Es gibt keinen festen Preis für ein digitales Produktpass. Die Verordnung schreibt vor, was in einen Pass gehören muss und wie er zugänglich sein muss, nennt aber keinen Tarif. Der Betrag, den Sie letztendlich zahlen, ist das Ergebnis von Entscheidungen: wie viele Produktgruppen es betreffen, wie Ihre Daten derzeit schon strukturiert sind, und ob Sie den Pass selbst aufbauen oder aufbauen lassen.
Die wichtigsten Kostenpunkte sind daher nicht gesetzlich festgelegt, lassen sich aber gut nachvollziehen. Sie lassen sich grob aufteilen in die Zusammenstellung der Daten, die technische Vorbereitung und das Hosting des Passes und den physischen QR-Datenträger auf dem Produkt selbst. Wer diese drei Bestandteile einzeln betrachtet, sieht schnell, wo in seinem eigenen Betrieb die meiste Arbeit anfällt.
Woher der Betrag kommt
Da die Verordnung keinen Preis vorschreibt, kommt der Betrag auf dem Markt zustande: Softwarelieferanten, Dienstleister, die Pässe zusammenstellen, und Druckereien oder Etikettenhersteller für den Datenträger bestimmen gemeinsam, was ein Pass in der Praxis kostet. Das erklärt auch, warum zwei Unternehmen mit vergleichbaren Produkten ganz unterschiedliche Angebote erhalten können. Ein Unternehmen mit Daten, die ordentlich in einem System organisiert sind, zahlt in der Regel weniger Arbeitsaufwand für die Ordnung von Informationen als ein Unternehmen, bei dem dieselben Daten auf mehrere Tabellenkalkulationen und E-Mails verteilt sind.
Was den Preis bestimmt
Die Anzahl der Produktgruppen, in denen Sie tätig sind, ist in der Regel der erste Faktor. Ein Installationsbetrieb, der sowohl Heizgeräte als auch elektrische Komponenten liefert, hat es mit mehreren Passpflichten zu tun, von denen jede einen eigenen Datensatz erfordert. Wer nicht genau weiß, in welche Produktgruppen sein Sortiment fällt, kann das in ein paar Fragen klären lassen bevor ein Angebot angefordert wird.
Ein zweiter Faktor ist der Zustand Ihrer Ausgangsdaten: Sind Spezifikationen, Materialien und Herkunft bereits strukturiert in einem ERP- oder PIM-System organisiert, oder müssen diese noch gesammelt und überprüft werden? Dies berührt auch das Gespräch, das Sie früher oder später mit Ihrem Softwarelieferanten führen, denn dieser bestimmt, ob Daten automatisch bereitgestellt werden können oder manuell übertragen werden müssen.
Ein dritter Faktor ist die Dauer und die Art des Hostings. Die Verordnung verlangt, dass ein Pass über einen längeren Zeitraum nach dem Inverkehrbringen eines Produkts abrufbar bleibt. Das bedeutet, dass die Kosten nicht mit der Einrichtung des Passes enden, sondern weiterlaufen, solange er verfügbar sein muss, einschließlich der Wartung des Links hinter dem QR-Code.
Schließlich spielt der Datenträger selbst eine Rolle: das Anbringen eines QR-Codes auf Verpackung, Etikett oder Produkt ist ein physischer Produktionsprozess mit eigenen Kosten für Material, Druck und Integration in bestehende Produktionslinien.
Einmalige Kosten und laufende Kosten
Es ist sinnvoll, vorher zwischen dem Einmaligen und dem Wiederkehrenden zu unterscheiden. Die Zusammenstellung der ersten Version eines Passes, die Einrichtung einer Vorlage pro Produktgruppe und das Drucken von Datenträgern sind überwiegend einmalige Kosten pro Produktlinie. Die Aktualisierung von Daten bei Änderungen des Sortiments, die Überwachung von Änderungen in der Regelgebung und die Aufrechterhaltung des Hostings sind Kosten, die über die gesamte Laufzeit der Verpflichtung anfallen. Unternehmen, die diese Unterscheidung vorher klar haben, vermeiden, später von Kosten überrascht zu werden, die sie anfangs als einmalig eingeschätzt haben.
Selbst bauen oder outsourcen
Die Wahl zwischen dem Aufbau eines eigenen Systems und der Übergabe an eine Partei, die Pässe zusammenstellt und hostet, ist für viele KMU-Betriebe der Kern der Kostenabwägung. Selbst bauen erfordert Investitionen in Wissen, Software und Managementkapazität, die nach der ersten Einrichtung noch jahrelang gepflegt werden müssen. Outsourcing verlagert diese Last auf einen festen, übersichtlichen Beitrag. Wie eine solche Zusammenarbeit in der Praxis aussieht und welche Daten dafür erforderlich sind, wird beschrieben auf der Seite, die erläutert, woher die Informationen in einem Pass stammen. Eine konkrete Übersicht der Gebühren pro Situation finden Sie auf der Seite mit Preisen.
Welche Route Sie auch in Betracht ziehen, es ist ratsam, zunächst klar zu haben, in welche Produktgruppen Ihr Unternehmen fällt und was die Verordnung dafür genau verlangt. Weitere Hintergrundinformationen zu den Verpflichtungen selbst, unabhängig von den Kosten, finden Sie in der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema. Für Ihre eigene Situation und für Fragen dazu, wie eine Überwachungsbehörde damit umgeht, bleibt ein Jurist oder die zuständige Überwachungsbehörde der richtige Ansprechpartner.
Möchten Sie zunächst wissen, wie es um Ihr eigenes Sortiment bestellt ist, bevor Sie Kosten vergleichen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank; beide vermitteln innerhalb einer halben Stunde ein konkretes Bild, ohne dass Sie sich sofort irgendwo binden müssen.