Det finns inget fast pris för ett digitalt produktpass. Förordningen föreskriver vad som måste finnas i ett pass och hur det måste vara tillgängligt, men den anger ingen avgift. Det belopp du slutligen betalar är resultatet av dina val: hur många produktgrupper det gäller, hur dina uppgifter redan är organiserade, och om du bygger det själv eller låter det ordnas.
De viktigaste kostnaderna är därför inte lagfästa, men väl lätta att spåra. De är grovt uppdelade i att sammanställa uppgifterna, teknisk beredning och hosting av passet, och den fysiska QR-databläraren på själva produkten. Den som granskar dessa tre delar separat ser snart var det största arbetet ligger inom sitt eget företag.
Var beloppet kommer ifrån
Eftersom förordningen inte föreskriver något pris bestäms beloppet på marknaden: programvaruleverantörer, tjänstleverantörer som sammanställer pass, och tryckpressar eller etiketttillverkare bestämmer tillsammans vad ett pass kostar i praktiken. Det förklarar också varför två företag med jämförbara produkter kan få helt olika offerter. Ett företag med uppgifter snyggt organiserade i ett system betalar vanligtvis mindre arbete för att ordna informationen än ett företag där samma uppgifter är utspridda över flera kalkylblad och e-postmeddelanden.
Vad som bestämmer priset
Antalet produktgrupper du är aktiv inom är oftast den första faktorn. En installationsfirma som levererar både värmeutrustning och elektriska komponenter måste hantera flera passförpliktelser som var och en kräver sina egna data. Om du inte är säker på vilka produktgrupper ditt sortiment faller inom kan du få det utrett i ett par frågor innan en offert efterfrågas.
En andra faktor är tillståndet på dina källdata: finns specifikationer, material och ursprung redan strukturerade i ett ERP- eller PIM-system, eller måste det fortfarande samlas in och kontrolleras? Detta påverkar också samtalet som du förr eller senare för med din programvaruleverantör, eftersom denne avgör om uppgifterna kan levereras automatiskt eller måste skrivas in manuellt.
En tredje faktor är varaktigheten och sättet för hosting. Förordningen kräver att ett pass förblir konsultabelt under en längre period efter att en produkt lagts på marknaden. Det innebär att kostnaderna inte stannar när passet är inställt, utan fortsätter så länge det måste vara tillgängligt, inklusive att upprätthålla länken bakom QR-koden.
Slutligen räknas databläraren själv: att anbringa en QR-kod på förpackning, etikett eller produkt är en fysisk tillverkningsprocess, med egna kostnader för material, tryck och integrering i befintliga produktionslinjer.
Engångskostnader och löpande kostnader
Det är användbart att i förväg skilja mellan vad som är engångskostnader och vad som återkommer. Sammanställningen av den första versionen av ett pass, inrättandet av en mall per produktgrupp och tryckningen av datablärare är huvudsakligen engångskostnader per produktlinje. Uppdatering av uppgifter vid förändringar i sortimentet, övervakning av ändringar i regelverken och upprätthållandet av hosting är kostnader som påverkar hela varaktighetstiden för förpliktelsen. Företag som klargör denna skillnad i förväg undviker att bli överraskade senare av kostnader som de ursprungligen hade uppfattat som engångskostnader.
Bygga själv eller lägga ut på extern part
Valet mellan att själv inrätta ett system och att överlåta detta till en part som sammanställer och hostar pass är för många små och medelstora företag kärnan i kostnadsavvägningen. Att bygga själv kräver investeringar i kunskap, programvara och förvaltningskapacitet som måste underhållas i många år efter den första installationen. Att lägga ut på extern part skiftar denna börda till ett fast, överskådligt bidrag. Hur ett sådant samarbete ser ut i praktiken och vilka uppgifter som krävs för det beskrivs på sidan som förklarar var informationen i ett pass kommer från. En konkret översikt över tariffer per situation finns på sidan med priser.
Vilken väg du än överväger, är det lämpligt att först ha klart vilka produktgrupper ditt företag tillhör och vad förordningen exakt kräver för dessa. Mer bakgrund om själva förpliktelserna, oberoende av kostnaderna, kan du läsa om på kunskapsbanken med förklaring per ämne. För din egen situation och för frågor om hur en tillsynsmyndighet hanterar detta återstår en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten som lämplig kontaktpunkt.
Vill du först veta var du står med ditt eget sortiment innan du börjar jämföra kostnader? Gör den gratis snabbkollen eller bläddra genom aämnena i kunskapsbanken; båda ger inom en halvtimme en konkret bild utan att du behöver binda dig direkt till något.