Nessuna scadenza fissa, ma un andamento riconoscibile
Non esiste un termine legale per il collegamento di un fornitore di software al passaporto digitale del prodotto; il regolamento prescrive cosa deve contenere il passaporto, non la velocità con cui viene stabilito un collegamento tecnico. In pratica, le aziende riscontrano tempi di esecuzione da alcune settimane a diversi mesi, a seconda del numero di categorie di prodotti coinvolte, di quanto i vostri dati siano già completi e di come i sistemi del fornitore comunicano con la vostra amministrazione.
La variabilità è considerevole perché il processo consta di più fasi che non procedono tutte alla stessa velocità: determinare quali dati sono necessari, fornirli, collegare tecnicamente i sistemi e testare prima che un passaporto venga effettivamente pubblicato. I ritardi di solito non sono imputabili al fornitore stesso, ma alla fase precedente o successiva.
Le quattro fasi in sintesi
La prima fase è l'inventario: quali categorie di prodotti possedete, quali dati sono obbligatori per esse e dove sono già registrati. Questa è spesso la fase più lunga, perché i dati sono dispersi tra acquisti, fascicoli di qualità e file separati presso diversi dipendenti.
La seconda fase è la fornitura di tali dati al fornitore, in una forma che il sistema può elaborare. Il processo spesso si blocca qui a causa di differenze di formato: un fornitore chiede dati strutturati, mentre i vostri dati si trovano in PDF o e-mail separati.
La terza fase è il collegamento tecnico vero e proprio: configurare il sistema, generare il supporto dati QR e verificare che i dati siano visualizzati correttamente e in modo attuale. Questa fase di solito procede più velocemente delle prime due, purché i dati forniti siano completi.
La quarta fase è il controllo e la pubblicazione: verificare che il passaporto sia corretto, che rimanga accessibile per dieci anni e che la continuità sia garantita nel caso in cui cambiate fornitore. Chi desidera orientarsi in questo ambito trova una panoramica di dove provengono i dati in un passaporto un'idea di come questi passaggi normalmente si collegano tra loro.
Dove di solito si verifica il ritardo
Il ritardo più comunemente riportato non è tecnico, ma organizzativo: nessuno all'interno dell'azienda sa esattamente chi è responsabile della fornitura di quali dati. Nelle aziende con più categorie di prodotti ciò accade più spesso, perché le informazioni necessarie si trovano presso diversi dipartimenti o persino diverse sedi.
Un secondo ostacolo è l'incertezza sul vostro ruolo nella catena. Un fabbricante ha obblighi diversi da un importatore e questo determina anche quali dati dovete fornire voi stessi e quali dovrebbero già essere disponibili presso un'altra parte della catena. Se avete dubbi su questo, è meglio chiarirlo prima di iniziare il dialogo con un fornitore, ad esempio tramite una breve valutazione che in poche domande mostra dove vi trovate approssimativamente.
Un terzo ostacolo è il contratto con il fornitore stesso: chi è responsabile se i dati cambiano in seguito e in quale termine viene apportata una modifica? Si tratta di qualcosa di diverso dal primo collegamento, ma è opportuno discuterne già all'inizio del processo, in modo da evitare sorprese non appena un prodotto cambia.
Cosa potete fare voi stessi per accelerare il processo
La maggior parte del tempo di esecuzione è dedicato alla vostra preparazione, non alla tecnologia. I dati che sono già strutturati e disponibili in un unico luogo accelerano considerevolmente il processo. Ciò vale in particolare per le aziende che offrono prodotti in più categorie, dove i requisiti possono variare per categoria di prodotto.
Aiuta anche a sapere in anticipo quali domande si desideri porre a un fornitore in merito al collegamento, alle modifiche e alla sicurezza dei dati; chi vuole affrontare questo processo in modo ordinato, trova in la knowledge base con argomenti selezionati per situazione le informazioni di base praticamente per ogni fase di questo processo.
Per la vostra situazione
Che un processo presso di voi duri settimane o mesi dipende da fattori che variano da azienda ad azienda, come il numero di gruppi di prodotti, lo stato della vostra amministrazione e il modo in cui i vostri sistemi attuali sono organizzati. Questo articolo descrive il modello generale; per una valutazione adatta alla vostra situazione specifica, è meglio parlare con il vostro fornitore di software o, in caso di dubbi sulla questione legale, con un avvocato o l'autorità di vigilanza competente.
Desiderate prima farvi un'idea di dove si trovi approssimativamente la vostra azienda prima di affrontare quella conversazione? La quick-scan gratuita fornisce una prima direzione in pochi minuti, e in domande frequenti trovate risposta alla maggior parte delle domande sciolte che emergono durante questo processo.