Non esiste un prezzo fisso per un fascicolo elettronico del prodotto. Il regolamento prescrive cosa deve contenere un fascicolo e come deve essere accessibile, ma non indica alcuna tariffa. L'importo che alla fine pagherete è il risultato di scelte: quanti gruppi di prodotti interessano, come sono già organizzati i vostri dati e se lo costruite voi stessi o lo fate gestire da terzi.
I principali elementi di costo non sono pertanto fissati dalla legge, ma sono comunque facilmente tracciabili. Rientrano approssimativamente nella compilazione dei dati, nell'allestimento tecnico e nell'hosting del fascicolo e nel supporto dati QR fisico sul prodotto stesso. Chi esamina separatamente questi tre elementi vede rapidamente dove si concentra il maggior lavoro nella sua azienda.
Da dove viene l'importo
Poiché il regolamento non prescrive un prezzo, l'importo è determinato dal mercato: fornitori di software, prestatori di servizi che compilano fascicoli e stamperie o produttori di etichette per il supporto dati determinano insieme quale sia il costo effettivo di un fascicolo nella pratica. Questo spiega anche perché due aziende con prodotti comparabili possono ricevere offerte molto diverse. Un'azienda i cui dati sono ben organizzati in un unico sistema di solito sostiene meno lavoro nel riordino delle informazioni rispetto a un'azienda dove gli stessi dati sono sparsi su più fogli di calcolo ed e-mail.
Cosa determina il prezzo
Il numero di gruppi di prodotti in cui siete attivi è di solito il primo fattore. Un'impresa di installazione che fornisce sia apparecchiature di riscaldamento che componenti elettrici si trova a gestire molteplici obblighi di fascicolo, ciascuno con il proprio set di dati. Chi non sa esattamente in quali gruppi di prodotti rientra il suo assortimento, può farsi chiarire il punto con poche domande prima di richiedere un'offerta.
Un secondo fattore è lo stato dei vostri dati di origine: le specifiche, i materiali e l'origine sono già strutturati in un sistema ERP o PIM, oppure devono ancora essere raccolti e verificati? Questo riguarda anche la conversazione che prima o poi avete con il vostro fornitore di software, poiché è lui che determina se i dati possono essere forniti automaticamente o devono essere trascritti manualmente.
Un terzo fattore è la durata e il modo dell'hosting. Il regolamento richiede che un fascicolo rimanga consultabile per un periodo più lungo dopo che il prodotto è stato immesso sul mercato. Ciò significa che i costi non si fermano all'impostazione del fascicolo, ma continuano finché deve rimanere disponibile, inclusa la manutenzione del collegamento dietro il codice QR.
Infine, conta anche il supporto dati stesso: l'apposizione di un codice QR su imballaggi, etichette o prodotti è un processo di produzione fisico, con costi propri per materiali, stampa e integrazione nelle linee di produzione esistenti.
Costi una tantum e costi ricorrenti
È utile distinguere in anticipo tra ciò che è una tantum e ciò che continua a ripetersi. La compilazione della prima versione di un fascicolo, l'impostazione di un modello per gruppo di prodotti e la stampa dei supporti dati sono prevalentemente costi una tantum per linea di prodotto. L'aggiornamento dei dati in caso di modifiche dell'assortimento, il monitoraggio delle modifiche della normativa e la manutenzione dell'hosting sono costi che si applicano per l'intera durata dell'obbligo. Le aziende che fanno chiarezza su questa distinzione in anticipo evitano di essere sorprese in seguito da costi che inizialmente avevano stimato come una tantum.
Costruire da soli o affidare a terzi
La scelta tra impostare un sistema da soli e affidare questo a una parte che compila e ospita fascicoli è per molte PMI il fulcro della valutazione dei costi. Costruire da soli richiede un investimento in conoscenze, software e capacità di gestione che dopo la configurazione iniziale deve essere mantenuto per anni. Affidare a terzi sposta tale onere verso un contributo fisso e trasparente. Come tale collaborazione si presenta nella pratica e quali dati sono necessari per questo è descritto sulla pagina che spiega da dove proviene l'informazione in un fascicolo. Una panoramica concreta delle tariffe per situazione la troverete su la pagina dei prezzi.
Qualunque sia il percorso che state considerando, è opportuno innanzitutto avere ben chiaro in quali gruppi di prodotti rientra la vostra azienda e cosa esattamente richiede il regolamento per questi. Ulteriori informazioni sugli obblighi stessi, indipendentemente dai costi, le leggete in la knowledge base con spiegazioni per argomento. Per la vostra situazione specifica e per domande su come un'autorità di vigilanza affronta questa questione, rimangono il punto di contatto appropriato un giurista o l'autorità di vigilanza competente.
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