Sin cronograma fijo, pero con un patrón reconocible
No existe un plazo legal para conectar un proveedor de software al pasaporte digital de productos; la Reglamentación especifica qué datos deben incluirse en el pasaporte, no la rapidez con que se establece el vínculo técnico. En la práctica, las empresas observan un tiempo de procesamiento de varias semanas a varios meses, dependiendo de cuántos grupos de productos se vean afectados, lo completos que estén ya los datos propios y cómo se comuniquen los sistemas del proveedor con su administración.
La dispersión es grande porque el proceso consta de varias fases que no todas avanzan igual de rápido: la determinación de qué datos son necesarios, su entrega, el acoplamiento técnico de sistemas y las pruebas antes de que un pasaporte se publique efectivamente. Los retrasos no suelen producirse en el proveedor en sí, sino en la fase anterior o posterior.
Las cuatro fases en orden
La primera fase es el inventario: qué grupos de productos tiene, qué datos son obligatorios para ellos y dónde están registrados actualmente. Esta suele ser la fase más larga, porque los datos están dispersos entre compras, expedientes de calidad y archivos sueltos en poder de diferentes empleados.
La segunda fase es la entrega de esos datos al proveedor, en un formato que el sistema pueda procesar. El proceso suele atascarse aquí en diferencias de formato: un proveedor solicita datos estructurados, mientras que en su empresa los datos se encuentran en PDF sueltos o correos electrónicos.
La tercera fase es el acoplamiento técnico en sí: la configuración del sistema, la generación del portador de datos QR y las pruebas para verificar que los datos se muestran correctamente y con actualización. Esta fase generalmente avanza más rápido que las dos primeras, siempre que los datos entregados sean completos.
La cuarta fase es la revisión y publicación: verificar que el pasaporte sea correcto, que siga siendo accesible durante diez años y que se haya establecido la continuidad en caso de que cambie de proveedor. Quién quiera orientarse en esto, encontrará en un resumen de dónde proceden los datos en un pasaporte una idea de cómo estos pasos normalmente se relacionan entre sí.
Dónde suele estar el retraso
El retraso más frecuentemente mencionado no es técnico, sino organizativo: nadie dentro de la empresa sabe exactamente quién es responsable de entregar qué datos. Esto es más frecuente en empresas con varios grupos de productos, porque la información necesaria se encuentra entonces en diferentes departamentos o incluso en diferentes ubicaciones.
Un segundo punto crítico es la falta de claridad sobre su propio papel en la cadena. Un fabricante tiene obligaciones diferentes a las de un importador, y esto también determina qué datos debe entregar usted mismo y cuáles ya deberían estar disponibles con otra parte de la cadena. Si tiene dudas al respecto, es mejor aclarar esto primero antes de contactar con un proveedor, por ejemplo a través de un escaneo breve que en pocas preguntas muestra dónde se encuentra aproximadamente.
Un tercer punto crítico es el contrato con el propio proveedor: quién es responsable si los datos cambian posteriormente y en qué plazo se realiza una modificación. Esto es diferente del acoplamiento inicial, pero es prudente discutir esto al comienzo del proceso para evitar sorpresas una vez que cambie un producto.
Lo que usted mismo puede acelerar
La mayor parte del tiempo de procesamiento está en la preparación propia, no en la tecnología. Los datos ya estructurados y ubicados en un solo lugar aceleran significativamente el proceso. Esto es especialmente cierto para empresas que comercializan productos en múltiples categorías, donde los requisitos pueden diferir según el grupo de productos.
También le ayuda saber de antemano qué preguntas desea hacer a un proveedor sobre la integración, los cambios y la seguridad de los datos; quien desee seguir este proceso de forma clara encontrará en la base de conocimientos con temas seleccionados por situación antecedentes sobre prácticamente cada paso en este proceso.
Para su propia situación
Que un proceso en su empresa dure semanas o meses depende de factores que varían según la empresa, como el número de grupos de productos, el estado de su administración y la forma en que están configurados sus sistemas actuales. Este artículo describe el patrón general; para una estimación adaptada a su propia situación, lo mejor es hablar con su proveedor de software o, en caso de duda sobre la cuestión jurídica, con un abogado o la autoridad competente.
¿Desea tener primero una idea aproximada de dónde se encuentra su empresa antes de mantener esa conversación? El quick-scan gratuito le da orientación inicial en unos minutos, y en preguntas frecuentes encontrará respuesta a la mayoría de preguntas sueltas que surgen durante este proceso.