Stała cena za cyfrowy paszport produktu nie istnieje. Rozporządzenie określa, co musi zawierać paszport i jak powinien być dostępny, ale nie wskazuje żadnej stawki. Ostateczna kwota, którą zapłacisz, wynika z wyborów: ile grup produktów dotyczy, jak twoje dane już są zorganizowane oraz czy budujesz to sam, czy powierzasz to specjalistom.
Główne pozycje kosztowe nie są zatem określone prawnie, ale można je dobrze przeanalizować. Dzielą się one mniej więcej na zebranie danych, przygotowanie techniczne i hosting paszportu oraz fizyczny nośnik danych QR na samym produkcie. Ci, którzy badają trzy elementy osobno, szybko widzą, gdzie w ich firmie jest najwięcej pracy.
Skąd pochodzi kwota
Ponieważ rozporządzenie nie określa ceny, kwota powstaje na rynku: dostawcy oprogramowania, usługodawcy zajmujący się opracowywaniem pasportów i drukarnie lub producenci etykiet dla nośnika danych wspólnie określają rzeczywisty koszt paszportu. To również wyjaśnia, dlaczego dwie firmy z porównywalnymi produktami mogą otrzymać zupełnie różne oferty. Firma z danymi starannie zorganizowanymi w jednym systemie zwykle płaci mniej za prace porządkowania informacji niż firma, gdzie te same dane są rozproszone na wiele arkuszy kalkulacyjnych i wiadomości e-mail.
Co decyduje o cenie
Liczba grup produktów, w których działasz, to zwykle pierwszy czynnik. Firma instalacyjna dostarczająca zarówno urządzenia grzewcze, jak i części elektryczne, stoi przed wieloma obowiązkami dotyczącymi pasportów, z których każdy wymaga własnego zestawu danych. Jeśli nie wiesz dokładnie, do jakich grup produktów należy twój asortyment, możesz to wyjaśnić w kilka pytań zanim poprosisz o ofertę.
Drugim czynnikiem jest stan twoich danych źródłowych: czy specyfikacje, materiały i pochodzenie są już zstrukturyzowane w systemie ERP lub PIM, czy też muszą być jeszcze zebrane i zweryfikowane? Dotyczy to również rozmowy, którą wcześniej lub później poprowadzisz z dostawcą oprogramowania, ponieważ on decyduje, czy dane mogą być dostarczone automatycznie, czy muszą być wpisywane ręcznie.
Trzecim czynnikiem jest czas trwania i sposób hostingu. Rozporządzenie wymaga, aby paszport pozostał dostępny przez dłuższy okres po wprowadzeniu produktu na rynek. To oznacza, że koszty nie kończą się na utworzeniu paszportu, ale trwają tak długo, jak długo musi być dostępny, w tym utrzymanie linku za kodem QR.
Wreszcie liczy się sam nośnik danych: umieszczanie kodu QR na opakowaniu, etykiecie lub produkcie to fizyczny proces produkcji, ze своими kosztami materiałów, druku i integracji z istniejącymi liniami produkcyjnymi.
Koszty jednorazowe i koszty bieżące
Warto z góry rozróżnić, co jest jednorazowe, a co się powtarza. Opracowanie pierwszej wersji paszportu, ustanowienie szablonu dla każdej grupy produktów i zlecenie druku nośników danych to głównie koszty jednorazowe dla każdej linii produktów. Aktualizacja danych w przypadku zmian asortymentu, monitorowanie zmian w przepisach i utrzymanie hostingu to koszty, które pojawiają się przez całą okres obowiązku. Firmy, które wcześniej wyjaśniają to rozróżnienie, unikają zaskoczenia kosztami, które początkowo uważały za jednorazowe.
Budowanie samodzielnie czy outsourcing
Dla wielu firm MKB wybór między samodzielnym ustanowieniem systemu a powierzeniem go stronie, która opracowuje i hostuje paszporty, jest kluczową kwestią oceny kosztów. Samodzielna budowa wymaga inwestycji w wiedzę, oprogramowanie i zdolność zarządczą, które muszą być utrzymywane przez wiele lat po pierwszej konfiguracji. Outsourcing przenosi to obciążenie na stałą, przejrzystą składkę. Jak taka współpraca wygląda w praktyce i jakie dane są do niej potrzebne, opisane są w stronie wyjaśniającej, skąd pochodzą informacje w paszporcie. Konkretny przegląd stawek dla poszczególnych sytuacji znajdziesz na stronie z cenami.
Niezależnie od wybranej ścieżki, warto najpierw jasno ustalić, do których grup produktów należy Twoja firma i jakie dokładnie wymagania stawia dla nich rozporządzenie. Więcej informacji na temat samych obowiązków, niezależnie od kosztów, znajdziesz w bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu. W swojej konkretnej sytuacji oraz w przypadku pytań dotyczących tego, jak organ nadzoru się z tym obchodzi, jurysta lub właściwy organ nadzoru pozostają odpowiednim punktem kontaktowym.
Chcesz najpierw wiedzieć, jaka jest sytuacja Twojego własnego asortymentu, zanim zaczniesz porównywać koszty? Skorzystaj z bezpłatnej szybkiej oceny lub przejrzyj tematy w bazie wiedzy; oba podejścia dadzą Ci konkretny obraz w ciągu pół godziny, bez konieczności natychmiastowego zobowiązania się do czegokolwiek.