Oricine cumpără un produs de la un producător sau furnizor, are de obicei nevoie de patru tipuri de documente pentru productpasportul digital: date despre materiale și compoziție, documentație tehnică și declarații de conformitate, o identificare unică a produsului cum ar fi un număr de articol sau lot, și dovadă de origine cum ar fi o factură sau certificat de origine. Detaliul care este cel mai des trecut cu vederea aici este că răspunderea pentru exactitatea acestor date nu rămâne automat la furnizor odată ce puneți produsul pe piață sub propriul nume.
Acest ultim punct merită o explicație, deoarece determină în practică cât de mult efort necesită solicitarea documentelor. Regulamentul face distincție între diferite roluri în lanț, și oricine acționează ca producător sau importator poartă o răspundere proprie pentru datele din pasaport, chiar și atunci când aceste date provin inițial de la un furnizor de piese. Un furnizor care furnizează doar o fișă tehnică nu acoperă deci automat totul ceea ce este necesar.
Documentele pe care de obicei le solicitați
Baza este informația despre materiale: din ce substanțe și componente este compus produsul și dacă se află acolo substanțe care trebuie raportate separat. De asemenea, este necesară documentația tehnică, cum ar fi rapoarte de teste sau o declarație de conformitate care demonstrează că produsul conformă cerințelor valabile. A treia categorie este identificarea produsului: un număr de articol, cod de lot sau altă caracteristică cu care pasaportul poate fi cuplat la exemplarul corect sau la seria corectă. În sfârșit, este adesea necesară dovada originii, cum ar fi o factură, confirmarea primirii sau certificat, mai ales atunci când produsul provine din afara Uniunii Europene.
Care dintre acestea documente sunt exact obligatorii și în ce formă, diferă per grup de produse. Pentru unele produse, accentul este pus pe informații de reparare și întreținere, pentru altele pe date de reciclare sau compoziție chimică. Oricine vrea să vadă cum se aplică acest lucru pentru un produs specific, găsește în baza de cunoștințe per grup de produse descifrat un overview per situație.
De ce acest detaliu este atât de des trecut cu vederea
La cumpărare, un document de furnizor este adesea considerat finalizat odată ce a fost primit și stocat. Punctul în care lucrurile se-ntâmplă frecvent să meargă prost, este acela că un document care a fost suficient pentru administrația proprie a furnizorului, nu se conectează automat la ceea ce cere pasaportul. Un raport de test poate fi, de exemplu, depășit, o declarație de conformitate poate se refere la o altă versiune de produs, sau datele pot fi furnizate într-o limbă sau formă care nu este retraductibilă la exemplarul specific pe care îl vindeți. Deoarece răspunderea pentru exactitatea pasaportului rămâne la ofertant, reinterpretarea acestor documente în funcție de situația proprie este ceva despre care poate fi consultat un jurist sau autoritatea de supraveghere competentă.
Înregistrarea cine furnizează ce document
Deoarece sarcina documentară în practică este împărțită între producător, importator și eventual un distribuitor, merită să se stabilească la încheierea sau reînnoirea unui contract de aprovizionare cine furnizează ce document, în ce formă și în ce moment. Aceasta previne ca un pasaport să apară doar la elaborarea lui că lipsește un raport de test sau un cod de identificare. Pentru companiile care fac asta pentru prima dată, este util să determine în avans care sunt acordurile standard care apar într-un contract de cumpărare, astfel încât acest lucru să nu trebuiască să fie rezolvat din nou pe fiecare comandă.
Dacă furnizorul se află în afara Uniunii Europene
La achiziționarea din afara Uniunii apare adesea o etapă suplimentară: datele nu trebuie să fie nu numai complete, ci și demonstrabil în conformitate cu ceea ce se importă efectiv. Documentele vamale, un certificat de origine și o legătură clară între expediție și identificarea produsului joacă un rol mai important decât la achiziționarea din Uniune. Ce documente exacte sunt solicitate în acest caz depinde de grupa de produse și de țara de proveniență, iar acesta este ceva pentru care autoritatea competentă de supraveghere sau un jurist poate da lămuriri pentru situația dvs. proprie.
Pentru a vedea cât de completă este deja documentația dvs. în raport cu ceea ce se solicită pentru grupa dvs. de produse, puteți parcurge gratuit scannarea produselor cu câteva întrebări scurte. Cei care mai întâi doresc să știe cum prodpas.eu procesează datele furnizate într-un pasaport, citesc acest lucru pe pagina de unde provin informațiile din pasaport. Și pentru întrebările care rămân după lectură, este disponibil un sumar la întrebări frecvente despre pasaportul digital al produsului.