¿Qué ocurre con el pasaporte de producto si mi empresa cierra?

Lo que debe hacer concretamente

Lo que se espera de usted

Un pasaporte de producto existe independientemente de la empresa que lo haya mandado elaborar. El ESPR requiere que el pasaporte permanezca disponible mientras el producto esté en el mercado y después durante un período que se establece por grupo de productos — véase cuánto tiempo debe estar disponible un pasaporte de producto. Que esta obligación sea independiente de la existencia continuada del fabricante o importador es precisamente lo que importa en caso de cese de la actividad empresarial: el pasaporte no debe desaparecer porque desaparezca la empresa detrás de él.

Transferir o cubrir la obligación de alojamiento

El artículo 10 del ESPR (Reglamento (UE) 2024/1781) establece que el pasaporte de producto digital debe seguir siendo accesible a través del portador de datos en el producto. Para una empresa de 10 a 100 empleados, esto significa en la práctica: al cesar actividades, vender la empresa o en caso de insolvencia, debe haber alguien que continúe el alojamiento de los pasaportes, o una disposición que lo regule automáticamente. Quien gestione por su cuenta un servidor o sistema en el que estén alojados los pasaportes debe contar, antes del cese, con una solución — transferencia a un comprador, depósito en poder de un tercero, o un contrato de alojamiento cuya duración supere el cese de la actividad empresarial. Quien encargue a una plataforma el alojamiento del pasaporte desplaza en buena medida este riesgo hacia esa parte, pero la pregunta de fondo — quién sigue siendo responsable del contenido — no desaparece sin más.

Mantener la inscripción en el registro europeo

El artículo 13 del ESPR obliga a inscribir el pasaporte de producto en el registro europeo. Para su funcionamiento, véase qué es el registro de pasaportes de productos digitales y qué debo incluir en él. En caso de cese de la actividad empresarial, la pregunta persiste sobre quién figura como parte responsable en ese registro y si la inscripción sigue siendo correcta. Unos datos en el registro que ya no se ajusten a la situación real — por ejemplo, una empresa que ya no existe mientras su pasaporte sigue en línea sin un sucesor claramente identificado — es una situación que es mejor prevenir que reparar después.

Continuidad de la identificación y enlaces

Cada producto necesita un código de identificación único, véase cómo asigno a cada producto un código de identificación único. En caso de transferencia de una empresa — por ejemplo, la venta de una marca o línea de productos a otro tercero — es relevante si esos códigos de identificación y los enlaces subyacentes (piense en qué es GS1 Digital Link y lo necesito para el pasaporte de producto) son transferibles sin que el código QR de los productos ya vendidos deje de funcionar. Un nuevo propietario que no asuma los códigos de identificación, o que los vincule a otro sistema, corre el riesgo de que los productos existentes en el mercado remitan a un pasaporte que no se actualiza o que incluso ya no es accesible.

Dónde se producen los errores en la práctica

Insolvencia sin disposición para el alojamiento. Una empresa con infraestructura de servidor propia para los pasaportes se declara insolvente. El administrador concursal se centra en los acreedores y activos, no en la cuestión de si miles de códigos QR de productos en el mercado siguen apuntando a una página funcional. Sin un acuerdo predefinido, el acceso desaparece silenciosamente.

Adquisición de empresa sin transferencia de la gestión de pasaportes. Una empresa es adquirida, el nombre de marca se mantiene, pero la gestión de pasaportes — incluidas credenciales de acceso, contrato de alojamiento y cuenta de registro — no se incluye como punto de atención separado en los documentos de adquisición. Después de la adquisición resulta que nadie sabe quién mantiene los pasaportes.

Cese de una línea de productos, no de la empresa. Una empresa sigue existiendo pero cesa una línea de productos. La atención se centra en los productos que sí se siguen vendiendo; los pasaportes de la línea interrumpida ya no se actualizan, mientras que los productos siguen en uso durante años entre los clientes y la obligación de disponibilidad simplemente continúa.

Fusión de dos empresas con diferentes plataformas de pasaportes. Dos empresas con sus propios sistemas de gestión de pasaportes se fusionan. Los productos de ambas marcas permanecen en el mercado, pero después de la fusión no está claro qué plataforma seguirá alojando qué grupo de productos, y qué cuenta de registro contiene qué pasaportes de productos.

Traslado del nombre de marca a otra persona jurídica sin cambio de domicilio en el registro. Una empresa coloca una marca en una nueva BV — a menudo por razones fiscales o estructurales — pero olvida actualizar la entrada en el registro europeo. La persona jurídica original deja de existir formalmente, mientras que sigue figurando como responsable en el registro.

Lo que puede documentar

• Un acuerdo de transferencia para el alojamiento de pasaportes, incluido en contratos de adquisición o venta, con mención de quién es responsable de la continuidad después de la transacción cuánto tiempo debe estar disponible un pasaporte de producto;
• Un inventario actual de qué códigos de identificación, enlaces y cuentas (tal como se entienden en ¿puedo vincular el pasaporte del producto a mi sistema ERP o de inventario) pertenecen a qué grupo de productos, para que un sucesor o síndico no tenga que averiguar desde cero dónde está todo;
• Un procedimiento fijo para actualizar la entrada en el registro europeo en caso de cambio de forma jurídica, fusión, escisión o transferencia de una marca;
• Datos de contacto e información de acceso a la plataforma de pasaportes, guardados aparte de las operaciones comerciales diarias, para que sean localizables por un síndico o sucesor incluso en caso de disolución o quiebra;
• Una cláusula de modelo para contratos de adquisición que regule específicamente la continuidad de los pasaportes de productos digitales, incluida la cuestión de quién asume los costos de alojamiento después de la transferencia;
• Un inventario por grupo de productos de los productos aún presentes en el mercado, para que cuando se interrumpa una línea de producción quede claro cuáles pasaportes deben seguir siendo accesibles durante algún tiempo a pesar del cese de la venta.