Quem compra um produto a um fabricante ou fornecedor, necessita geralmente de quatro tipos de documentos para o passaporte de produto digital: dados sobre os materiais e composição, documentação técnica e declarações de conformidade, uma identificação única de produto como um número de artigo ou lote, e prova de origem como uma fatura ou certificado de origem. O detalhe que é mais frequentemente negligenciado neste caso é que a responsabilidade pela precisão desses dados não permanece automaticamente com o fornecedor a partir do momento em que coloca o produto no mercado sob seu próprio nome.
Este último ponto merece explicação, pois determina na prática quanto trabalho custa solicitar documentos. O regulamento distingue diferentes funções na cadeia, e quem atua como fabricante ou importador tem uma responsabilidade própria pelos dados no passaporte, mesmo quando esses dados vêm originalmente de um fornecedor. Um fornecedor que fornece apenas uma ficha técnica não cobre automaticamente tudo o que é necessário.
Que documentos solicita normalmente
A base é a informação sobre materiais: em que substâncias e componentes o produto consiste, e se contém substâncias que devem ser comunicadas separadamente. Além disso, é necessária documentação técnica, tal como relatórios de teste ou uma declaração de conformidade que demonstre que o produto cumpre os requisitos aplicáveis. Um terceiro documento é a identificação do produto: um número de artigo, código de lote ou outra característica pela qual o passaporte pode ser associado ao exemplar correto ou à série correta. Finalmente, frequentemente é necessário um comprovante de origem, tal como uma fatura, comprovante de recebimento ou certificado, especialmente quando o produto provém de fora da União Europeia.
Que documentos destes são exatamente obrigatórios e em que forma, varia conforme o grupo de produtos. Para alguns produtos, a ênfase está em informações de reparação e manutenção, para outros em dados de reciclagem ou composição química. Quem quiser ver como isso se aplica a um produto concreto, encontra na base de conhecimentos por grupo de produtos consultada uma visão geral por situação.
Por que este detalhe é tão frequentemente negligenciado
Na compra, um documento de fornecedor é frequentemente considerado como terminado quando é recebido e armazenado. O ponto onde regularmente se comete erros é que um documento que era suficiente para a própria administração do fornecedor não se alinha automaticamente com o que o passaporte requer. Um relatório de teste pode, por exemplo, estar desatualizado, uma declaração de conformidade pode dizer respeito a uma versão de produto diferente, ou os dados podem ter sido fornecidos numa língua ou forma que não é rastreável até ao exemplar específico que vende. Como a responsabilidade pela precisão do passaporte permanece com o fornecedor, a tradução destes documentos para a sua própria situação é algo sobre o qual um jurista ou a autoridade de vigilância competente pode ser consultado.
Documentar quem fornece cada documento
Como o encargo de documentação é na prática partilhado entre fabricante, importador e potencialmente um distribuidor, vale a pena documentar ao celebrar ou renovar um contrato de fornecimento quem fornece cada documento, em que forma e em que momento. Isto evita que um passaporte, apenas quando é preparado, se revele estar em falta de um relatório de teste ou código de identificação. Para empresas que estão a implementar isto pela primeira vez, é útil determinar previamente que acordos vêm normalmente num contrato de compra, de modo que isto não precise ser resolvido novamente por cada encomenda.
Se o fornecedor está situado fora da União Europeia
Na compra fora da União, geralmente há uma etapa adicional: os dados não apenas devem estar completos, mas também devem comprovavelmente corresponder ao que é efetivamente importado. Documentos aduaneiros, um certificado de origem e uma ligação clara entre o envio e a identificação do produto desempenham um papel maior do que na compra dentro da União. Quais documentos são precisamente solicitados depende do grupo de produtos e do país de origem, e isso é algo sobre o qual a autoridade supervisora competente ou um jurista pode fornecer esclarecimentos para a situação específica.
Para ver como está a completude da sua própria documentação em relação ao que é solicitado para seu grupo de produtos, pode efetuar a productscan gratuita com algumas perguntas breves. Quem primeiro deseja saber como o prodpas.eu processa os dados fornecidos em um passaporte, lê isso na página de onde vêm as informações no passaporte. E para as dúvidas que permanecem após a leitura, há uma visão geral disponível em perguntas frequentes sobre o passaporte de produto digital.