Когато някой закупи продукт от производител или доставчик, за цифровия продуктен паспорт обикновено са необходими четири вида документи: данни за материалите и състава, техническа документация и декларации за съответствие, уникална идентификация на продукта като артикулен номер или партиден номер, и доказателство за произход като фактура или сертификат за произход. Детайлът, който при това най-често се пропуска, е че отговорността за верността на тези данни не остава автоматично при доставчика, когато вие пуснете продукта на пазара под собственото си име.
Тази последна точка заслужава обяснение, тъй като определя на практика колко работа отнема искането на документи. Регламентът разграничава различни роли в веригата, и кой действа като производител или вносител, носи собствена отговорност за данните в паспорта, дори когато тези данни идват първоначално от подрядчик. Доставчик, който предоставя само технически лист с данни, не покрива по този начин автоматично всичко необходимо.
Кои документи обикновено искате
Основата е информация за материалите: от кои вещества и компоненти се състои продуктът и дали сред тях има вещества, които трябва да бъдат отделно докладвани. Освен това е необходима техническа документация, като тестови доклади или декларация за съответствие, която показва че продуктът отговаря на действащите изисквания. Третия документ е идентификацията на продукта: артикулен номер, код на партида или друго отличие, с което паспортът може да бъде свързан със съответния екземпляр или серия. Накрая, често е необходимо доказателство за произход, като фактура, потвърждение на приемка или сертификат, особено когато продуктът идва отвън Европейския съюз.
Кои от тези документи точно са задължителни и в каква форма, се различава по продуктна група. За някои продукти акцентът е върху информацията за ремонт и поддръжка, за други върху данни за рециклиране или химически състав. Който желае да види как е за конкретен продукт, намира в знаниевата база по продуктна група разработено преглед по ситуация.
Защо този детайл толкова често се пропуска
При закупуване документ от доставчик често се счита за завършен щом е получен и съхранен. Точката, където редовно се допуска грешка, е че документ, който беше достатъчен за собствената администрация на доставчика, не се прилага автоматично на това, което паспортът изисква. Тестов доклад може например да е остарял, декларация за съответствие може да се отнася за друга версия на продукта, или данни могат да са предоставени на език или форма, която не може да бъде преследена назад до специфичния екземпляр, който вие продавате. Тъй като отговорността за верността на паспорта остава при предлагача, превеждането на тези документи към собствената ситуация е нещо, по което може да се консултира с юрист или компетентния надзорен орган.
Записване кой кой документ предоставя
Тъй като документното налягане на практика е разпределено между производител, вносител и евентуално дистрибютор, струва си при сключване или подновяване на договор за доставка да се уточни кой предоставя кой документ, в каква форма и в кой момент. Това предотвратява паспортът да се окаже липсвам на тестов доклад или идентификационен код при неговото съставяне. За компании, които това първи път организират, е полезно предварително да се определят кои съглашения стандартно се появяват в договор за закупуване, така че това да не трябва да се разбира отново по всяка поръчка.
Ако доставчикът е вън от Европейския съюз
При покупки извън Съюза често се добавя допълнителен етап: данните трябва не само да са пълни, но и доказуемо да съответстват на това, което действително се внася. Митнически документи, сертификат за произход и ясна връзка между пратката и идентификацията на продукта играят по-голяма роля, отколкото при покупки в рамките на Съюза. Кои точно документи се изискват в този случай, зависи от групата продукти и страната на произход, и това е нещо, което компетентният надзорен орган или адвокат могат да уточнят за конкретната ситуация.
За да видите колко пълна е вече собствената ви документация в сравнение с това, което се изисква за вашата група продукти, можете да преминете през безплатния производствен скан с няколко кратки въпроса. Ако искате първо да разберете как prodpas.eu обработва предоставените данни, за да съставят паспорт, прочетете това на страницата където идва информацията в паспорта. И за въпросите, които остават след прочитането, има преглед на често задавани въпроси относно цифровия productpas.eu.