No existe un precio fijo para un digital product passport. El reglamento prescribe qué debe constar en un pasaporte y cómo debe ser accesible, pero no menciona ninguna tarifa. El importe que finalmente paga es el resultado de sus opciones: cuántos grupos de productos se trata, cómo están ya sus datos, y si lo construye usted mismo o lo deja en manos de terceros.
Los principales conceptos de coste no están por lo tanto fijados por ley, pero sí son bien rastreables. Se dividen aproximadamente en la compilación de datos, la preparación técnica y el alojamiento del pasaporte, y el soporte de datos QR físico en el producto mismo. Quien examina estos tres componentes por separado, verá rápidamente dónde radica la mayor carga de trabajo en su propia empresa.
De dónde procede el importe
Dado que el reglamento no prescribe un precio, el importe se determina en el mercado: proveedores de software, prestadores de servicios que compilan pasaportes, e imprentas o fabricantes de etiquetas para el soporte de datos determinan conjuntamente lo que cuesta un pasaporte en la práctica. Esto también explica por qué dos empresas con productos comparables pueden recibir presupuestos muy diferentes. Una empresa con datos bien organizados en un único sistema suele pagar menos trabajo en la ordenación de información que una empresa donde los mismos datos están dispersos en múltiples hojas de cálculo y correos electrónicos.
Qué determina el precio
El número de grupos de productos en los que es activo es habitualmente el primer factor. Una empresa instaladora que suministra tanto equipos de calefacción como componentes eléctricos, debe hacer frente a múltiples obligaciones de pasaporte que exigen cada una su propio conjunto de datos. Quién no sabe con exactitud en qué grupos de productos cae su surtido, puede averiguarlo en unas pocas preguntas antes de solicitar un presupuesto.
Un segundo factor es el estado de sus datos de origen: ¿están las especificaciones, materiales y origen ya estructurados en un sistema ERP o PIM, o todavía deben ser recopilados y verificados? Esto también afecta a la conversación que mantiene tarde o temprano con su proveedor de software, pues este determina si los datos pueden suministrarse automáticamente o deben ser reintroducidos manualmente.
Un tercer factor es la duración y la forma del alojamiento. El reglamento exige que un pasaporte permanezca consultable durante un período más largo después de que un producto haya sido puesto en el mercado. Esto significa que los costes no terminan con la configuración del pasaporte, sino que continúan mientras deba estar disponible, incluyendo el mantenimiento del enlace detrás del código QR.
Por último, cuenta el soporte de datos en sí: la aplicación de un código QR en el embalaje, etiqueta o producto es un proceso de producción física, con costes propios para material, impresión e integración en líneas de producción existentes.
Costes únicos y costes continuos
Es útil hacer una distinción previa entre lo que es único y lo que vuelve a ocurrir. La compilación de la primera versión de un pasaporte, la configuración de una plantilla por grupo de productos y la impresión de soportes de datos son principalmente costes únicos por línea de producto. La actualización de datos ante cambios en el surtido, el seguimiento de cambios en la normativa y el mantenimiento del alojamiento son costes que se aplican durante toda la duración de la obligación. Las empresas que tienen clara esta distinción de antemano, evitan sorpresas posteriores con costes que inicialmente habían estimado como únicos.
Construir uno mismo o externalizar
La decisión entre configurar uno mismo un sistema y colocarlo en manos de un tercero que compila y aloja pasaportes, es para muchas PYMES la clave de la evaluación de costes. Construir uno mismo requiere inversión en conocimiento, software y capacidad de gestión que debe mantenerse durante años después de la configuración inicial. La externalización desplaza esa carga hacia una contribución fija y claramente definida. Cómo se ve tal colaboración en la práctica y qué datos son necesarios para ello, se describe en la página que explica de dónde procede la información en un pasaporte. Un resumen concreto de tarifas por situación lo encontrará en la página de precios.
Sea cual sea la ruta que considere, es aconsejable aclarar primero en qué grupos de productos se encuentra su empresa y qué exige exactamente la normativa para ellos. Puede leer más antecedentes sobre las propias obligaciones, independientemente de los costes, en el banco de conocimientos con explicaciones por tema. Para su situación específica y para preguntas sobre cómo trata una autoridad de control esto, un jurista o la autoridad de control competente siguen siendo el punto de contacto indicado.
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