Lorsqu'une personne achète un produit auprès d'un fabricant ou d'un fournisseur, elle a généralement besoin de quatre types de documents pour le passeport produit numérique : des données sur les matériaux et la composition, une documentation technique et des déclarations de conformité, une identification produit unique telle qu'un numéro d'article ou de lot, et une preuve d'origine telle qu'une facture ou un certificat d'origine. Le détail qui est le plus souvent oublié à ce sujet est que la responsabilité de l'exactitude de ces données ne reste pas automatiquement chez le fournisseur une fois que vous commercialisez le produit sous votre propre nom.
Ce dernier point mérite une explication, car il détermine en pratique le travail que demande la demande de documents. Le règlement distingue différents rôles dans la chaîne, et celui qui agit en tant que fabricant ou importateur porte sa propre responsabilité quant aux données du passeport, même lorsque ces données proviennent à l'origine d'un fournisseur. Un fournisseur qui fournit uniquement une fiche technique ne couvre donc pas automatiquement tout ce qui est nécessaire.
Les documents que vous demandez généralement
La base est l'information sur les matériaux : de quelles substances et composants le produit est composé, et s'il contient des substances qui doivent être déclarées séparément. En outre, une documentation technique est nécessaire, telle que des rapports d'essai ou une déclaration de conformité démontrant que le produit répond aux exigences applicables. Un troisième document est l'identification du produit : un numéro d'article, un code de lot ou une autre caractéristique permettant de lier le passeport au bon exemplaire ou à la bonne série. Enfin, une preuve d'origine est souvent nécessaire, telle qu'une facture, un accusé de réception ou un certificat, en particulier lorsque le produit provient de l'extérieur de l'Union européenne.
Lesquels de ces documents sont exactement obligatoires et sous quelle forme varie selon le groupe de produits. Pour certains produits, l'accent est mis sur les informations de réparation et d'entretien, pour d'autres sur les données de recyclage ou la composition chimique. Celui qui souhaite voir comment cela se traduit pour un produit spécifique trouve dans la banque de connaissances par groupe de produits établi un aperçu par situation.
Pourquoi ce détail est si souvent oublié
Lors de l'achat, un document fourni par un fournisseur est souvent considéré comme finalisé une fois qu'il a été reçu et stocké. Le point où les choses tournent régulièrement mal est qu'un document qui était suffisant pour l'administration propre du fournisseur ne s'aligne pas automatiquement sur ce que le passeport demande. Un rapport de test peut par exemple être obsolète, une déclaration de conformité peut concerner une autre version du produit, ou les données peuvent avoir été fournies dans une langue ou un format qui ne peut pas être retracé jusqu'à l'exemplaire spécifique que vous vendez. Étant donné que la responsabilité de l'exactitude du passeport incombe au prestataire, la traduction de ces documents selon votre propre situation est quelque chose sur laquelle un juriste ou l'autorité de surveillance compétente peut être consulté.
Documenter qui fournit quel document
Parce que la charge documentaire est en pratique partagée entre le fabricant, l'importateur et éventuellement un distributeur, il est judicieux de convenir lors de la conclusion ou du renouvellement d'un contrat de fourniture qui fournit quel document, sous quelle forme et à quel moment. Cela évite qu'un passeport s'avère manquer un rapport de test ou un code d'identification au moment de sa préparation. Pour les entreprises qui mettent en place cela pour la première fois, il est utile de déterminer à l'avance les accords qui reviennent généralement dans un contrat d'achat, de sorte que cela n'ait pas besoin d'être réexaminé pour chaque commande.
Si le fournisseur est situé en dehors de l'Union européenne
À l'achat en dehors de l'Union, il y a souvent une étape supplémentaire : les données doivent non seulement être complètes, mais aussi démontrer qu'elles correspondent à ce qui est réellement importé. Les documents douaniers, un certificat d'origine et un lien clair entre l'envoi et l'identification du produit jouent alors un rôle plus important que lors d'un achat au sein de l'Union. Les pièces justificatives exactement demandées dépendent du groupe de produits et du pays d'origine, et c'est une question sur laquelle l'autorité de surveillance compétente ou un juriste peut donner des précisions pour votre situation particulière.
Pour voir à quel point votre propre documentation est complète par rapport à ce qui est demandé pour votre groupe de produits, vous pouvez utiliser la productscan gratuite avec quelques questions brèves. Celui qui souhaite d'abord savoir comment prodpas.eu traite les données fournies pour créer un passeport lit cela sur la page d'où provient l'information du passeport. Et pour les questions qui subsistent après la lecture, un aperçu est disponible dans la foire aux questions sur le passeport numérique du produit.