Tko nabavlja proizvod od proizvođača ili dobavljača, za digitalno putno pismo o proizvodu doično trebadokumente od četiri vrste: podatke o materijalima i sastavu, tehničku dokumentaciju i izjave o sukladnosti, jedinstvenu identifikaciju proizvoda poput broja članka ili serije, te dokaz o porijeklu kao što je račun ili potvrda o porijeklu. Detalj koji se pritom najčešće previđa jest da odgovornost za točnost tih podataka automatski ne ostaje kod dobavljača čim proizvod stavljate na tržište pod svojim imenom.
Posljednja točka zaslužuje pojašnjenje, jer u praksi određuje koliko posla zahtijeva prikupljanje dokumenata. Uredba razlikuje različite uloge u lancu, a tko god se pojavljuje kao proizvođač ili uvoznik, nosi vlastitu odgovornost za podatke u putnom pismu o proizvodu, čak i kada ti podaci izvorno dolaze od dobavljača. Dobavljač koji samo dostavi tehničku ploču s podacima na taj način ne pokriva automatski sve što je potrebno.
Koje dokumente doično tražite
Osnova je informacija o materijalima: od kojih se tvari i dijelova proizvod sastoji te postoje li tu tvari koje se moraju posebno prijaviti. Osim toga potrebna je tehnička dokumentacija, primjerice izvještaji o ispitivanju ili izjava o sukladnosti koja dokazuje da proizvod zadovoljava primjenjive zahtjeve. Treći dokument je identifikacija proizvoda: broj članka, kod serije ili drugi znakovi kojima se putno pismo o proizvodu može povezati s ispravnim primjerkom ili ispravnom serijom. Na kraju je često potreban dokaz o porijeklu, kao što je račun, potvrda o primitku ili potvrda o porijeklu, posebno kada proizvod dolazi izvan Europske unije.
Koji od tih dokumenata su točno obavezni i u kojem obliku razlikuje se po skupini proizvoda. Za neke proizvode naglasak je na informacijama o popravci i održavanju, za druge na podacima o recikliranju ili kemijskom sastavu. Tko želi vidjeti kako se to primjenjuje na određeni proizvod, nalazi u banci znanja po skupini proizvoda razrađeno pregled po situaciji.
Zašto se ovaj detalj tako često propušta
Pri nabavi dokument dobavljača često se smatra završenim čim je primljen i pohranjen. Točka u kojoj se redovito dešava greška je što dokument koji je bio dovoljan za vlastitu administraciju dobavljača automatski se ne podudara s onim što traži putno pismo o proizvodu. Izvještaj o ispitivanju može biti zastario, izjava o sukladnosti može se odnosititi na drugu verziju proizvoda, ili podaci mogu biti dostavljeni jezikom ili oblikom koji nije praćljiv prema specifičnom primjerku koji prodajete. Budući da odgovornost za točnost putnog pisma o proizvodu ostaje kod pružatelja, preslika tih dokumenata prema vlastitoj situaciji nešto je što se može konzultirati sa pravnikom ili nadležnim tijelom za nadzor.
Zabilježiti tko koji dokument dostavi
Budući da se breme dokumentacije u praksi dijeli između proizvođača, uvoznika i eventualno distributera, isplati se pri sklapanju ili obnavljanju ugovora o dobavi zabilježiti tko koji dokument dostavi, u kojem obliku i u kojem trenutku. To sprječava da putno pismo o proizvodu pri pripremi bude uskraćeno od izvještaja o ispitivanju ili koda identifikacije. Za poduzeća koja ovo prvi put uređuju, korisno je unaprijed odrediti koja načela standard dolaze u ugovor o nabavi, tako da to ne treba svaki put ponovno razrađivati po narudžbi.
Ako se dobavljač nalazi izvan Europske unije
Kod nabave izvan Unije često dolazi do dodatnog koraka: podaci ne smiju biti samo potpuni, već i provjerljivo usklađeni s onim što se zapravo unosi. Carinskim dokumentima, certifikatu porijekla i jasnoj povezanosti između pošiljke i identifikacije proizvoda tada je veća uloga nego kod nabave unutar Unije. Koji su točno dokumenti potrebni u tom slučaju, ovisi o skupini proizvoda i zemlji porijekla, a to je nešto o čemu mogu dati odgovor nadležni nadzorni organ ili pravnik za vašu specifičnu situaciju.
Kako biste vidjeli koliko je već potpuna vaša dokumentacija u odnosu na ono što se zahtijeva za vašu skupinu proizvoda, možete provesti besplatnu productscan s nekoliko kratkih pitanja. Tko prvo želi znati kako prodpas.eu obrađuje dostavljene podatke u pasport, pročitat će to na stranici gdje su informacije u passpotu potječu. A za pitanja koja ostanu nakon čitanja, dostupan je pregled na često postavljana pitanja o digitalnom passporu proizvoda.