosta.
• Saadut uudet tiedot, mukaan lukien tapa, jolla ne on tarkistettu paikkansapitävyyden suhteen.
• Sopimukselliset sopimukset uuden toimittajan kanssa tietojen jatkuvasta toimittamisesta, kuten kuvataan kohdassa kuinka kirjaan tietojen toimittamisen productpassport-tietojen osalta hankintasopimukseeseeni.
• Merkintä mahdollisesta päällekkäisyysajanjaksosta, jolloin vanhan ja uuden toimittajan tuotteet ovat samanaikaisesti liikkeellä, yhdistettynä siihen, mikä passi kuuluu mihin erään.
• Jos soveltuu: salassapitosopimus uuden toimittajan kanssa passin kannalta jaettujen tietojen osalta, katso voinko vaatia toimittajaltani salassapitosopimusta tuotepassin tiedoista.