Keine feste Zeitlinie, aber ein erkennbares Muster
Es gibt keine gesetzliche Frist für den Anschluss eines Softwarelieferanten an das digitale Produktpass; die Verordnung schreibt vor, was im Produktpass enthalten sein muss, nicht wie schnell eine technische Anbindung zustande kommt. In der Praxis erleben Unternehmen eine Durchlaufzeit von einigen Wochen bis zu einigen Monaten, je nachdem, wie viele Produktgruppen es betrifft, wie vollständig die eigenen Daten bereits vorhanden sind und wie die Systeme des Lieferanten mit Ihrer Verwaltung kommunizieren.
Die Streuung ist groß, weil das Verfahren aus mehreren Phasen besteht, die nicht alle gleich schnell ablaufen: die Feststellung, welche Daten erforderlich sind, die Bereitstellung dieser Daten, die technische Anbindung von Systemen und Tests, bevor ein Produktpass tatsächlich veröffentlicht wird. Verzögerungen entstehen normalerweise nicht beim Lieferanten selbst, sondern in der Phase davor oder danach.
Die vier Phasen im Überblick
Die erste Phase ist die Bestandsaufnahme: Welche Produktgruppen haben Sie, welche Daten sind dafür erforderlich, und wo sind diese Daten bereits dokumentiert. Dies ist oft die Phase, die am längsten dauert, weil Daten über Einkauf, Qualitätsdossiers und einzelne Dateien bei verschiedenen Mitarbeitern verteilt sind.
Die zweite Phase ist die Bereitstellung dieser Daten für den Lieferanten in einer Form, die das System verarbeiten kann. Hier staut sich das Verfahren oft bei Formatunterschieden: Ein Lieferant fordert strukturierte Daten an, während die Daten bei Ihnen in einzelnen PDFs oder E-Mails vorliegen.
Die dritte Phase ist die technische Anbindung selbst: die Einrichtung des Systems, die Generierung der QR-Datenträger und Tests, ob die Daten korrekt und aktuell angezeigt werden. Diese Phase läuft normalerweise schneller ab als die ersten beiden, sofern die bereitgestellten Daten vollständig sind.
Die vierte Phase ist die Überprüfung und Veröffentlichung: Überprüfung, ob das Produktpass korrekt ist, ob es zehn Jahre lang erreichbar bleibt, und ob die Kontinuität geregelt ist, falls Sie jemals den Lieferanten wechseln. Wer sich darin orientieren möchte, findet in einen Überblick, woher die Daten in einem Produktpass stammen einen Eindruck davon, wie diese Schritte normalerweise zusammenhängen.
Wo die Verzögerung normalerweise sitzt
Die am häufigsten genannte Verzögerung ist nicht technisch, sondern organisatorisch: Niemand im Unternehmen weiß genau, wer für die Bereitstellung welcher Daten verantwortlich ist. Bei Unternehmen mit mehreren Produktgruppen kommt das häufiger vor, weil die erforderlichen Informationen dann bei verschiedenen Abteilungen oder sogar verschiedenen Standorten liegen.
Ein zweiter Engpass ist Unklarheit über die eigene Rolle in der Wertschöpfungskette. Ein Hersteller hat andere Pflichten als ein Importeur, und dies bestimmt auch teilweise, welche Daten Sie selbst bereitstellen müssen und welche bereits bei einer anderen Partei in der Kette vorhanden sein sollten. Wenn Sie hier unsicher sind, sollten Sie dies am besten zunächst klären, bevor Sie das Gespräch mit einem Lieferanten beginnen, zum Beispiel über einen kurzen Scan, der in wenigen Fragen zeigt, wo Sie ungefähr stehen.
Ein dritter Engpass ist der Vertrag mit dem Lieferanten selbst: Wer ist verantwortlich, wenn sich Daten später ändern, und innerhalb welcher Frist wird eine Änderung dann durchgeführt? Das ist etwas anderes als die erste Anbindung, aber es ist ratsam, dies bereits zu Beginn des Verfahrens zu besprechen, um Überraschungen zu vermeiden, sobald sich ein Produkt ändert.
Was Sie selbst beschleunigen können
Der größte Teil der Durchlaufzeit liegt in der eigenen Vorbereitung, nicht in der Technik. Daten, die bereits strukturiert und an einem Ort vorhanden sind, beschleunigen das Verfahren erheblich. Dies gilt besonders für Unternehmen, die Produkte in mehreren Kategorien führen, wo die Anforderungen pro Produktgruppe unterschiedlich sein können.
Es hilft auch, im Voraus zu wissen, welche Fragen Sie einem Lieferanten zur Anbindung, zu Änderungen und zur Datensicherheit stellen möchten; wer diesen Prozess übersichtlich durchlaufen möchte, findet in der Wissensdatenbank mit nach Situation ausgewählten Themen Hintergrund zu praktisch jedem Schritt in diesem Ablauf.
Für Ihre eigene Situation
Ob ein Ablauf bei Ihnen Wochen oder Monate dauert, hängt von Faktoren ab, die sich je Unternehmen unterscheiden, wie z. B. die Anzahl der Produktgruppen, der Zustand Ihrer Verwaltung und die Art und Weise, wie Ihre derzeitigen Systeme eingerichtet sind. Dieser Artikel beschreibt das allgemeine Muster; für eine Einschätzung, die auf Ihre eigene Situation zugeschnitten ist, sollten Sie am besten mit Ihrem Softwarelieferanten sprechen oder bei Bedenken zur rechtlichen Seite mit einem Juristen oder der zuständigen Aufsichtsbehörde.
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