estou a mudar de fornecedor, o passaporte do produto tem de ser ajustado

O que deve fazer concretamente

O que se espera de si

Uma mudança de fornecedor não é automaticamente uma mudança de passaporte, mas na maioria dos casos algo muda nos dados que estão no passaporte. O passaporte descreve o produto específico tal como é colocado no mercado, e um componente diferente, um fabricante diferente de um componente ou uma origem diferente pode significar que os dados subjacentes já não estão corretos.

Verificar se o próprio produto muda

O primeiro passo não é jurídico mas factual: o produto que vende após a mudança é ainda o mesmo produto? O artigo 9.º do ESPR (Regulamento (UE) 2024/1781) liga o passaporte ao produto tal como está em circulação, incluindo as características relevantes para os requisitos do regulamento delegado do grupo de produtos em causa. Se mudar um material, uma composição, um país de origem de um componente ou uma propriedade que está no passaporte, então na prática trata-se de informações modificadas que devem ser refletidas no passaporte. Se o produto permanecer funcionalmente e materialmente idêntico e apenas a parte que o fornece mudar, há uma maior probabilidade de os dados existentes permanecerem em grande parte iguais — mas isso deve ser verificado, não presumido.

Obter novos dados do novo fornecedor

Para uma empresa com 10 a 100 funcionários, uma mudança de fornecedor na prática significa que todo o processo de solicitação de dados é repetido novamente, mesmo que tenha sido feito uma vez com o fornecedor anterior. O artigo 38.º do ESPR estabelece requisitos para os operadores da cadeia de abastecimento para o fornecimento de informações necessárias para o passaporte, mas isso não significa que cada fornecedor forneça os mesmos dados da mesma forma. Exatamente que dados são necessários e em que forma está descrito em que dados devo solicitar ao meu fornecedor de produtos. Numa mudança, é prudente colocar essa pergunta novamente do zero, mesmo que a nova peça pareça igual à antiga.

Verificar se os novos dados estão corretos

Novos dados de um novo fornecedor não são automaticamente mais ou menos fiáveis do que os antigos. Têm de ser verificados da mesma forma antes de serem incluídos no passaporte. Como essa verificação é organizada na prática está em como verifico se os dados do meu fornecedor estão corretos. Numa troca, este é um bom momento para verificar se o novo fornecedor entrega os mesmos componentes, materiais e propriedades conforme descrito na especificação solicitada ao fornecedor anterior, ou se existem diferenças entre eles que não são imediatamente óbvias.

Registar o que foi alterado e quando

O Artigo 10 da ESPR estabelece requisitos para a gestão e atualidade das informações no passaporte de produto digital. Isto afeta diretamente uma troca de fornecedor: se o passaporte após a troca não corresponder mais ao produto fornecido, surge uma discrepância entre o que o passaporte diz e o que está realmente no produto. Para uma empresa, isto significa que a troca é um momento de registo — não apenas "mudámos para o fornecedor B", mas também quando tal ocorreu, para quais produtos ou séries de produtos, e que dados foram ajustados como resultado.

Importadores com um ponto de atenção adicional

Quem importa produtos de fora da UE e troca de fornecedor enfrenta uma camada adicional. O Artigo 29 da ESPR descreve obrigações para importadores, incluindo verificar se o fabricante elaborou as informações e o passaporte necessários. Se o fornecedor de fora da UE mudar, frequentemente também muda quem na cadeia atua como fabricante, e portanto quem é responsável pelo passaporte. O que isto significa na prática está elaborado em o que significa o passaporte de produto quando importo produtos de fora da UE.

Onde corre mal na prática

Uma situação comum é quando uma empresa substitui um fornecedor por exatamente o mesmo componente, assume que nada muda, e deixa o passaporte inalterado — enquanto o novo fornecedor utiliza uma composição ligeiramente diferente ou um país de origem diferente.

Outra situação surge quando o novo fornecedor não entrega os dados solicitados a tempo ou de forma completa, fazendo com que o passaporte permaneça temporariamente com informações desatualizadas enquanto o produto já foi efetivamente trocado.

Também difícil: uma empresa troca de fornecedor para um componente dentro de um produto composto, mas esquece que este componente se enquadra num grupo de produtos diferente do resto — uma situação que é abordada em meu fornecedor entrega componentes de diferentes grupos de produtos — como faço isso.

Além disso, é comum uma empresa trabalhar temporariamente com dois fornecedores durante a transição — o antigo para entrega do stock existente, o novo para nova produção — sem que fique claro qual passaporte corresponde a qual lote.

Por fim, as coisas correm mal quando os acordos com o fornecedor antigo sobre entrega de dados cessam silenciosamente na troca, sem que acordos comparáveis sejam feitos com o novo fornecedor.

O que pode documentar

• Um resumo dos produtos ou séries de produtos afetados pela troca de fornecedor, com a data da troca.
• A especificação apresentada ao novo fornecedor, e se esta difere da especificação que se aplicava ao fornecedor anterior.
• Os novos dados recebidos, incluindo a forma como foram verificados quanto à exatidão.
• Acordos contratuais com o novo fornecedor sobre o fornecimento contínuo de dados, conforme descrito em como registar a entrega de dados do passaporte no meu contrato de compra.
• Uma anotação sobre qualquer período de sobreposição em que produtos do fornecedor antigo e novo estejam simultaneamente em circulação, com uma ligação que indique qual passaporte corresponde a qual lote.
• Se aplicável: um acordo de confidencialidade com o novo fornecedor relativamente aos dados partilhados para o passaporte, ver posso pedir um acordo de confidencialidade ao meu fornecedor sobre os dados do passaporte.