Čo sa stane s digitálnym produktovým pasom, keď moja spoločnosť zastaví činnosť?

Čo konkrétne musíte urobiť

Čo sa od vás očakáva

Digitálny produktový pas zostáva v platnosti nezávisle od spoločnosti, ktorá ho spracovala. ESPR vyžaduje, aby pas zostal dostupný, pokiaľ je produkt na trhu a následne počas obdobia, ktoré sa určuje podľa skupiny produktov — pozri ako dlho musí byť digitálny produktový pas dostupný. Skutočnosť, že táto povinnosť nie je viazaná na existenciu výrobcu alebo dovozcu, je presne to, čo je dôležité pri ukončení pôsobnosti spoločnosti: pas nesmie zmiznúť len preto, že spoločnosť prestane existovať.

Prevod alebo krytie záväzku hostingu

Článok 10 ESPR (Nariadenie (EÚ) 2024/1781) stanovuje, že digitálny produktový pas musí zostať dostupný prostredníctvom dátového nosiča na produkte. Pre spoločnosť s 10 až 100 zamestnancami to znamená konkrétne: pri zatvorení, predaji podniku alebo bankrote musí existovať niekto, kto pokračuje v hostingu pasov, alebo existuje pravidlo, ktoré to automaticky rieši. Ten, kto spravuje svoj vlastný server alebo systém, na ktorom sú pasy uložené, musí mať teda pred ukončením pôsobnosti riešenie — prenos na nového vlastníka, umiestnenie u tretej strany alebo zmluva o hostingu, ktorá presahuje ukončenie pôsobnosti spoločnosti. Ten, kto nechá pas hostovať prostredníctvom platformy, presúva toto riziko do veľkej miery na danú stranu, ale základná otázka — kto je stále zodpovedný za obsah — nevyprchá sama od seba.

Udržiavanie registrácie v európskom registri

Článok 13 ESPR stanovuje povinnosť registrácie digitálneho produktového pasu v európskom registri. Pozri na jeho fungovanie čo je register digitálnych produktových pasov a čo v ňom musím uviesť. Pri ukončení pôsobnosti spoločnosti zostáva otázka, kto je v tomto registri uvedený ako zodpovedná strana a či je táto informácia stále správna. Údaje z registra, ktoré sa už nezhodujú so skutočnou situáciou — napríklad spoločnosť, ktorá už neexistuje, zatiaľ čo pas je stále online bez jasného nástupcu — je situácia, ktorá sa dá lepšie zabrániť, ako ju neskôr opraviť.

Kontinuita identifikácie a väzieb

Každý produkt potrebuje jedinečný identifikačný kód, pozri ako priradím každému produktu jedinečný identifikačný kód. Pri prevode spoločnosti — napríklad pri predaji značky alebo línie produktov inej strane — je relevantné, či sú tieto identifikačné kódy a základné väzby (myslite na čo je GS1 Digital Link a potrebujem ho na digitálny produktový pas) prenositeľné bez toho, aby sa QR kód na už predaných produktoch zlomil. Nový vlastník, ktorý neprevezmie identifikačné kódy, alebo ich prepojí s iným systémom, riskuje, že existujúce produkty na trhu odkazujú na pas, ktorý nie je už možné aktualizovať, alebo dokonca nie je dostupný.

Kde sa v praxi vyskytujú chyby

Bankrot bez pravidla pre hosting. Spoločnosť s vlastnou serverovou infraštruktúrou na pasy ide do konkurzu. Správca sa zameriava na veriteľov a aktíva, nie na otázku, či tisícky QR kódov na produktoch na trhu stále odkazujú na pracovnú stránku. Bez vopred dohodnutej dohody prístup bezhlasne zmizne.

Prevzatie spoločnosti bez prenosu správy pasov. Podnik je prevzatý, značka pokračuje, ale správa pasov — vrátane prihlasovacích údajov, zmluvy o hostingu a účtu v registri — nie je v dokumentoch prevzatia uvedená ako osobitný bod pozornosti. Po prevzatí sa ukáže, že nikto už nevie, kto pasy spravuje.

Zastavenie produktovej línie, nie spoločnosti. Spoločnosť pokračuje, ale ukončuje jednu skupinu produktov. Pozornosť sa sústreďuje na produkty, ktoré sa stále predávajú; pasy zastavonej línie sa už neudržiavajú, zatiaľ čo produkty sú u zákazníkov stále roky v použití a povinnosť dostupnosti sa tak jednoducho pokračuje.

Spojenie dvoch spoločností s rôznymi platformami digitálnych produktových pasov. Dve spoločnosti, každá so svojím vlastným spôsobom správy pasov, sa spájajú. Produkty oboch značiek zostávajú na trhu, ale po zlúčení nie je jasné, ktorá platforma bude hostovať ktorú skupinu produktov a ktorý registračný účet obsahuje ktoré digitálne produktové pasy.

Presťahovanie názvu značky k inej právnej osobe bez zmeny adresy v registri. Podnik zaradí značku do novej spoločnosti — často z daňových alebo štrukturálnych dôvodov — ale zabudne aktualizovať uvedenie v európskom registri. Pôvodná právna osoba potom formálne neexistuje, pričom je v registri stále uvedená ako zodpovedná osoba.

Čo môžete zaznamenať

• Dohoda o prevode hostingu pasov, zaradená do zmlúv o prevzatí alebo predaji, s uvedením, kto je po transakciách zodpovedný za kontinuitu ako dlho musí byť digitálny produktový pas dostupný;
• Aktuálny prehľad toho, ktoré identifikačné kódy, prepojenia a účty (ako je uvedené v môžem digitálny produktový pas prepojiť na môj systém ERP alebo inventára) patria ktorej skupiny produktov, aby nástupca alebo kurátor nemusel od nuly zisťovať, čo kde stojí;
• Pevný postup na aktualizáciu uvedenia v európskom registri pri zmene právnej formy, zlúčení, rozdelení alebo prevode značky;
• Kontaktné údaje a prihlasovacie údaje pre platformu pasov, uložené oddelene od každodenného chodu podniku, aby boli v prípade likvidácie alebo platobnej neschopnosti dostupné pre správcu alebo právneho nástupcu;
• Vzorová klauzula pre zmluvy o prevzatí, ktorá konkrétne upravuje kontinuitu digitálnych produktových pasov vrátane toho, kto po prevode znáša náklady na hosting;
• Prehľad za každú skupinu produktov produktov, ktoré sú stále na trhu, aby bolo jasné, ktoré pasy musia zostať prístupné počas určitej doby napriek zastaveniu predaja, ak sa zastaví produktová línia.