Cosa succede al passaporto digitale del prodotto se la mia azienda chiude?

Cosa deve fare concretamente

Cosa ci si aspetta da lei

Un digital product passport rimane in essere indipendentemente dall'azienda che lo ha fatto redigere. L'ESPR richiede che il passaporto rimanga disponibile finché il prodotto è in commercio e successivamente per un periodo stabilito per ciascuna categoria di prodotti — si veda per quanto tempo deve rimanere disponibile un digital product passport. Il fatto che questo obbligo sia indipendente dall'esistenza continuativa del fabbricante o dell'importatore è proprio ciò che conta in caso di cessazione dell'attività: il passaporto non deve scomparire perché l'azienda dietro di esso scompare.

Trasferire o coprire l'obbligo di hosting

L'articolo 10 dell'ESPR (Regolamento (UE) 2024/1781) stabilisce che il digital product passport deve rimanere accessibile tramite il vettore dati sul prodotto. Per un'azienda con 10-100 dipendenti, ciò significa concretamente: in caso di cessazione, vendita dell'impresa o fallimento, deve esservi un soggetto che continui l'hosting dei passaporti oppure una soluzione che lo gestisca automaticamente. Chi gestisce direttamente un server o un sistema su cui risiedono i passaporti deve quindi avere una soluzione prima della cessazione dell'attività — trasferimento a un acquirente, affidamento a un terzo, o una durata contrattuale di hosting che sopravviva alla cessazione dell'attività. Chi fa ospitare il passaporto da una piattaforma sposta in gran parte questo rischio a quella parte, ma la questione di fondo — chi rimane responsabile per il contenuto — non scompare da sola.

Mantenere la registrazione nel registro europeo

L'articolo 13 dell'ESPR obbliga alla registrazione del digital product passport nel registro europeo. Per il funzionamento di questo, si veda che cos'è il registro dei digital product passport e cosa devo inserirvi. In caso di cessazione dell'attività rimane la questione di chi sia indicato nel registro come parte responsabile e se tale indicazione corrisponda ancora alla realtà. I dati del registro che non corrispondono più alla situazione reale — ad esempio un'azienda che non esiste più, mentre il passaporto è ancora online senza un successore chiaramente individuato — è una situazione che è meglio prevenire che cercare di correggere successivamente.

Continuità dell'identificazione e dei collegamenti

Ogni prodotto ha bisogno di un codice di identificazione univoco, si veda come assegno a ogni prodotto un codice di identificazione univoco. Nel trasferimento di un'azienda — ad esempio la vendita di un marchio o di una linea di prodotti a un'altra parte — è rilevante se tali codici di identificazione e i relativi collegamenti (si pensi a che cos'è GS1 Digital Link e me ne serve uno per il digital product passport) sono trasferibili senza che il codice QR sui prodotti già venduti si blocchi. Un nuovo proprietario che non riprende i codici di identificazione, o li collega a un sistema diverso, corre il rischio che i prodotti già sul mercato facciano riferimento a un passaporto che non viene più aggiornato o addirittura non è più raggiungibile.

Dove le cose vanno male in pratica

Fallimento senza accordi per l'hosting. Un'azienda con propria infrastruttura server per i passaporti fallisce. Il curatore si concentra sui creditori e sugli asset, non sulla questione se migliaia di codici QR su prodotti sul mercato ancora facciano riferimento a una pagina funzionante. Senza accordi prestabiliti, l'accesso scompare silenziosamente.

Acquisizione d'azienda senza trasferimento della gestione dei passaporti. Un'impresa viene acquisita, il marchio va con essa, ma la gestione dei passaporti — incluse le credenziali di accesso, il contratto di hosting e l'account nel registro — non è inclusa come punto di attenzione separato nei documenti di acquisizione. Dopo l'acquisizione risulta che nessuno sa più chi aggiorna i passaporti.

Interruzione di una linea di prodotti, non dell'azienda. Un'azienda continua a esistere ma cessa una categoria di prodotti. L'attenzione si concentra sui prodotti ancora venduti; i passaporti della linea interrotta non vengono più aggiornati, mentre i prodotti continuano a essere in uso presso i clienti per anni e l'obbligo di disponibilità continua comunque a valere.

Fusione di due aziende con diverse piattaforme di passaporti. Due aziende, ciascuna con il proprio sistema di gestione del fascicolo, si fondono. I prodotti di entrambi i marchi rimangono sul mercato, ma dopo la fusione non è chiaro quale piattaforma continuerà a ospitare quale categoria di prodotti e quale account di registro contiene quali fascicoli di prodotto.

Trasferimento del marchio a un'altra persona giuridica senza modifica dell'indirizzo nel registro. Un'azienda trasferisce un marchio in una nuova società per azioni — spesso per motivi fiscali o strutturali — ma dimentica di aggiornare la registrazione nel registro europeo. La persona giuridica originaria cessa formalmente di esistere, mentre rimane ancora registrata come responsabile nel registro.

Cosa potete documentare

• Un accordo di trasferimento per l'hosting dei fascicoli, inserito nei contratti di acquisizione o di vendita, che specifichi chi sarà responsabile della continuità dopo la transazione. per quanto tempo deve rimanere disponibile un digital product passport;
• Una panoramica attuale di quali codici di identificazione, collegamenti e account (come previsto da posso collegare il fascicolo di prodotto al mio sistema ERP o di gestione dell'inventario) appartengono a quale categoria di prodotti, in modo che un successore o un curatore non debba scoprire da zero dove sono archiviati i dati;
• Una procedura standard per aggiornare la registrazione nel registro europeo in caso di cambio di forma giuridica, fusione, scissione o trasferimento di un marchio;
• Dati di contatto e credenziali di accesso per la piattaforma dei fascicoli, conservati separatamente dalle operazioni commerciali quotidiane, in modo che siano reperibili da un curatore o da un successore giuridico anche in caso di scioglimento o fallimento;
• Una clausola modello per i contratti di acquisizione che disciplini specificamente la continuità dei fascicoli di prodotto digitali, incluso chi sostiene i costi di hosting dopo il trasferimento;
• Un elenco per categoria di prodotti dei prodotti ancora presenti sul mercato, in modo che quando viene interrotta una linea di prodotti rimanga chiaro quali fascicoli devono rimanere accessibili per un certo tempo nonostante la cessazione della vendita.