Nema fiksne vremenske linije, ali postoji prepoznatljiv obrazac
Nema zakonskog roka za priključivanje dobavljača softvera na digitalni proizvodni pasoš; Uredba određuje što mora biti u pasoši, a ne kako brzo se uspostavi tehnička povezanost. U praksi tvrtke imaju vrijeme izvršenja od nekoliko tjedana do nekoliko mjeseci, ovisno o tome koliko produktnih grupa je uključeno, koliko su vlastiti podaci već potpuni i kako sustavi dobavljača komuniciraju s vašom administracijom.
Raspršenost je velika jer se proces sastoji od nekoliko faza koje se ne izvršavaju sve podjednako brzo: određivanje potrebnih podataka, njihova dostava, tehnička povezanost sustava i testiranje prije nego što se pasoš stvarno objavi. Kašnjenja se obično ne događaju kod samog dobavljača, već u fazi prije ili nakon toga.
Četiri faze navedene redom
Prva faza je inventarizacija: koje produktne grupe imate, koji su podaci za njih obvezni i gdje su ti podaci sada zabilježeni. Ovo je često faza koja traje najduže, jer su podaci raspravljeni po nabavi, kvalitativnim dosjeima i raznim datotekama kod različitih zaposlenika.
Druga faza je dostava tih podataka dobavljaču, u obliku koji sustav može obraditi. Proces se ovdje često zapetlja na razlikama u formatu: dobavljač traži strukturirane podatke, dok su podaci kod vas u raznim PDF-ima ili e-mailima.
Treća faza je sama tehnička povezanost: postavljanje sustava, generiranje QR-a podatkovnog nositelja i testiranje jesu li podaci ispravno i ažurno prikazani. Ova faza obično se izvršava brže od prve dvije, pod uvjetom da su dostavljeni podaci potpuni.
Četvrta faza je kontrola i objavljivanje: provjera je li pasoš točan, ostaje li dostupan deset godina i je li kontinuitet reguliran ako ikad prijeđete na drugog dobavljača. Tko se želi orijentirati u tome, nalazi pregled odakle dolaze podaci u pasoši pregled kako ti koraci obično međusobno povezani.
Gdje se kašnjenje obično javlja
Najčešće spominjano kašnjenje nije tehničko, već organizacijsko: nitko u tvrtki ne zna točno tko je odgovoran za dostavu kojih podataka. U tvrtke s više produktnih grupa to se javlja češće, jer se potrebne informacije tada nalaze u različitim odjelima ili čak različitim lokacijama.
Drugi čvor je nejasnoća o vlastitoj ulozi u lancu. Proizvođač ima druge obveze od uvoznika, a to je ujedno i određuje koje podaci moraju biti dostavljeni od vas samih i koji bi trebali biti dostupni kod druge strane u lancu. Ako tu sumnjate, bolje je prvo to razjasniti prije nego što razgovor s dobavljačem počne, primjerice preko kratke provjere koja vam u nekoliko pitanja pokazuje gdje se približno nalazite.
Treći čvor je ugovor sa samim dobavljačem: tko je odgovoran ako se podaci kasnije promijene i u kojem roku se ažuriranje provede? To je drugačije od prve povezanosti, ali razumno je to obсuditi već na početku procesa, kako ne bi bilo iznenađenja čim se proizvod promijeni.
Što možete ubrzati sami
Najveći dio vremena potrebnog nalazi se u vlastitoj pripremi, a ne u tehnici. Podaci koji su već strukturirani i na jednom mjestu značajno ubrzavaju proces. To se posebno odnosi na tvrtke koje nose proizvode u više kategorija, gdje se zahtjevi mogu razlikovati po produktnoj grupi.
Pomaže i ako unaprijed znate koja pitanja želite postaviti dobavljaču o povezanosti, izmjenama i zaštiti podataka; tko želi proći kroz taj proces pregledano, nalazi u bazi znanja s temama izdvojenim za svaku situaciju pozadinu gotovo svakog koraka u ovoj proceduri.
Za vašu vlastitu situaciju
Traje li procedura kod vas tjedne ili mjesece, ovisi o čimbenicima koji se razlikuju ovisno o poduzeću, kao što su broj skupina proizvoda, stanje vaše administracije i način na koji su vaši trenutni sustavi organizirani. Ovaj članak opisuje opći obrazac; za procjenu prilagođenu vašoj vlastitoj situaciji, najbolje je da razgovarate sa svojom softverskiom tvrtkom ili, ako ste nesigurni što se tiče pravne strane, s pravnikom ili nadležnim nadzornim tijelom.
Želite li prvo stići do dojma gdje se vaše poduzeće otprilike nalazi prije nego što započnete taj razgovor? Besplatna brza analiza daje u nekoliko minuta prvi smjer, a u često postavljana pitanja nalazite odgovore na većinu slobodnih pitanja koja se pojavljuju tijekom ove procedure.