Ingen fast tidslinje, men ett igenkännligt mönster
Det finns ingen lagstadgad tidsgräns för att ansluta en mjukvaruleverantör till det digitala produktpasset; förordningen föreskriver vad som måste finnas i passet, inte hur snabbt en teknisk koppling upprättas. I praktiken ser företag en genomloppstid på från några veckor till några månader, beroende på hur många produktgrupper det gäller, hur fullständiga er egen data redan är och hur leverantörens system kommunicerar med er administration.
Spridningen är stor eftersom processen består av flera faser som inte alla fortskrider lika snabbt: fastställande av vilka data som är nödvändiga, leverans av dessa, teknisk koppling av system och testning innan ett pass faktiskt publiceras. Förseningar uppstår vanligtvis inte hos leverantören själv, utan i fasen före eller efter.
De fyra faserna sammanfattat
Den första fasen är inventering: vilka produktgrupper har ni, vilka data är obligatoriska för dessa och var är dessa data redan dokumenterade. Detta är ofta den fas som tar längst tid, eftersom data finns spridd över inköp, kvalitetsdokument och lösa filer hos olika anställda.
Den andra fasen är leverans av dessa data till leverantören, i ett format som systemet kan bearbeta. Här fastnar processen ofta på formatskillnader: en leverantör efterfrågar strukturerad data, medan er data finns i lösa PDF-filer eller e-postmeddelanden.
Den tredje fasen är själva den tekniska kopplingen: konfigurering av systemet, generering av QR-datamediet och testning för att säkerställa att data visas korrekt och aktuellt. Denna fas går vanligtvis snabbare än de två första, förutsatt att levererade data är fullständiga.
Den fjärde fasen är granskning och publicering: kontroll av att passet är korrekt, att det är tillgängligt i tio år och att kontinuiteten är säkrad om ni någon gång byter leverantör. Den som vill orientera sig häri, finner i en översikt över var data i ett pass kommer ifrån en bild av hur dessa steg normalt sett hänger ihop.
Var förseningen vanligtvis sitter
Den mest nämnda förseningen är inte teknisk, utan organisatorisk: ingen inom företaget vet exakt vem som är ansvarig för att leverera vilka data. Hos företag med flera produktgrupper förekommer det oftare, eftersom den nödvändiga informationen då ligger hos olika avdelningar eller till och med olika verkstäder.
En andra flaskhals är otydlighet om er egen roll i kedjan. En tillverkare har andra skyldigheter än en importör, och det bestämmer också delvis vilka data ni själva måste leverera och vilka som redan borde finnas hos en annan part i kedjan. Den som är osäker häri kan det vara bäst att klarlägga innan samtalet med en leverantör börjar, till exempel via en kort granskning som i ett par frågor visar ungefär var ni står.
En tredje flaskhals är kontraktet med leverantören själv: vem är ansvarig om data senare ändras, och inom vilken tid genomförs en justering då? Det är något annat än den första kopplingen, men det är klokt att diskutera detta redan i början av processen, så att det inte uppstår överraskningar när en produkt förändras.
Vad ni själva kan påskynda
Den största delen av genomloppstiden ligger i er egen förberedelse, inte i tekniken. Data som redan är strukturerad och finns på ett ställe påskyndar processen väsentligt. Det gäller särskilt för företag som för produkter i flera kategorier, där kraven kan skilja sig åt per produktgrupp.
Det hjälper också att i förväg veta vilka frågor du vill ställa till en leverantör om anslutning, ändringar och datasäkerhet; den som vill genomföra denna process på ett överskådligt sätt, hittar i kunskapsbanken med ämnen utvalda för varje situation bakgrund för praktiskt taget varje steg i denna process.
För din egen situation
Huruvida en process hos dig varar veckor eller månader beror på faktorer som skiljer sig mellan företag, såsom antalet produktgrupper, tillståndet för din administration och hur dina nuvarande system är organiserade. Denna artikel beskriver det allmänna mönstret; för en bedömning som är anpassad till din egen situation gör du bäst i att samtala med din mjukvarusleverantör eller, om du är osäker på den juridiska sidan, med en jurist eller den behörig tillsynsmyndighet.
Vill du först få ett intryck av ungefär var ditt företag står innan du inleder det samtalet? Den kostnadsfria snabbscanningen ger en första riktning på ett par minuter, och i vanliga frågor hittar du svar på de flesta lösa frågor som uppkommer under denna process.