Når man indkøber et produkt hos en fabrikant eller leverandør, har man normalt brug for fire slags dokumenter til det digitale produktpas: oplysninger om materialer og sammensætning, teknisk dokumentation og overensstemmelseserklæringer, en unik produktidentifikation såsom et artikelnummer eller partinummer, og bevis for oprindelsen såsom en faktura eller oprindelsescertifikat. Den detalje, som oftest bliver overset her, er at ansvaret for rigtigheden af disse oplysninger ikke automatisk forbliver hos leverandøren, når du bringer produktet på markedet under dit eget navn.
Dette sidste punkt fortjener en forklaring, da det i praksis afgør, hvor meget arbejde det koster at anmode om dokumenter. Forordningen skelner mellem forskellige roller i kæden, og den, der optræder som fabrikant eller importør, bærer et eget ansvar for oplysningerne i passet, også når disse oplysninger oprindeligt kommer fra en underleverandør. En leverandør, der alene leverer et teknisk datablad, dækker således ikke automatisk alt, hvad der er nødvendigt.
Hvilke dokumenter du normalt anmoder om
Grundlaget er materialeinformation: hvilke stoffer og komponenter produktet består af, og om der er stoffer blandt dem, som skal anmeldes særskilt. Derudover er der behov for teknisk dokumentation, såsom testrapporter eller en overensstemmelseserklæring, som viser, at produktet opfylder de gældende krav. Et tredje dokument er produktidentifikationen: et artikelnummer, batchkode eller andet kendetegn, som produktpasset kan knyttes til det rigtige eksemplar eller den rigtige serie med. Til sidst er der ofte behov for oprindelsesbevis, såsom en faktura, modtagerbekræftelse eller certifikat, især når produktet kommer fra uden for Den Europæiske Union.
Hvilke af disse dokumenter der er nøjagtigt obligatoriske, og i hvilken form, varierer fra produktgruppe til produktgruppe. For nogle produkter ligger vægten på reparations- og vedligeholdelsesoplysninger, for andre på recyclingdata eller kemisk sammensætning. Den, der gerne vil se, hvordan det udspiller sig for et konkret produkt, finder i videnbanken pr. produktgruppe udfundet et overblik pr. situation.
Hvorfor denne detalje så ofte bliver overset
Ved indkøb betragtes et leverandørdokument ofte som afsluttet, så snart det er modtaget og arkiveret. Det sted, hvor det jævnligt går galt, er, at et dokument, der var tilstrækkeligt til leverandørens eget regnskab, ikke automatisk passer til det, som produktpasset kræver. En testrapport kan for eksempel være forældet, en overensstemmelseserklæring kan vedrøre en anden produktversion, eller data kan være leveret på et sprog eller i en form, som ikke kan henføres til det specifikke eksemplar, du sælger. Fordi ansvaret for rigtigheden af produktpasset forbliver hos udbyderen, er det efter egen situation at oversætte disse dokumenter noget, som en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed kan konsulteres om.
Fastlægge hvem der leverer hvilket dokument
Fordi dokumentbyrden i praksis deles mellem fabrikant, importør og eventuelt en distributør, er det værd at fastlægge, når man indgår eller fornyer en leveringskontrakt, hvem der leverer hvilket dokument, i hvilken form, og på hvilket tidspunkt. Det forhindrer, at et produktpas først viser sig at mangle en testrapport eller identifikationskode, når det skal udarbejdes. For virksomheder, der indretter dette for første gang, er det nyttigt at fastlægge på forhånd, hvilke aftaler, der standardmæssigt indgår i en indkøbskontrakt, så dette ikke skal gennemgås igen pr. ordre.
Hvis leverandøren ligger uden for Den Europæiske Union
Ved indkøb uden for Unionen kommer der ofte et ekstra trin til: dataene skal ikke kun være fuldstændige, men også påviseligt stemme overens med det, der rent faktisk bliver importeret. Toldpapirer, et oprindelsescertifikat og en tydelig sammenkædet forbindelse mellem forsendelse og produktidentifikation spiller en større rolle end ved indkøb inden for Unionen. Hvilke dokumenter der præcist skal anfordres i denne sammenhæng, afhænger af produktgruppen og oprindelseslandet, og det er noget, som den ansvarlige tilsynsmyndighed eller en jurist kan give afklaring på for ens egen situation.
For at se, hvor fuldstændig jeres egen dokumentation allerede er i forhold til det, der kræves for jeres produktgruppe, kan I gennemgå den gratis produktscan med et par korte spørgsmål. Hvis I først gerne vil vide, hvordan prodpas.eu behandler de angivne data til et paspoort, læser I det på siden hvor informationen i paspoorten kommer fra. Og for de spørgsmål, der bliver tilbage efter læsningen, er der et oversigt klar ved hyppigt stillede spørgsmål om det digitale produktpaspoort.