Ingen fast tidsplan, men et genkendeligt mønster
Der er ingen lovpligtig frist for tilslutning af en softwareleverandør til det digitale produktpas; forordningen foreskriver, hvad der skal være i passet, men ikke hvor hurtigt en teknisk forbindelse etableres. I praksis oplever virksomheder en gennemløbstid på nogle få uger til nogle få måneder, afhængigt af hvor mange produktgrupper det drejer sig om, hvor fuldstændige jeres egne data allerede er, og hvordan leverandørens systemer kommunikerer med jeres administration.
Spredningen er stor, fordi processen består af flere faser, der ikke alle forløber lige hurtigt: fastsættelse af, hvilke data der er nødvendige, tillevering af disse, teknisk forbindelse af systemer og test før et pas faktisk publiceres. Forsinkelser opstår normalt ikke hos leverandøren selv, men i fasen før eller efter.
De fire faser på række
Den første fase er kortlægning: hvilke produktgrupper har I, hvilke data er obligatoriske for disse, og hvor er disse data allerede registreret. Det er ofte den fase, der tager længst tid, fordi data ligger spredt på tværs af indkøb, kvalitetsdossier og løse filer hos forskellige medarbejdere.
Den anden fase er tillevering af disse data til leverandøren i en form, som systemet kan behandle. Her bliver processen ofte hængende på formatforskellige: en leverandør anmoder om strukturerede data, mens jeres data ligger i løse PDF'er eller e-mails.
Den tredje fase er selve den tekniske forbindelse: opsætning af systemet, generering af QR-databærer og test af, om dataene vises korrekt og opdateret. Denne fase forløber normalt hurtigere end de første to, forudsat at de leverede data er fuldstændige.
Den fjerde fase er kontrol og publicering: kontrol af, om passet er korrekt, om det forbliver tilgængeligt i ti år, og om kontinuiteten er sikret, hvis I nogensinde skifter leverandør. For dem, der ønsker at orientere sig om dette, findes et overblik over, hvor dataene i et pas kommer fra et billede af, hvordan disse trin normalt hænger sammen.
Hvor forsinkelsen normalt opstår
Den mest nævnte forsinkelse er ikke teknisk, men organisatorisk: ingen inden for virksomheden ved præcis, hvem der er ansvarlig for tillevering af hvilke data. Dette forekommer hyppigere hos virksomheder med flere produktgrupper, fordi de nødvendige oplysninger så ligger hos forskellige afdelinger eller endda forskellige lokationer.
Et andet problemområde er uklarhed om jeres egen rolle i værdikæden. En producent har andre forpligtelser end en importør, og det bestemmer også, hvilke data I selv skal tillevere, og hvilke der allerede skulle være til stede hos en anden part i værdikæden. Hvis I er usikre her, er det bedst at afklare det først, inden samtalen med en leverandør påbegyndes, f.eks. via en kort scan, der viser jer med nogle få spørgsmål, hvor I nogenlunde befinder jer.
Et tredje problemområde er selve kontrakten med leverandøren: hvem er ansvarlig, hvis data ændres senere, og inden for hvilken tidsramme gennemføres en ændring? Det er noget helt tredje end den første forbindelse, men det er fornuftigt at diskutere det allerede ved projektets start, så der ikke opstår overraskelser, så snart et produkt ændres.
Hvad I selv kan fremskynde
Det meste af gennemløbstiden ligger i jeres egen forberedelse, ikke i teknikken. Data, der allerede er struktureret og på ét sted, fremskynder processen betydeligt. Det gælder især for virksomheder, der fører produkter i flere kategorier, hvor kravene kan variere pr. produktgruppe.
Det hjælper også at vide på forhånd, hvilke spørgsmål du gerne vil stille en leverandør om integration, ændringer og datasikkerhed; hvis du gerne vil gennemgå denne proces på en overskuelig måde, finder du i videnbanken med emner udvalgt efter situation baggrund til næsten hvert trin i denne proces.
For din egen situation
Om en proces hos dig varer uger eller måneder, afhænger af faktorer, der varierer fra virksomhed til virksomhed, såsom antal produktgrupper, tilstanden af din administration og den måde, dine nuværende systemer er indrettet på. Denne artikel beskriver det generelle mønster; for en vurdering, der er tilpasset din egen situation, er det bedst at tale med din softwareleverandør eller, hvis du er i tvivl om det juridiske aspekt, med en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed.
Vil du først få et indtryk af, hvor din virksomhed nogenlunde står, før du fører denne samtale? Den gratis hurtigscanning giver på et par minutter en første retning, og i ofte stillede spørgsmål finder du svar på de fleste løse spørgsmål, der dukker op under denne proces.