смених доставчика трябва ли да се адаптира продуктовия паспорт

Какво конкретно трябва да направите

Какво се очаква от вас

Смяна на доставчик не е автоматично смяна на паспорта, но в повечето случаи се променя нещо в данните, които стоят в паспорта. Паспортът описва именно конкретния продукт както се пуска на пазара, и друга част, друг производител на компонент или друго място на произход могат да означават, че основните данни вече не са верни.

Проверка дали самият продукт се променя

Първата стъпка не е юридическа, а фактическа: продуктът, който продавате след смяната, все още ли е същият продукт? Член 9 на ESPR (Регламент (ЕС) 2024/1781) свързва паспортът с продукта както се пуска в търговия, включително характеристиките, които са релевантни за изискванията на делегирания регламент на съответната група продукти. Ако се променят материал, състав, място на произход на част или свойство, което е в паспорта, то на практика има промяна на информация, която трябва да се отрази в паспорта. Ако продуктът остане функционално и материално идентичен и се промени само страната, която го доставя, то е по-вероятно съществуващите данни до голяма степен да останат неповредени — но това трябва да се провери, не да се приема.

Получаване на нови данни от новия доставчик

За предприятие от 10 до 100 служители смяна на доставчик на практика означава, че цялата процедура по поискване на данни се повтаря отново, дори ако тя вече е била направена при предишния доставчик. Член 38 на ESPR поставя изисквания към участници в веригата на доставки за предоставяне на информация, необходима за паспорта, но това не означава, че всеки доставчик доставя същите данни по същия начин. Кои данни точно това са и в каква форма, е описано при кои данни трябва да поискам от моя доставчик на продуктиНа смяна е разумно този въпрос отново да се поставя от начало, дори ако новата част прилича на старата.

Проверка дали новите данни са правилни

Новите данни от новия доставчик не са автоматично по-надеждни или по-ненадеждни от старите. Те трябва да се проверят по същия начин, преди да попаднат в паспорта. Как се организира тази проверка на практика, е посочено при как проверявам дали данните от моя доставчик са верни. При смяна на доставчик е добър момент да се провери дали новият доставчик доставя същите части, материали и свойства, както е описано в спецификацията, поискана от стария доставчик, или че има разлики между тях, които не се забелязват веднага.

Документиране на това, което е променено и кога

Член 10 на ESPR поставя изисквания към управлението и актуалността на информацията в цифровия продуктен паспорт. Това директно засяга смяната на доставчик: ако паспортът след смяната вече не отговаря на доставения продукт, възникват разлики между това, което казва паспортът, и това, което действително се намира в продукта. За дадено предприятие това означава, че смяната е момент на документиране — не само "преминахме към доставчик Б", но и кога се е случило, за кои продукти или серии продукти, и какви данни са коригирани в резултат на това.

Внос на продукти с допълнителен фокус

Които внасят продукти отвън ЕС и смяната на доставчик, те трябва да се справят с допълнителен слой. Член 29 на ESPR описва задължения за внос на продукти, включително проверката дали производителят е подготвил необходимата информация и паспорта. Ако доставчикът отвън ЕС се промени, често се променя и кой в тази верига се счита за производител, и следователно кой е отговорен за паспорта. Какво означава това на практика, е описано в какво означава продуктовият паспорт, ако вноса продукти отвън ЕС.

Където нещата се объркват в практиката

Често срещана ситуация е, когато дадено предприятие замени доставчика със същата точно част, предполагайки, че нищо не се е променило, и остави паспорта непроменен — докато новият доставчик използва съвсем малко различен състав или друга държава на произход.

Друга ситуация възниква, когато новият доставчик не предостави поисканите данни навреме или не напълно, поради което паспортът временно остава със остаряла информация, докато продуктът всъщност вече е бил сменен.

Също затруднително: дадено предприятие сменя доставчика за един компонент в съставен продукт, но забравя, че този компонент попада под друга продуктова група, отколкото останалата част — ситуация, която се третира при моят доставчик предоставя компоненти от различни продуктови групи — как да го справя.

Освен това се случва, че дадено предприятие временно работи с двама доставчици по време на преходния период — старият за доставката на съществуващи запаси, новият за ново производство — без да е ясно кой паспорт към коя партида принадлежи.

В крайна сметка нещата се объркват, когато договорките със стария доставчик относно доставяне на данни мълчаливо изтичат при смяната, без да са направени подобни договорки с новия доставчик.

Какво можете да документирате

• Преглед на кои продукти или серии продукти са засегнати от смяната на доставчик, с датата на смяната.
• Спецификацията, която е представена на новия доставчик, и дали се различава от спецификацията, която е била валидна при стария доставчик.
• Новите данни, които са получени, включително начина, по който те са проверени за точност.
• Договорни договорки с новия доставчик за продължаване на доставяне на данни, както е описано при как фиксирам доставката на данни за паспорта в моя договор за покупка.
• Бележка относно всеки период на припокриване, през който продукти от стария и новия доставчик са едновременно в обращение, с свързване на кой паспорт на коя партида принадлежи.
• Если е приложимо: споразумение за поверителност с новия доставчик относно данните, които се споделят за паспорта, вижте мога ли да поискам от моя доставчик декларация за поверителност относно данните на паспорта.