Pas de délai fixe, mais un modèle reconnaissable
Il n'y a pas de délai légal pour connecter un fournisseur de logiciels au passeport numérique de produit ; le règlement prescrit ce qui doit figurer dans le passeport, non la rapidité de réalisation d'un couplage technique. En pratique, les entreprises observent un délai de quelques semaines à plusieurs mois, selon le nombre de groupes de produits concernés, la complétude de vos propres données et la façon dont les systèmes du fournisseur communiquent avec votre administration.
La dispersion est importante car le processus comporte plusieurs phases qui ne progressent pas toutes à la même vitesse : déterminer les données nécessaires, les fournir, coupler techniquement les systèmes et tester avant qu'un passeport soit réellement publié. Les retards ne surviennent généralement pas chez le fournisseur lui-même, mais dans la phase précédente ou suivante.
Les quatre phases en résumé
La première phase est l'inventaire : quels groupes de produits avez-vous, quelles données sont obligatoires pour ceux-ci et où sont-elles déjà enregistrées. C'est souvent la phase la plus longue, car les données sont dispersées dans les achats, les dossiers de qualité et les fichiers isolés chez différents collaborateurs.
La deuxième phase est la fourniture de ces données au fournisseur, sous une forme que le système peut traiter. Le processus s'enlise souvent à ce stade en raison de différences de format : un fournisseur demande des données structurées, tandis que vos données se présentent sous forme de PDF isolés ou d'e-mails.
La troisième phase est le couplage technique lui-même : la configuration du système, la génération de la source de données QR et le test pour vérifier que les données s'affichent correctement et de manière actuelle. Cette phase progresse généralement plus rapidement que les deux premières, à condition que les données fournies soient complètes.
La quatrième phase est le contrôle et la publication : vérifier que le passeport est correct, que l'accessibilité pendant dix ans est assurée et que la continuité est arrangée si vous changez de fournisseur un jour. Qui souhaite s'orienter dans ce domaine trouvera dans un aperçu de la provenance des données dans un passeport une illustration de la façon dont ces étapes sont normalement liées.
Où se situe généralement le retard
Le retard le plus fréquemment cité n'est pas technique, mais organisationnel : personne au sein de l'entreprise ne sait exactement qui est responsable de la fourniture de quelles données. Cela se produit plus souvent chez les entreprises ayant plusieurs groupes de produits, car les informations nécessaires se trouvent alors auprès de différents départements ou même de différents sites.
Un deuxième goulot d'étranglement est l'imprécision concernant votre propre rôle dans la chaîne. Un fabricant a d'autres obligations qu'un importateur, et cela détermine également quelles données vous devez fournir vous-même et lesquelles devraient déjà être présentes chez un autre acteur de la chaîne. Si vous en doutez, il est préférable de clarifier cela avant d'engager la conversation avec un fournisseur, par exemple via un bref diagnostic qui montre en quelques questions où vous en êtes approximativement.
Un troisième goulot d'étranglement est le contrat avec le fournisseur lui-même : qui est responsable si les données changent ultérieurement et dans quel délai une modification est-elle alors appliquée ? C'est quelque chose de différent du premier couplage, mais il est judicieux de discuter de cette question dès le début du processus afin d'éviter les surprises une fois qu'un produit change.
Ce que vous pouvez accélérer vous-même
La majorité du délai réside dans votre propre préparation, non dans la technique. Les données déjà structurées et centralisées accélèrent considérablement le processus. C'est particulièrement le cas pour les entreprises ayant des produits dans plusieurs catégories, où les exigences peuvent varier selon le groupe de produits.
Cela aide aussi à savoir à l'avance quelles questions vous souhaitez poser à un fournisseur concernant la connexion, les modifications et la sécurité des données; si vous voulez mener ce processus de manière claire, vous trouverez dans la base de connaissances avec des sujets organisés par situation des explications à pratiquement chaque étape de ce processus.
Pour votre propre situation
La durée d'un processus chez vous (quelques semaines ou quelques mois) dépend de facteurs qui varient d'une entreprise à l'autre, tels que le nombre de groupes de produits, l'état de votre administration et la manière dont vos systèmes actuels sont configurés. Cet article décrit le schéma général; pour une estimation adaptée à votre propre situation, il est préférable de discuter avec votre fournisseur de logiciels ou, en cas de doute sur l'aspect juridique, avec un juriste ou l'autorité de surveillance compétente.
Vous souhaitez d'abord vous faire une idée de la situation approximative de votre entreprise avant d'engager cette conversation? L'analyse rapide gratuite vous donne une première orientation en quelques minutes, et dans la questions fréquemment posées vous trouverez la réponse à la plupart des questions isolées qui surgissent au cours de ce processus.