Sem prazo fixo, mas com um padrão reconhecível
Não existe um prazo legal para acoplar um fornecedor de software ao passaporte digital de produto; o regulamento especifica o que deve constar no passaporte, não com que velocidade uma integração técnica é estabelecida. Na prática, as empresas observam um tempo de processamento de algumas semanas a alguns meses, dependendo de quantos grupos de produtos estão envolvidos, de quão completos já estão os dados próprios e de como os sistemas do fornecedor se comunicam com sua administração.
A variação é grande porque o processo consiste em várias fases que não progridem todas com a mesma rapidez: determinar quais dados são necessários, fornecê-los, acoplar tecnicamente os sistemas e testar antes que um passaporte seja efetivamente publicado. Os atrasos geralmente não ocorrem no fornecedor em si, mas na fase anterior ou posterior.
As quatro fases resumidas
A primeira fase é o inventário: quais grupos de produtos você possui, quais dados são obrigatórios para cada um e onde esses dados já estão registrados. Esta é frequentemente a fase mais demorada, porque os dados estão dispersos entre compras, dossiês de qualidade e arquivos soltos com diferentes funcionários.
A segunda fase é o fornecimento desses dados ao fornecedor, em um formato que o sistema possa processar. O processo geralmente fica preso a diferenças de formato: um fornecedor solicita dados estruturados, enquanto seus dados estão em PDFs soltos ou e-mails.
A terceira fase é o acoplamento técnico propriamente dito: configurar o sistema, gerar o portador de dados QR e testar se os dados são exibidos corretamente e atualizados. Esta fase geralmente progride mais rapidamente do que as duas primeiras, desde que os dados fornecidos estejam completos.
A quarta fase é a verificação e publicação: verificar se o passaporte está correto, se permanece acessível por dez anos e se a continuidade está garantida caso você mude de fornecedor. Quem quiser se orientar nisto encontra em uma visão geral de onde os dados em um passaporte vêm uma imagem de como essas etapas normalmente se relacionam.
Onde o atraso geralmente ocorre
O atraso mais mencionado não é técnico, mas organizacional: ninguém dentro da empresa sabe exatamente quem é responsável pelo fornecimento de quais dados. Em empresas com vários grupos de produtos, isso ocorre com mais frequência, porque as informações necessárias estão então em diferentes departamentos ou até em diferentes locais.
Um segundo gargalo é a falta de clareza sobre seu papel na cadeia. Um fabricante tem obrigações diferentes de um importador, e isso também determina quais dados você deve fornecer e quais já deveriam estar presentes com outra parte da cadeia. Se você tiver dúvidas sobre isso, é melhor esclarecê-las primeiro antes de começar a conversa com um fornecedor, por exemplo via uma breve verificação que em poucas perguntas mostra aproximadamente onde você está.
Um terceiro gargalo é o contrato com o próprio fornecedor: quem é responsável quando os dados mudam mais tarde e em que prazo uma alteração é implementada? Isso é diferente do acoplamento inicial, mas é sensato discuti-lo desde o início do processo para evitar surpresas quando um produto mudar.
O que você pode fazer para acelerar
A maior parte do tempo de processamento está em sua própria preparação, não na tecnologia. Os dados que já estão estruturados e em um único local aceleram significativamente o processo. Isso é especialmente verdadeiro para empresas que possuem produtos em várias categorias, onde os requisitos podem diferir por grupo de produtos.
Também ajuda saber antecipadamente quais perguntas deseja fazer a um fornecedor sobre integração, alterações e segurança de dados; quem quiser percorrer este processo de forma estruturada, encontra em a base de conhecimento com tópicos selecionados por situação contexto para praticamente cada etapa deste trajeto.
Para a sua situação
Se um trajeto na sua empresa dura semanas ou meses depende de factores que variam consoante a empresa, como o número de grupos de produtos, o estado da sua administração e a forma como os seus sistemas actuais estão organizados. Este artigo descreve o padrão geral; para uma estimativa ajustada à sua situação específica, é melhor conversar com o seu fornecedor de software ou, em caso de dúvida sobre a questão jurídica, com um jurista ou com a autoridade competente de supervisão.
Quer primeiro ter uma ideia de onde a sua empresa se situa aproximadamente antes de ter essa conversa? A verificação rápida gratuita dá uma primeira orientação em poucos minutos, e em perguntas frequentes encontra resposta para a maioria das perguntas isoladas que surgem durante este trajeto.