Wer ein Produkt bei einem Hersteller oder Lieferanten einkauft, benötigt für das digitale Produktpass in der Regel vier Arten von Unterlagen: Angaben zu Materialien und Zusammensetzung, technische Dokumentation und Konformitätserklärungen, eine eindeutige Produktidentifizierung wie eine Artikel- oder Chargennummer und einen Herkunftsnachweis wie eine Rechnung oder ein Ursprungszeugnis. Das Detail, das hierbei am häufigsten übersehen wird, ist, dass die Verantwortung für die Richtigkeit dieser Angaben nicht automatisch beim Lieferanten verbleibt, sobald Sie das Produkt unter Ihrem eigenen Namen auf den Markt bringen.
Dieser letzte Punkt verdient eine Erläuterung, denn er bestimmt in der Praxis, wie viel Arbeit das Anfordern von Dokumenten kostet. Die Verordnung unterscheidet verschiedene Rollen in der Lieferkette, und wer als Hersteller oder Importeur tätig ist, trägt eine eigene Verantwortung für die Angaben im Produktpass, auch wenn diese Angaben ursprünglich von einem Zulieferer stammen. Ein Lieferant, der nur ein technisches Datenblatt liefert, deckt damit also nicht automatisch alles ab, was erforderlich ist.
Welche Unterlagen Sie in der Regel anfordern
Die Grundlage ist Materialinformation: Aus welchen Stoffen und Komponenten besteht das Produkt, und befinden sich darunter Stoffe, die separat angemeldet werden müssen. Darüber hinaus ist technische Dokumentation erforderlich, wie Testberichte oder eine Konformitätserklärung, die nachweist, dass das Produkt die geltenden Anforderungen erfüllt. Ein dritte Unterlage ist die Produktidentifizierung: eine Artikelnummer, Chargennummer oder ein anderes Merkmal, mit dem das Produktpass mit dem richtigen Exemplar oder der richtigen Serie verknüpft werden kann. Schließlich ist oft ein Herkunftsnachweis erforderlich, wie eine Rechnung, eine Eingangsbestätigung oder ein Zeugnis, besonders wenn das Produkt von außerhalb der Europäischen Union stammt.
Welche dieser Unterlagen genau erforderlich sind und in welcher Form, unterscheidet sich je nach Produktgruppe. Bei einigen Produkten liegt der Schwerpunkt auf Reparatur- und Wartungsinformationen, bei anderen auf Recyclingdaten oder chemischer Zusammensetzung. Wer sehen möchte, wie das bei einem konkreten Produkt aussieht, findet in der Wissensdatenbank pro Produktgruppe nach Situation aufgeschlüsselt einen Überblick pro Situation.
Warum dieses Detail so oft übersehen wird
Beim Einkauf wird ein Lieferantendokument häufig als abgeschlossen angesehen, sobald es eingegangen und gespeichert ist. Der Punkt, an dem es regelmäßig schiefgeht, ist, dass ein Dokument, das für die eigene Verwaltung des Lieferanten ausreichend war, nicht automatisch den Anforderungen des Produktpasses entspricht. Ein Testbericht kann beispielsweise veraltet sein, eine Konformitätserklärung kann sich auf eine andere Produktversion beziehen, oder Daten können in einer Sprache oder Form bereitgestellt worden sein, die nicht auf das spezifische Exemplar, das Sie verkaufen, zurückzuführen ist. Da die Verantwortung für die Richtigkeit des Produktpasses bei Ihnen als Anbieter verbleibt, ist die Umsetzung dieser Dokumente auf Ihre spezifische Situation hin etwas, das ein Jurist oder die zuständige Aufsichtsbehörde prüfen kann.
Festlegen, wer welche Unterlage liefert
Weil die Dokumentenlast in der Praxis zwischen Hersteller, Importeur und möglicherweise einem Distributor aufgeteilt wird, lohnt es sich, bei Abschluss oder Erneuerung eines Liefervertrags festzuhalten, wer welche Unterlage liefert, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt. Dies verhindert, dass ein Produktpass bei der Erstellung festgestellt wird, dass ein Testbericht oder eine Identifikationscode fehlt. Für Unternehmen, die dies zum ersten Mal einrichten, ist es sinnvoll, im Voraus zu bestimmen, welche Vereinbarungen standardmäßig in einem Kaufvertrag enthalten sind, damit dies nicht bei jeder Bestellung neu geklärt werden muss.
Wenn sich der Lieferant außerhalb der Europäischen Union befindet
Beim Einkauf von außerhalb der Union kommt oft ein zusätzlicher Schritt hinzu: Die Daten müssen nicht nur vollständig sein, sondern auch nachweislich mit dem übereinstimmen, was tatsächlich eingeführt wird. Zolldokumente, ein Ursprungszeugnis und eine klare Verknüpfung zwischen Sendung und Produktidentifizierung spielen dann eine größere Rolle als beim Einkauf innerhalb der Union. Welche Unterlagen dabei genau gefordert werden, hängt von der Produktgruppe und dem Herkunftsland ab, und das ist etwas, worüber die zuständige Aufsichtsbehörde oder ein Jurist für die eigene Situation Auskunft geben kann.
Um zu sehen, wie vollständig Ihre eigene Dokumentation bereits im Vergleich zu dem ist, was für Ihre Produktgruppe gefordert wird, können Sie die kostenlose Produktprüfung mit ein paar kurzen Fragen durchführen. Wer zunächst wissen möchte, wie prodpas.eu die bereitgestellten Daten zu einem Paspoort verarbeitet, liest das auf der Seite woher die Informationen im Paspoort stammen. Und für die Fragen, die nach dem Lesen offenbleiben, steht eine Übersicht bereit unter häufig gestellte Fragen zum digitalen Produktpassport.