Kun ostat tuotetta valmistajalta tai toimittajalta, digitaalisen tuotepassin osalta tarvitset yleensä neljän tyyppisiä asiakirjoja: tietoja materiaaleista ja koostumuksesta, teknistä dokumentaatiota ja vaatimustenmukaisuusvakuutuksia, yksilöllisen tuotetunnisteen, kuten artikla- tai eränumeron, ja alkuperätodistusta, kuten laskua tai alkuperätodistusta. Yksityiskohta, joka tässä yhteydessä usein jää huomaamatta, on, että toimittajan vastuu tietojen oikeellisuudesta ei automaattisesti säily, kun otat tuotteen markkinoille omalla nimellä.
Viimeksi mainittu kohta ansaitsee selityksen, koska se määrittää käytännössä, kuinka paljon työtä asiakirjojen pyytäminen vaatii. Asetus erottelee ketjussa eri roolit, ja jokainen, joka toimii valmistajana tai maahantuojana, kantaa oman vastuunsa passin tietojen oikeellisuudesta, myös silloin kun nämä tiedot peräisin ovat alkuperäisesti toimitusketjun toimittajalta. Toimittaja, joka toimittaa vain teknisen tietolehden, ei siten automaattisesti kata kaikkea mitä tarvitaan.
Mitä asiakirjoja yleensä pyydätte
Perusta on materiaalitiedot: mistä aineista ja osista tuote koostuu, ja ovatko siinä aineita, jotka on ilmoitettava erillisesti. Lisäksi tarvitaan teknistä dokumentaatiota, kuten testiraportteja tai vaatimustenmukaisuusvakuutusta, joka osoittaa, että tuote täyttää sovellettavat vaatimukset. Kolmas asiakirja on tuotetunnistus: artiklanumero, eräkoodi tai muu tunniste, jonka avulla passi voidaan yhdistää oikeaan kappaleeseen tai oikeaan sarjaan. Lopuksi tarvitaan usein alkuperätodistus, kuten lasku, vastaanottoilmoitus tai sertifikaatti, erityisesti silloin kun tuote tulee Euroopan unionin ulkopuolelta.
Mitkä näistä asiakirjoista ovat tarkalleen velvoitettuja ja missä muodossa, vaihtelee tuoteryhmittäin. Joillekin tuotteille on painopiste korjaus- ja kunnossapitotiedoilla, toisille kierrätysdatalla tai kemiallisella koostumuksella. Joka haluaa nähdä, miten tämä toteutuu tiettyyn tuotteeseen, löytää osaamiskeskuksesta tuoteryhmittäin selvitetyn yleiskatsauksen tilanneittain.
Miksi tämä yksityiskohta usein jää huomaamatta
Ostoissa toimittajan asiakirjaa pidetään usein valmiiksi, kun se on vastaanotettu ja tallennettu. Kohta, jossa se usein menee pieleen, on se, että asiakirja, joka oli riittävä toimittajan omaan hallintoon, ei automaattisesti vastaa mitä passi edellyttää. Testiraportti voi esimerkiksi olla vanhentunut, vaatimustenmukaisuusvakuutus voi koskea eri tuoteversioita, tai tiedot voidaan toimittaa kielellä tai muodossa, jota ei voi jäljittää sinun myymääsi erityiseen kappaleeseen. Koska vastuu passin tietojen oikeellisuudesta säilyy palveluntarjoajalla, näiden asiakirjojen muuntaminen omaan tilanteeseen on asia, josta voidaan neuvotella oikeudellisen asiantuntijan tai toimivaltaisen valvontaviranomaisen kanssa.
Sen dokumentointi, kuka toimittaa mitä asiakirjaa
Koska dokumentaatiotaakka käytännössä jaetaan valmistajan, maahantuojan ja mahdollisen jakelijoiden kesken, kannattaa toimitus- tai uusimissopimusta tehtäessä dokumentoida, kuka toimittaa mitä asiakirjaa, missä muodossa ja milloin. Tämä estää passiin jäävän puuttuvaksi testiraportin tai tunnistekoodin passia laadittaessa. Yrityksille, jotka järjestävät tämän ensimmäistä kertaa, on hyödyllistä määrittää etukäteen, mitkä sopimukset tulevat vakioina inkkariiniin, jotta tätä ei tarvitse selvitellä uudelleen joka tilauksella.
Jos toimittaja sijaitsee Euroopan unionin ulkopuolella
Tuotteiden ostossa EU:n ulkopuolelta tulee usein mukaan ylimääräinen vaihe: tiedot eivät saa olla vain täydellisiä, vaan niiden on myös osoitettavasti vastattava sitä, mitä todellisuudessa tuodaan sisään. Tulliasiakirjoilla, alkuperätodistuksella ja selkeällä lähettävän ja tuotetunnisteen välisellä vastaavuudella on silloin suurempi merkitys kuin EU:n sisäisen oston yhteydessä. Mitkä asiakirjat tässä yhteydessä tarkalleen pyydetään, riippuu tuoteryhmästä ja alkuperämaasta, ja siitä voi antaa selvitystä pätevä valvontaviranomainen tai lakimies omaa tilannetta varten.
Jos haluat nähdä, kuinka täydellinen oman dokumentaatiosi jo on siihen verrattuna, mitä tuoteryhmältäsi pyydetään, voit käydä läpi ilmaisen tuoteskannerin muutaman lyhyen kysymyksen avulla. Jos haluat ensin tietää, kuinka prodpas.eu käsittelee toimitetut tiedot pasportiksi, luet sen sivulla mistä pasportin tieto tulee. Ja jos sinulle jää kysymyksiä lukemisen jälkeen, sinulla on käytössä luettelo osoitteessa usein kysytyt kysymykset digitaalisesta tuotepassista.