Osoba zamawiająca produkt u producenta lub dostawcy potrzebuje do cyfrowego paszportu produktu zwykle czterech rodzajów dokumentów: dane o materiałach i składzie, dokumentacja techniczna i deklaracje zgodności, unikalna identyfikacja produktu, taka jak numer artykułu lub numeru partii, oraz dowód pochodzenia, taki jak faktura lub świadectwo pochodzenia. Szczegół, który najczęściej jest pomijany, polega na tym, że odpowiedzialność za dokładność tych danych nie pozostaje automatycznie u dostawcy, gdy tylko wprowadzisz produkt na rynek pod własną nazwą.
Ten ostatni punkt wymaga wyjaśnienia, ponieważ w praktyce określa, ile pracy wiąże się z zażądaniem dokumentów. Rozporządzenie rozróżnia różne role w łańcuchu, a kto pełni funkcję producenta lub importera, ponosi własną odpowiedzialność za dane w paszporcie, również wtedy, gdy dane te pierwotnie pochodzą od dostawcy. Dostawca, który dostarcza jedynie kartkę danych technicznych, nie pokrywa w ten sposób automatycznie wszystkiego, co jest potrzebne.
Które dokumenty zwykle się zażąda
Podstawą są informacje o materiałach: z jakich substancji i części składa się produkt i czy znajdują się wśród nich substancje, które muszą być zgłoszone osobno. Ponadto konieczna jest dokumentacja techniczna, taka jak raporty z badań lub deklaracja zgodności potwierdzająca, że produkt spełnia obowiązujące wymagania. Trzecim dokumentem jest identyfikacja produktu: numer artykułu, kod partii lub inny identyfikator umożliwiający powiązanie paszportu z właściwym egzemplarzem lub właściwą serią. Wreszcie, często wymagany jest dowód pochodzenia, taki jak faktura, potwierdzenie odbioru lub świadectwo, szczególnie gdy produkt pochodzi spoza Unii Europejskiej.
Które z tych dokumentów dokładnie są obowiązkowe i w jakiej formie, różni się w zależności od grupy produktów. Dla niektórych produktów nacisk kładzie się na informacje dotyczące naprawy i konserwacji, dla innych na dane dotyczące recyklingu lub składu chemicznego. Kto chce zobaczyć, jak to wygląda dla konkretnego produktu, znajdzie w bazie wiedzy per grup produktów określone przegląd na każdą sytuację.
Dlaczego ten szczegół tak często jest pomijany
Przy zakupach dokument dostawcy jest często uważany za ukończony zaraz po otrzymaniu i przechowaniu. Punkt, w którym regularnie coś idzie nie tak, to że dokument wystarczający dla własnej administracji dostawcy nie zawsze automatycznie odpowiada temu, czego pyta paszport. Na przykład raport z badań może być nieaktualny, deklaracja zgodności może dotyczyć innej wersji produktu, lub dane mogą być dostarczone w języku lub formacie, który nie można powiązać z konkretnym egzemplarzem, który sprzedajesz. Ponieważ odpowiedzialność za dokładność paszportu pozostaje u oferenta, tłumaczenie tych dokumentów na własną sytuację to coś, w czym można zasięgnąć porady prawnika lub właściwego organu nadzorczego.
Ustalenie, kto dostarcza który dokument
Ponieważ obciążenie dokumentacyjne w praktyce dzielone jest między producenta, importera i ewentualnie dystrybutora, warto przy zawieraniu lub odnowieniu umowy dostawy ustalić, kto dostarcza który dokument, w jakiej formie i w jakim momencie. Zapobiega to temu, że paszport dopiero przy opracowywaniu okazuje się, że brakuje raportu z badań lub kodu identyfikacyjnego. Dla firm, które uruchamiają to po raz pierwszy, przydatne jest uprzednie określenie, które umowy stają się standardowe w umowie zakupu, aby nie trzeba było tego reorganizować dla każdego zamówienia.
Jeśli dostawca znajduje się poza Unią Europejską
W przypadku zakupów spoza Unii często pojawia się dodatkowy krok: dane muszą być nie tylko kompletne, ale także wykazać udokumentowaną zgodność z tym, co rzeczywiście zostanie przywiezione. Dokumenty celne, certyfikat pochodzenia i wyraźny związek między przesyłką a identyfikacją produktu odgrywają wówczas większą rolę niż w przypadku zakupów w Unii. Które dokumenty będą w tym przypadku wymagane, zależy od grupy produktowej i kraju pochodzenia – w tej kwestii porady udzielić może właściwy organ nadzoru lub prawnik, mogą oni wyjaśnić sytuację konkretnego przedsiębiorstwa.
Aby zobaczyć, jak kompletna jest już Pana dokumentacja w stosunku do tego, co wymaga się dla Pana grupy produktowej, może Pan przejść bezpłatnie przez skan produktu zawierający kilka krótkich pytań. Kto najpierw chce wiedzieć, jak prodpas.eu przetwarza dostarczone dane w paszport, przeczyta to na stronie gdzie pochodzą informacje w paszporcie. A na pytania, które pozostają po przeczytaniu, czeka przegląd dostępny w często zadawanych pytaniach dotyczących cyfrowego paszportu produktu.