Chi acquista un prodotto da un fabbricante o fornitore, ha generalmente bisogno di quattro tipi di documenti per il fascicolo prodotto digitale: dati sui materiali e la composizione, documentazione tecnica e dichiarazioni di conformità, un'identificazione univoca del prodotto come numero di articolo o numero di lotto, e prova di provenienza come una fattura o certificato di origine. Il dettaglio che viene più spesso trascurato in questo contesto è che la responsabilità dell'esattezza di questi dati non rimane automaticamente presso il fornitore una volta che commercializzi il prodotto sotto il tuo nome.
Quest'ultimo punto merita una spiegazione, poiché determina nella pratica quanti sforzi comporta la richiesta di documenti. Il regolamento distingue diversi ruoli nella catena, e chi agisce come fabbricante o importatore ha una propria responsabilità per i dati nel fascicolo, anche quando questi dati provengono originariamente da un fornitore. Un fornitore che fornisce solo una scheda tecnica non copre quindi automaticamente tutto ciò che è necessario.
Quali documenti generalmente richiede
La base è l'informazione sui materiali: di quali sostanze e componenti è composto il prodotto, e se tra questi ci sono sostanze che devono essere comunicate separatamente. Inoltre è necessaria la documentazione tecnica, come rapporti di prova o una dichiarazione di conformità che dimostri che il prodotto soddisfa i requisiti vigenti. Un terzo documento è l'identificazione del prodotto: un numero di articolo, codice di lotto o altra caratteristica con cui il fascicolo può essere collegato all'esemplare corretto o alla serie corretta. Infine, è spesso necessaria una prova di provenienza, come una fattura, una conferma di ricezione o un certificato, specialmente quando il prodotto proviene da fuori l'Unione europea.
Quali di questi documenti sono precisamente obbligatori e in quale forma varia a seconda del gruppo di prodotti. Per alcuni prodotti l'accento è posto sulle informazioni di riparazione e manutenzione, per altri sui dati di riciclaggio o sulla composizione chimica. Chi vuole vedere come si sviluppa per un prodotto concreto, trova nella banca dati per gruppo di prodotti specificato una panoramica per ogni situazione.
Perché questo dettaglio viene così spesso trascurato
Negli acquisti un documento del fornitore viene spesso considerato concluso una volta ricevuto e archiviato. Il punto in cui le cose spesso vanno male è che un documento che era sufficiente per l'amministrazione interna del fornitore non si allinea automaticamente a ciò che richiede il fascicolo. Un rapporto di prova può ad esempio essere scaduto, una dichiarazione di conformità può riguardare una versione diversa del prodotto, oppure i dati possono essere stati forniti in una lingua o forma che non è riconducibile all'esemplare specifico che vende. Poiché la responsabilità dell'esattezza del fascicolo rimane presso il fornitore, la traduzione di questi documenti in base alla propria situazione è qualcosa su cui può essere consultato un giurista o l'autorità di vigilanza competente.
Documentare chi fornisce quale documento
Poiché l'onere della documentazione nella pratica è condiviso tra il fabbricante, l'importatore e possibilmente un distributore, vale la pena di stabilire al momento della conclusione o del rinnovo di un contratto di fornitura chi fornisce quale documento, in quale forma e in quale momento. Ciò evita che un fascicolo risulti privo di una relazione di prova o di un codice di identificazione solo quando viene redatto. Per le aziende che lo organizzano per la prima volta, è utile determinare in anticipo quali accordi tornano abitualmente in un contratto di acquisto, in modo che questo non debba essere chiarito di nuovo per ogni ordine.
Se il fornitore si trova fuori dall'Unione europea
Nell'acquisto da fuori dell'Unione si aggiunge spesso un passaggio aggiuntivo: i dati non solo devono essere completi, ma anche comprovabilmente coerenti con quanto effettivamente importato. I documenti doganali, un certificato di origine e un chiaro collegamento tra la spedizione e l'identificazione del prodotto svolgono allora un ruolo maggiore rispetto all'acquisto all'interno dell'Unione. Quali documenti siano precisamente richiesti in questo caso dipende dal gruppo di prodotti e dal paese di provenienza, e questo è un aspetto su cui l'autorità di vigilanza competente o un legale possono fornire chiarimenti per la situazione specifica.
Per verificare quanto sia già completa la vostra documentazione rispetto a quanto richiesto per il vostro gruppo di prodotti, potete seguire la scansione gratuita del prodotto con poche brevi domande. Chi vuole prima sapere come prodpas.eu elabora i dati forniti fino a ottenere un passaporto, legge questo sulla pagina da dove provengono le informazioni nel passaporto. E per le domande che rimangono dopo la lettura, è disponibile una panoramica in domande frequenti sul passaporto digitale del prodotto.